Hiện nay toàn Công ty đều áp dụng làm kế toán trên máy vi tính và sử dụng phần mềm FMIS do Tập đoàn Điện lực Việt Nam quy định. Công ty cũng đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là một hình thức đơn giản, dễ làm, phù hợp với quy mô cũng như việc thực hiện kế toán bằng máy vi tính của Công ty, tuy nhiên cần chú ý đến khả năng ghi chép trùng lặp, khó kiểm tra phát hiện sai sót trong hạch toán.
Với hình thức trên thì các loại sổ sách mà Công ty hiện đang sử dụng là :
Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Bảng cân đối số phát sinh
Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ theo nơi sử dụng, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ chi tiết công nợ
Trình tự ghi sổ kế toán:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Do Công ty áp dụng hình thức khoán cho các đơn vị nên tất cả những nghiệp vụ phát sinh tại các bộ phận, xí nghiệp đều được kế toán tại đó ghi chép, phản ánh và định kỳ hàng tháng, quý tập hợp tất cả những chứng từ phát sinh và các bảng kê, bảng tổng hợp số liệu chuyển lên phòng kế toán Công ty làm căn cứ cho kế toán Công ty đối chiếu và vào sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày tại Công ty, hoặc các báo cáo, các bảng tổng hợp số liệu do kế toán các đơn vị gửi lên, kế toán phần hành sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy để tập hợp số liệu cho toàn Công ty. Sau đó, phần mềm FMIS sẽ xử lý số liệu và tự động cập nhật vào Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, và các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết liên quan. Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành chạy máy và lên Bảng cân
đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết và lập các Báo cáo tài chính cần thiết nộp cho cơ quan cấp trên.
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty cổ phần Tư vấn xây dựng điện 1 được khái quát như sau:
Ghi chú
Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ Nhập chứng từ vào máy Xử lý của phần mềm FMIS Nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh