−Đặc điểm : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan và sổ cái.
−Hệ thống sổ :
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết NLVL,CCDC.
+ Sổ kế toán tổng hợp :Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, CCDC, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các TK152,153,151… −Trình tự ghi sổ : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu
CCDC Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra
Ghi chú
Sơ đồ 07
1.7.3 Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký-Chứng từ
− Đặc điểm: Kết hợp việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép hệ thống giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng .
− Hệ thống sổ:
Số hiệu sổ Nội dung sổ
NKCT Bảng kê
I-Hạch toán vốn bằng tiền 1-NKCT -Ghi có TK 111-“Tiền mặt”
1-BK
-Ghi nợ TK111-“Tiền mặt”
2-NKCT -Ghi có TK112-“Tiền gửi ngân hàng” 2-BK -Ghi Nợ TK 112-“Tiền gửi ngân hàng” 3-NKCT − Ghi có Tk 113-“Tiền đang chuyển” 4-NKCT − Ghi có TK311,315,341,342
II-Hạch toán thanh toán với ngời cung cấp và mua hàng
5-NKCT − Ghi có TK331-“Phải trả cho ngời bán “
6-NKCT − Ghi có TK151-“Hàng mua đang đi trên đờng” III-Hạch toán chi phí sản xuất ,kinh doanh.
7-NKCT − Ghi có cácTK142, 152 ,153 ,154 ,214 ,241 ,334, 335 ,338 ,611 ,621,622,627,631
3-BK − Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ
4-BK − Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xởng (TK154,631,621,622,627)
5-BK − Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng (TK641),chi phí Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu kiểm tra
quản lý doanh nghiệp (TK642) và chi phí đầu t XDCB (TK241)
6-BK − Bảng kê chi phí trả trớc (TK142) và chi phí phải trả (TK241)
− IV-Hạch toán hàng hoá ,thành phẩm ,doanh thu ,và kết quả ,thanh toán với khách hàng.
8-NKCT 7-BK − Ghi có TK 155,156 ,157 ,159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 635, 811, 515, 911.
8-BK − Bảng kê nhập ,xuất ,tồn kho thành phần (TK155) ,hàng hoá (TK156)
9-BK − Bảng tính giá trị thực tế thành phần ,hàng hoá 10-BK − Bảng kê hàng gửi đi bán (TK157)
11-BK − Bảng kê thanh toán với ngời mua (TK131) V-Hạch toán tài sản cố định
9-NKCT − Ghi có các TK211,212,213 VI-Hạch toán các nghiệp vụ khác
10-NKCT − Ghi có các TK121, 128, 129, 136, 138, 139 , 141, 144, 161, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461 VII-Sổ cái
Chơng II
Thực trạng kế toán nguyên liệu ,vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng.
2.1Vài nét về công ty Th ơng Mại, Xây Dựng Bạch Đằng. 2.1.1-Lịch sử và quá trình phát triển của công ty.
Công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng lá một Doanh nghiệp Nhà Nớc thuộc tổng công ty xây dựng Thơng Mại, trực thuộc bộ Giao thông vận tải. Tiền thân của công ty là một phân xởng gốm sứ thuộc xí nghiệp sản xất kinh doanh hàng xuất khẩu và xí nghiệp này thuộc công ty xuất nhập khẩu thiết bị giao thông vận tải I thuộc bộ giao thôn g vận tải. Phân xởng này sản xuất với một quy mô nhỏ, chủ yếu làm nhiệm vụ tạo công ăn việc làm cho một số cán bộ công nhân d thừa của Tổng Công Ty và mặt hàng sản xuất lúc bấy giờ là những mặt hàng gốm sứ và những chi tiết trang trí bằng nguyên liệu thạch cao.
Đến tháng 2 năm 1996 theo quyết định số 989 của bộ giao thông vận tải thì phân xởng đợc nâng cấp thành Xí Nghiệp Gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và Trang trí nội thất Thời điểm này Xí Nghiệp không còn sản xuất hàng gốm sứ nữa mà chuyển đổi sang công nghệ sản xuất mới, đó là chất liệu nhựa tổng hợp cộng với bột đá tự nhiên tạo ra những sản phẩm nh : Mặt hàng đồ chơi, quà tặng lu niệm (con giống, biểu tợng..) Ngoài ra, Xí nghiệp còn sản xuất thêm đồ mộc trang trí nội thất và sản xuất đồ mỹ nghệ. Sản phẩm đợc tiêu thụ ở thị trờng trong và ngoài nớc (xuất khẩu sang Đức, Đài Loan, Pháp..)
Tháng 10 năm 1999, nhìn thấy sự tiến triển và phát triển của Xí nghiệp này lãnh đạo Tổng công ty Xây Dựng –Thơng Mại –Bộ giao thông vận tải đã quyết định theo số 2967/1999 QĐ Bộ giao thông vận tải ngày 28/10/1999 chuyển đổi xí nghiệp gốm sứ Mỹ nghệ xuất khẩu và trang trí nội thất thuộc tổng công ty Xây Dựng Thơng Mại –Bộ giao thông vận tải. Công ty có trách nhiệm trớc Tổng công ty về những hoạt động kinh doanh của mình. Lúc này công ty có chức năng chủ yếu lá sản xuất kinh doanh các mặt hàng nh đồ chơi, quà tặng lu niệm ,đồ gỗ trang trí nội thất, các sản phẩm thủ công mỹ nghệ gốm sứ sơn mài Ngoài ra còn gia…
công hàng xuất khẩu .
Cho đến tháng 10 năm2001 do ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty không còn phù hợp với tên Công ty mỹ nghệ và trang trí nội thất nên theo quyết
định số 3047/QĐ Bộ giao thông vận tải chuyển đổi thành tên Công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng.
Tên giao dịch:VIETRACIXEX
Trụ sở chinh: Số 71-Bạch Đằng –Quận Hai Bà Trng –Hà Nội Chi nhánh :Văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh
Công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ giao thông vận tải, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng theo quy định của Nhà Nớc, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng ngoại th- ơng Việt Nam .Các mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hoá đã đợc Bộ thơng mại phê duyệt phù hợp với chính sách quy định của Nhà Nớc về xuất nhập khẩu.
Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành ,công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng đã không ngừng phấn đấu vơn lên về mọi mặt .Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển ở nớc ta ,công ty đã gặp phải rất nhiều kho khăn trở ngại . Nhng giờ đây bằng những kinh nghiệm loa động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên,trong những năm gần đây công ty đã giả quyết đợc khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh cuả mình.Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú ,sản phẩm đó không những đ- ợc nhiều ngời tiêu dùng trong nớc biết đến mà nó còn đợc phát triển rộng rãi trên thị trờng nớc ngoài .Điều này đợc thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt đợc trong hai năm 2001-2002.
Các chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002
1 –Tổng doanh thu 17.475.018.358 25.164.572.400 Trong đó doanh thu hàng xuât khẩu 3.573.870.000 5.163.917.178 2 –Tổng chi phí 11.800.926.095 17.158.458.173 3 –Tổng lợi nhuận trứơc thuê 122.665.977 229.717.049 4 –Nộp ngân sách Nhà Nớc 1.977.056.286 2.638.930.000 5 –Thu nhập bình quân lao
động 500.000 550.000
2.1.2-Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1 Chức năng
Công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng có các chức năng sau:
− Tổ chức xuất nhập khẩu và kinh doanh phơng tiện vận tải ,kinh doanh kho bãi theo giấy phép kinh doanh của công ty và phù hợp với quy chế hiện hành của Nhà Nớc –tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu ở trong nớc.
− Sản xuất kinh doanh hàng đồ chơi ,hàng kim khí hoá chất ,điện máy và lắp ráp điện tử .Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị kinh tế trong và ngoài nớc . 2.1.2.2 Nhiệm vụ:
− Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành phù hợp.
− Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu. Thực hiện các chính sách về thuế, nộp ngân sách nhà nớc.
− Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp. 2.1.3-Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng bộ phận:
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc công ty bao gồm giám đốc và một phó giám đốc là những ngời điều hành về hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về mọi hoạt động của công ty ,đồng thời cũng lá ngời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng luật định .Dới ban giám đốc là các phòng ban trực thuộc chia làm hai khối .Khối kinh doanh và khối quản lý.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ 08
2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận 2.1.3.2.1 Phòng tổ chức hành chính:
Quản lý công tác tổ chức cán bộ và công tác chế độ lao động tiền lơng.
−Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị 2.1.3.2.2 Phòng tài chính kế toán:
−Tham mu cho giám đốc công ty các công tác tài chính theo quy định của pháp luật nhà nớc .
Giám đốc Phó giám đốc
Phòng
XNK Phòng TCHC Phòng TCKT KHSCPhòng Phòng
Xởng gia công Xởng đồ chơi Văn phòng đại diện tại
−Xây dựng kế hoạch và định hớng công tác tài chính ngắn hạn của công ty
−Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơ quan hữu trách ,tìm và sử dụng nguồn vốn .
−Quản lý tài sản của công ty ,thu hồi công nợ ,tính lơng ,tính toán xác định giá thánh sản phẩm.
−Kiểm tra hớng dẫn cán bộ vật t làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán. 2.1.3.2.3 Phòng kế hạch sản xuất
−Tham mu và thay mặt giám đốc công ty quản lý ,điều hành toàn diện công tác sản xuất của công ty.
−Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t, công tác kỹ thuật, các định mức tiền lơng vật t, xây dựng giá thành kế hoạch sản xuất.
−Lập phơng án cải tạo mở rộng đầu t phát triển sản xuất, chuyển đổi công nghệ, quản lý sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, chất lợng sản phẩm.
−Quản lý kho hàng, kho vật t sản xuất, chuyển đổi công nghệ, kiểm tra đôn đốc các đơn vị sản xuất, điều chỉnh khối nhân lực trong khối sản xuất của công ty. 2.1.3.2.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
−Phòng có nhiệm vụ tham mu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nớc .Vận dụng luật xuất nhập khẩu và các văn bản dới luật để áp dụng với loại hàng hoá của công ty.
−Kết hợp với phòng TCHC và phòng KHSX xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ đợc uy tín cho công ty.
−Lập kế hoạch và xây dựng chơng trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nớc trình giám đốc công ty duyệt.
2.1.3.2.5Các x ởng sản xuất
−Là đơn vị trực tiếp sản xuất dới sự điều hành của phòng KHSX và các phòng chức năng của công ty, theo chức năng chuyên môn của phòng .
−Xởng tổ chức điều hành trực tiếp công tác sản xuất theo kế hoạch đặt ra, đảm bảo chất lợng, số lợng và đúng định mức vật t.
Nói chung các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ đớc tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất, có chức năng tham mu giúp cho ban giám đốc trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đợc giao cho thông suốt và đạt hiệu quả cao. Bên cạnh việc thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch ,chỉ thị , mệnh lệnh của ban giám đốc, các phòng ban và phân xởng còn có nghĩa vụ đề xuất với ban giám đốc những chủ trơng, biện pháp sáng kiến nhằm giải quyết những khó khăn, vớng mắc trong sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cờng công tác quản lý trong công ty.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và quy mô hoạt động sản xuất của công ty là theo một cấp ,không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng nh trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung.
Tổ chức theo kiểu này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty thực hiên tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần kế toán từ khâu nhận ,ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp.Trong đó kế táon trởng là ngời điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 09
*Chức năng,nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán:
− Kế toán trởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định công việc kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: Thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị thay mặt nhà nớc kiểm tra thực hiện chế độ quy định củ nhà nớc về lĩnh vực kết toán cũng nh lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của kế toán trởng luôn gắn liền với trách nhiệm đợc giao vì lợi ích công ty và nhà nớc: phổ biến chủ trơng và chỉ đạo thực hiện chủ trơng về chuyên môn ,có trách nhiệm trong các chứng từ kế toán, yêu cầu các bộ phận chức năng trong bộ máy quản lý của đơn vị cùng hợp tác thực hiện.
− Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán.
− Kế toán vật t tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình biến động (tăng, giảm, thừa thiếu)các loại vật t bao gồm: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng, công cụ dụng cụ. Đồng thời
Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật t tập hợp chi phí , tính giá thành Kế toán thanh toán các khoản phải thu phải trả Kế toán tiền mặt, TGNH Kế toán tiêu thụ SP Thủ quỹ, kế toán tiền lơng BHXH
kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, từ đó tính giá thành sản phẩm .
− Kế toán tiến mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ lập và theo dõi tình hình thanh toán, các khhoản chi tạm ứng, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải thu khác.
− Kế toán tiêu thụ sản phẩm :có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm ,tình hình tiêu thụ và làm báo cáo theo quy định.
− Kế toán tiền lơng, BHXH: có nhiệm vụ tính và thanh toán các khoản lơng, BHXH hàng tháng có nhiệm vụ tạm ứng cho cán bộ công nhân…
viên, phân bố chính sách tiền lơng và thực hiện kế hoạch quỹ lơng. Lập báo cáo về lao động tiền lơng.
*Tóm lại: Các nhân viên kế toán trong công ty mặc dù mỗi ngời đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả .
Để phù hợp với điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay ,công ty Thơng Mại Xây Dựng Bạch Đằng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và tổ chức hạch tóan theo quyết định số 1141/QĐ-TC-CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Đây là hình thức kế toán xây dựng dựa trên nguyên tắc kết hợp ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ hệ thống kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo