2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
2.1.1.1. Vị trí
Công ty cổ phần xăng dầu Petrolimex (PECO) là thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), là đại diện phân phối chính thức và duy nhất cột bơm TATSUNO của Nhật Bản tại thị trường Việt Nam.
Công ty có địa chỉ tại Số 9 ngõ 84 phố Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại : (84.4) 834 3654 / 831 1051 ; Fax : (84.4) 771 8661 Email: peco@vnn.vn ; Website : www.peco.com.vn
2.1.1.2. Cơ sở pháp lý và hình thành của công ty
Ngày 28 tháng 12 năm 1968, Tổng cục trưởng Tổng cục Vật tư đã có Quyết định số 412/VT-QĐ thành lập Chi cục Vật tư I, với chức năng nhiệm vụ: Tổ chức, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng và sản xuất vật tư thiết bị cho hai nhiệm vụ chiến lược của đất nước là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Sau gần 4 năm hoạt động ngày 20 tháng 12 năm 1972 Bộ trưởng Bộ Vật tư có Quyết định 719/VT-QĐ chuyển tên thành Công ty Vật tư I.
Sau năm 1975 đến 1977 tại Quyết định số 233/VT-QĐ Bộ Vật tư đã chuyển Công ty Vật tư I thành Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu. Nhiệm vụ chính của công ty là cung ứng vật tư thiết bị xăng dầu cho sửa chữa, cải tạo và xây dựng mới công trình xăng dầu. Năm 1993, Công ty đăng ký lại doanh nghiệp theo Quyết định số 364/QĐ- TCCB.
Năm 1997, thành lập Xí nghiệp Cơ khí và Điện tử xăng dầu trực thuộc Công ty.
Năm 1999, thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ giai đoạn 1, giữa Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - Công ty thương mại NOMURA và Hãng TATSUNO (Nhật Bản), Công ty đã xây dựng Nhà máy Thiết bị Điện tử xăng dầu Petrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD và nhận chuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệu VNT; đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO...
Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ mới của công ty, tại Quyết định số 1642/2000/QĐ-BTM ngày 30 tháng 11 năm 2000 đổi tên thành Công ty
Thiết bị xăng dầu Petrolimex.
Thực hiện chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, ngày 19 tháng 12 năm 2001, Quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM chuyển thành
Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex.
Sau khi cổ phần hóa, Công ty dần từng bước mở rộng lĩnh vực ngành hàng kinh doanh và địa bàn hoạt động; năm 2004 thành lập Xí nghiệp Cơ điện và Xây dựng; năm 2005 mở Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.1.3. Quá trình phát triển của công ty
Từ một doanh nghiệp Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần, đến nay đã được 4 năm. Công ty PECO đã có nhưng bước phát triển mới. Vốn Điều lệ tăng lên 15 tỷ VNĐ và trong năm sẽ tăng lên 20 tỷ VNĐ. Trong 4 năm qua, Công ty PECO đóng góp vào ngân sách Nhà nước trên 21 tỷ đồng; đầu tư phát triển mới được hơn 12 tỷ VNĐ. Công ty sử dụng tốt các nguồn lực để ổn định và phát triển. Cổ tức trả cho cổ đông ổn định; đời sống người lao động được cải thiện.
Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm qua liên tục tăng trưởng với tốc độ tương đối cao. Trong năm 2009, mặc dù có sự biến động lớn về giá cả, thuế, đất đai cũng nhưng tình hình nền kinh tế nói chung, nhưng công ty vấn đạt được kết quả như sau:
- Trích Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2009 (ĐVT: đồng)
- Ngoài ra, kết quả họat động kinh doanh của công ty trong năm vừa qua còn được thể hiện trên những chỉ tiêu kinh tế sau:
Chỉ tiêu 31/12/2009 31/12/2008 Tài sản ngắn hạn 60.888.135.199 75.416.000.321 Tài sản dài hạn 21.446.676.565 27.540.543.576 Tổng tài sản 82.334.811.764 102.956.543.897 Nợ phải trả 48.158.605.830 71.879.807.764 Vốn chủ sở hữu 34.176.205.934 31.076.736.133 Tổng nguồn vốn 82.334.811.764 102.956.543.897
Những chỉ tiêu kinh tế cho thấy tình hình kinh doanh của công ty có dấu hiệu tích cực. Tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2009 giảm so với năm 2008 chủ yếu là do giảm nợ phải trả, trong khi đó vốn chủ sở hữu lại tăng lên. Mặt khác, doanh thu năm 2009 tăng mạnh so với năm 2008 (+92.85%) và lợi nhuận trước thuế cũng tăng (+130.52%), thu nhập của người lao động tăng nhiều, lợi nhuận tích lũy tăng, đầu tư thêm nhiều cơ sở vật chất.... Điều đó phản ánh trình độ tổ chức quản lý họat động kinh doanh của doanh nghiệp không ngừng nâng cao. Với sự đoàn kết của tập thể cán bộ, công nhân viên và các cổ đông hi vong sang năm 2010, công ty sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn góp phần vào sự tăng trưởng, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
2.1.2. Những thuận lợi và khó khăn của Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
2.1.2.1. Những thuận lợi
- Khi tiến hàng kinh doanh Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex gặp rất nhiều thuận lợi trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị xăng dầu cũng như trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu. Với kinh nghiệm 40 năm trong lĩnh vực kinh doanh vật tư và hơn 20 năm kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu thực sự là bước đệm vững chắc cho công ty tiến hành kinh doanh thuận lợi và hiệu quả.
Chỉ tiêu 2009 2008
1. Tổng doanh thu 547.576.046.497 283.938.839.311 2. Lợi nhuận trước thuế 4.497.304.520 1.950.923.105 3. Lợi nhuận sau thuế 3.648.669.801 1.456.603.534
4. Lãi cơ bản/Cổ phiếu 15.049 6.008
5. Số lao động chính 175 người
- Cơ sở hạ tầng được đầu tư xây dựng kiên cố và mạng lưới các cửa hàng bán xăng dầu rộng khắp, nằm ở các vị trí đắc đạo tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh cũng như trong việc phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao với hơn 1/3 cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và hơn 1/3 là đảng viên.
2.1.2.2. Khó khăn
- Trong những năm gần đây, giá xăng dầu trên thế giới liên tục biến động đã ảnh hưởng đến việc kinh doanh xăng dầu của công ty nói riêng và của toàn ngành xăng dầu nói chung. Đồng thời, sự cạnh tranh của các đơn vị kinh doanh xăng dầu khác cũng là một áp lực không nhỏ đối với việc kinh doanh của công ty.
- Đội ngũ cán bộ công nhân viên mặc dù có trình độ cao song cơ cấu cán bộ công nhiên viên có tuổi đời cao chiếm tỷ trong lớn, lực lượng cán bộ trẻ thiếu.
- Vốn điều lệ 25 tỷ đồng nên sức đầu tư tương đối nhỏ, hiệu quả đầu tư mang lại không lớn nên hạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh
Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex là thành viên của tổng công ty xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) với hơn 40 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực:
* Kinh doanh:
- Kinh doanh vật tư, thiết bị - Kinh doanh cột bơm
- Kinh doanh xăng dầu và Gas - Kinh doanh dịch vụ
* Sản xuất cơ khí: sản xuất các loại bể thép chứa xăng dầu đặt nổi, chìm, đặt trên các phương tiện giao thông, sản xuất các thiết bị chuyên dụng cho đường ống công nghệ xăng dầu và các trạm bán lẻ.
* Sản xuất xây lắp: Thi công các công trình kho xăng dầu lớn, cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như bảo dưỡng, bảo hành, đào tạo sửa chữa; Cho thuê tài sản....
Hiện nay, công ty là đại diện phân phối chính thức và duy nhất cột bơm TATSUNO của Nhật Bản tại thị trường Việt Nam.
2.1.4. Đặc điểm bộ máy điều hành của công ty
Mô hình tổ chức quản lý của công ty Công ty Cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex được thể hiện ở sơ đồ sau:
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị: Chủ tịch hội đồng quản trị là ông Lê Tuấn Hiển Ban kiểm soát: Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động của công ty để công ty hoạt động có hiệu quả và đúng điều lệ. Trưởng ban kiểm soát là bà Đặng Thị Hồng Hà
Ban giám đốc: gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc
- Giám đốc: Ông Vũ Quốc Tuấn là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty, và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ra quyết định cuối cùng và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nước.
- Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc: Một giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty và có trách nhiệm quyết định một số vấn đề quan trọng thay cho giám đốc khi giám đốc
vắng mặt. Một phó giám đốc phụ trách về công tác tổ chức cán bộ nhân viên trong công ty.
Phòng kinh doanh: Là nơi chịu trách nhiệm về lập kế hoạch cũng như tổ chức tiêu thụ sản phẩm chuyên về thiết bị xăng dầu
Phòng tài chính kế toán: Là nơi chịu trách nhiệm hạch toán tài chính kế toán của công ty ở văn phòng và tổng hợp toàn công ty. Quản lý và sử dụng nguồn vốn hiệu quả. Cùng với phòng kinh doanh đề xuất các phương án kinh tế mang lại hiệu quả cao
Phòng kinh doanh xăng dầu và bất động sản: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty chuyên về kinh doanh xăng dầu và bất động sản
Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý cán bộ, nhân sự và tổ chức các hoạt động văn phòng.
Phòng kỹ thuật và đầu tư: Có nhiệm vụ xác định khối lượng đầy tư để mang lại hiệu quả cao. Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kỹ thuật của hàng hóa cũng như của các phương án đầu tư: đầu tư đổi mới tài sản cố định... Nhà máy thiết bị điện tử
Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu, 2 chi nhánh trong TP Hồ Chí Minh và Bình Phước trực thuộc Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nhưng tổ chức hạch toán kế toán riêng chỉ gửi báo cáo kiểm kê và báo cáo quyết toán cho công ty để phòng kế toán lập bảng quyết toán hợp nhất toàn công ty.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh cũng như trình độ của đội ngũ kế toán, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán
Phòng kế toán của công ty gồm có 6 nhân viên kế toán. Công việc của mỗi nhân viên kế toán như sau:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm phụ trách chung về công tác kế toán của Doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán, đồng thời có nhiệm vụ kiểm tra công tác kế toán của Doanh nghiệp
- Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán tài chính tại công ty
- Phối hợp, tham gia việc kí kết các hợp đồng kinh tế của công ty
- Tham gia xây dựng đơn giá hàng hóa vật tư, các định mức chi phí thuộc thẩm quyền của công ty.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính. Đồng thời có trách nhiệm điều hành phòng kế toán cũng như quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình khi kế toán trưởng đi vắng.
Kế toán viên thứ nhất: Thực hiện kế toán tài sản, theo dõi công nợ và trực tiếp giao dịch với ngân hàng
Kế toán viên thứ hai: Thực hiện kế toán hàng hóa, giá thành
- Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa
- Cùng với phòng kinh doanh quản lý hàng hóa của công ty cả về mặt số lượng và giá trị, theo dõi giá thành hàng hóa.
Kế toán viên thứ ba: Thực hiện kế toán thanh toán, thuế, cổ phiếu
- Theo dõi công nợ với khách hàng cũng như với nhà cung cấp
- Hàng tháng quyết toán thuế GTGT và lập tờ khai thuế GTGT, bảng quyết toán thuế GTGT
- Theo dõi cổ phiếu của doanh nghiệp cả về mệnh giá và giá phát hành
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền của doanh nghiệp
- Quản lý thu chi quỹ tiền mặt hàng ngày
- Lập báo cáo kiểm kê quỹ hàng tháng
2.1.5.2. Các chính sách áp dụng chủ yếu
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ nói chung và sự phát triển của các phần mềm kế toán nói riêng, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán Misa, Effect, Esoftm Fast… Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của công ty, công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex áp dụng phần mềm kế toán Esoft Financials. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp các nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức, mặt khác giúp cho việc hạch toán kế toán trong công ty được tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ hơn.
* Chế độ kế toán áp dụng
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Niên độ kế toán tính từ ngày 1 tháng 1 tới ngày 31 tháng 12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng để ghi chép là đồng Việt Nam (VNĐ)
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo kỳ kế toán
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phương pháp đích danh
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ
* Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Công ty sử dụng bộ chứng từ do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT…
* Hệ thống tài khoản sử dụng: - TK 111: Tiền mặt
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra
- TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 641: Chi phí bán hàng
- TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh …
* Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
Vì doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, nên trình tự kế toán được tiến hành theo các bước như sau:
* Hệ thống sổ kế toán sử dụng: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái các tài khoản
- Các sổ chi tiết
- Và một số mẫu sổ khác theo quy định của bộ tài chính * Hệ thống báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế GTGT
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính