Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội.
Kế toán là một công cụ quan trọng và hữu hiệu trong quản lý kinh tế cả về vĩ mô và vi mô. Hiện nay, trong cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước, Kế toán trở thành một công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong lĩnh vực Kế toán nói chung, Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận chiếm vị trí vô cùng quan trọng, vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Do đó, việc hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp.
Kế toán nguyên vật liệu là một trong những phần hành Kế toán quan trọng trong doanh nghiệp khi thực hiện tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác Kế toán nói chung cũng như công tác Kế toán nguyên vật liệu nói riêng là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế xã hội, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp nên chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như giá thành sản phẩm xây lắp. Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế.
Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu, trong một doanh nghiệp xây lắp lớn như Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội thì yêu cầu nắm bắt tình hình nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và chủng loại của từng loại nguyên vật liệu một cách chính xác, kịp thời có ý nghĩa rất quan trọng. Những thông tin này giúp cho Phòng Kế hoạch của Công ty xây dựng dự toán nguyên vật liệu một cách kinh tế nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng các công trình. Do vậy, để đáp ứng yêu cầu này của công tác quản lý nguyên vật liệu thì việc hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một việc làm cần thiết.
Hơn nữa, nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty rất đa dạng với nhiều chủng loại, trong đó có cả những vật liệu ngoài trời. Để sử dụng chúng một cách hiệu quả cho quá trình sản xuất, thi công các công trình đòi hỏi chúng phải được theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt mất mát trong sử dụng và dự trữ, cũng như bảo đảm chất lượng của nguyên vật liệu không bị thay đổi trong quá trình dự trữ. Việc không ngừng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu cũng là một nhân tố giúp Công ty đạt được mục tiêu này.
Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác Kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho thông tin tài chính được phản ánh một cách nhan chóng, chính xác, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty. Mặt khác, khối lượng công việc kế toán tại Công ty hiện nay là khá lớn yêu cầu phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, nhằm tìm ra phương pháp hạch toán thích hợp, giảm bớt được khối lượng công việc. Vì vậy, hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu là một yêu cầu, một vấn đề cần được quan tâm đúng mức.
Xuất phát từ những yêu cầu của thực tế như trên, cùng với những quy định ngày càng chặt chẽ của chế độ Kế toán cũng như các chính sách Kế toán do Nhà nước quy định, Công ty đang thực hiện từng bước quá trình hoàn thiện để công tác kế toán thực sự là công cụ quản lý hiệu quả nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, để thực hiện một cách đúng đắn và khoa học, công tác hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:
Yêu cầu tuân thủ chế độ Kế toán Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, khả năng và trình độ của nhân viên kế toán. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Yêu cầu thống nhất, đây là một yêu cầu hết sức quan trọng giúp Nhà nước quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ kế toán phải thống nhất về mặt xây dựng tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh của tài khoản và thống nhất về tên gọi mã kho hàng hoá…
Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác kế toán bởi vì có cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì kế toán mới giúp cho ban lãnh đạo của Công ty đưa ra được các quyết sách đúng đắn. Từ đó giúp Công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận.
3.2. Đánh giá công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội.
3.2.1. Những ưu điểm.
Công ty xây dựng Dân dụng Hà Nội là một Công ty có bề dày truyền thống trong lĩnh vực xây lắp. Hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã có một đội ngũ CBCNV với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong công việc, góp phần thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty.
Mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung và mô hình tổ chức bộ máy kế toán nói riêng tương đối hợp lý và có sự linh hoạt trong từng thời kỳ để phù hợp với môi trường cạnh tranh. Nhờ vậy, từ một đơn vị sản xuất kinh doanh với chức năng là xây dựng các công trình dân dụng, phúc lợi cho thành phố trong thời kỳ bao cấp, cơ sở vật chất của Công ty còn nhỏ bé, phân tán, già cỗi và lạc hậu. Đến nay, Công ty đã phát triển lớn mạnh, ngành nghề kinh doanh đa dạng. Công ty có 12 xí nghiệp thành viên, với thị trường hoạt động khắp nội ngoại thành Hà Nội và các tỉnh trên cả nước, đóng góp cho ngân sách Nhà nước hàng tỷ đồng mỗi năm. Công ty luôn quan tâm đến việc đào tạo cán bộ, nâng cao tay nghề cho người lao động, đồng thời tích cực đầu tư mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho sản xuất. Với số vốn cố định gần 100 tỷ đồng Việt Nam và vốn kinh doanh trên 30 tỷ đồng Việt Nam, cùng các vốn liên doanh với các tổ chức khác, Công ty có đủ khả năng đảm nhận thi công các loại hình công trình có chất lượng cao và thời gian nhanh nhất. Công ty đã bàn giao hàng trăm công trình lớn đưa vào sử dụng
đạt chất lượng tốt. Nhiều công trình được Bộ Xây dựng trao tặng huy chương vàng chất lượng như: công trình chợ Đồng Xuân-Bắc Qua, công trình nhà đón khách quốc tế của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Hiện nay, Công ty đang thi công nhiều công trình lớn như: Khu đô thị mới Yên Hoà, Khu đô thị mới Nam Thăng Long (Ciputra), Quốc lộ 1,…
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được phân chia rõ ràng nhưng có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Phòng Kế hoạch tổng hợp làm tốt khâu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kết hợp với Phòng Dự án kiểm tra, thẩm định dự toán các công trình, thông qua phòng tổ chức tiền lương bố trí sử dụng lực lượng lao động một các hợp lý đối với từng công trình, hạng mục công trình. Nhờ vậy, Công ty chủ yếu thực hiện hình thức khoán gọn cho từng xí nghiệp, từng đội thi công. Hình thức này giúp cho Công ty tăng năng suất đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
Đạt được những thành tựu nói trên phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán Công ty, trong đó kế toán nguyên vật liệu là phần hành rất quan trọng.
Về tình hình tổ chức bộ máy kế toán nói chung, bộ phận kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Việc hạch toán chi tiết được thực hiện ở cấp xí nghiệp, nhân viên kế toán dưới xí nghiệp có trách nhiệm hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ, thu nhận, kiểm tra các chứng từ rồi tập hợp chứng từ gốc chuyển lên phòng kế toán tài vụ làm căn cứ ghi sổ kế toán của Công ty.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán. Hình thức này giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý một cách có hiệu quả.
Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội là một doanh nghiệp có qui mô lớn, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao. Mỗi phần hành kế toán được giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm, riêng kế toán TSCĐ
và kế toán tiền lương được giao một người thực hiện. Vì vậy có thể nói bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoàn chỉnh, đảm bảo được yêu cầu tách biệt của các phần hành kế toán cơ bản.
Về phần hành kế toán nguyên vật liệu phải kể đến những ưu điểm cụ thể sau:
Về phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất và công dụng khác nhau. Dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu thành từng loại như vật liệu chính, vật kết cấu, nhiên liệu, … Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nguyên vật liệu.
Về quản lý nguyên vật liệu: Công ty giao cho các Xí nghiệp thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, do vậy đã không để xảy ra tình trạng tạm ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu. Hơn nữa, nguyên vật liệu dùng cho công trình nào được nhập và bảo quản tại kho của công trình đó. Nhờ vậy, việc cung cấp nguyên vật liệu luôn đảm bảo kịp thời, tiết kiệm chi phí thu mua, chi phí lưu kho bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển. Với những nguyên vật liệu thừa mà chất lượng còn tốt sẽ được xuất điều chuyển sang công trình có nhu cầu. Việc này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời tránh trường hợp phải bán lại với giá rẻ.
Về tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay, Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, chính là giá mua không bao gồm thuế GTGT ghi trên hoá đơn. Thực tế, nhà cung cấp đã tính cả chi phí vận chuyển trong giá bán nên thông thường nguyên vật liệu được người bán vận chuyển đến tận kho công trình mà không phát sinh chi phí thu mua. Khi xuất kho, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế đích danh (tức nhập giá nào thì xuất theo giá đó). Việc tính giá nguyên vật liệu như vậy đã phản ánh đúng giá thực tế của nguyên vật liệu và cung cấp thông tin về giá cả nguyên vật liệu một cách kịp thời cho Ban lãnh đạo.
Về hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng việc ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức này khá đơn giản, dễ theo dõi và phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty.
Về hạch toán nguyên vật liệu:
Về hạch toá ban đầu: Việc hạch toán ban đầu được thực hiện ở cấp Xí nghiệp. Công ty chỉ tổng hợp các số liệu và tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhờ vậy, khối lượng công việc kế toán trên Công ty được giảm nhẹ.
Về hạch toán tổng hợp: Nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên đúng với quy định áp dụng cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp. Quy trình hạch toán khá gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy.
3.2.2. Những vấn đề còn tồn tại.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Xây dựng dân dụng Hà Nội vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Về mặt quản lý nguyên vật liệu:
- Là một doanh nghiệp lớn gồm nhiều Xí nghiệp thành viên ở nhiều nơi nên Công ty không trực tiếp quản lý được tình hình biến động và sử dụng nguyên vật liệu. Công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu được giao cho từng Xí nghiệp theo định mức kế hoạch. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu còn mang tính hình thức.
- Công ty có Sổ Danh điểm vật tư, tuy nhiên sổ này được lập từ năm 1996 nên đã cũ và không khoa học. Thực tế các bảng tổng hợp vật tư cũng không lập theo đúng trình tự trong Sổ Danh điểm.
- Là một doanh nghiệp xây lắp, Công ty không tiến hành dự trữ nguyên vật liệu trong kho, dùng đến đâu mua chuyển thẳng đến kho công trình đến
đó. Điều này giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí lưu kho cũng như chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, trong điều kiện thị trường vật liệu xây dựng có sự biến động lớn về giá cả như những năm gần đây thì việc không thể dự trữ nguyên vật liệu là một hạn chế mà Công ty và các doanh nghiệp xây lắp nói chung cần tìm cách khắc phục.
- Khi tiến hành nhập nguyên vật liệu vào kho, thủ kho và cán bộ vật tư chỉ kiểm tra quy cách và số lượng của vật liệu rồi cho nhập, Công ty không quy định thành lập Ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho. Đối với những lô nguyên vật liệu với số lượng và giá trị không lớn thì khâu này có thể bỏ qua. Nhưng đối với những lô nguyên vật liệu lớn thì việc lập Biên bản này là cần thiết, làm căn cứ để giải quyết, xử lý hay quy trách nhiệm khi phát sinh thừa, thiếu, sai quy cách,...
Về mặt hạch toán:
- Về hạch toán ban đầu: Việc hạch toán ban đầu ở Công ty khá linh hoạt và phù hợp với tình hình sản xuất thực tế. Tuy nhiên, sự linh hoạt này lại có thể gây nên những tổn thất làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nếu những người quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không có ý thức tự giác. Cụ thể, thủ tục nhập xuất thường không chặt chẽ với những vật liệu có giá trị thấp, thủ kho không tiến hành lập phiếu nhập xuất kho mà vẫn cho phép nhập xuất, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập xuất cho toàn bộ số vật tư đã luân chuyển qua kho. Như vậy, sẽ gây khó khăn cho công tác nắm bắt tình hình biến động vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xảy ra, không giám sát được vật tư có được sử dụng đúng mục đích hay không. Do vậy, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
Về công tác kế toán chi tiết: Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở các Xí nghiệp theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc của kế
toán, nhưng lại dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ, trong khi đó số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu lại nhiều, nên công việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn và làm ảnh đến