Đối với tất cả các doanh nghiệp, muốn hoạt động tốt và có hiệu quả thì bộ máy quản lý phải hợp lý, gọn nhẹ và năng động. Với Công ty Xây dựng Dân dụng Hà Nội, do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản mang tính chất phức tạp trong kỹ thuật nên bộ máy của Công ty được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn hoá cụ thể theo chức năng. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự trợ giúp và tư vấn của các bộ phận chức năng.
Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ dưới đây:
Khối văn phòng Ban giám đốc Khối trực tiếp SX SX chính SX phụ Xưởng mộc, bê tông Máy thi công Trung tâm tư vấn XNXD số 1,2,3,4,5,6, 7,8,9,10,11 12, XN giao thông số 1,2 Ph òn g kế h oạ ch tổ ng h ợp Ph òn g kỹ th uậ t c hấ t l ượ ng Ph òn g tổ c hứ c tiề n lư ơn g Ph òn g hà nh c hí nh y tế Ph òn g dự á n Ph òn g kế to án tà i v ụ
Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy quản lý
Các phòng ban chức năng thực hiện việc giải quyết xử lý các nhiệm vụ đã được phân công cụ thể như sau:
Ban giám đốc Công ty gồm 4 thành viên:
Giám đốc: Là người điều hành chung, có vai trò kiểm soát và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty, ra các quyết sách và chủ trương của Công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách:
- Xây dựng chiến lược phát triển, phương án sản xuất kinh doanh dài hạn (từ 2 đến 3 năm) và kế hoạch ngắn hạn (1 năm), dự báo các thông tin về thị trường và đối tác, các yêu cầu về chất lượng kỹ thuật phục vụ cho sản xuất kinh doanh tại Công ty.
- Điều hành sản xuất các dự án theo phương án, kế hoạch đã được thông qua tại đại hội công nhân viên chức hàng năm; đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và chính sách đối với người lao động. Là đại diện pháp nhân của Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp tác liên doanh.
- Phụ trách công tác tổ chức cán bộ trên cơ sở phương hướng chỉ đạo của Đảng uỷ Công ty; được quyền thành lập và giải thể các đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ thuộc quyền, chủ tịch hội đồng xét nâng bậc lương, cán bộ nhân viên gián tiếp ký hợp đồng lao động thời hạn trên 3 tháng.
- Phụ trách công tác kế toán tài vụ, cung ứng vật tư, công tác bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và bồi dưỡng, nâng cao trình độ khoa học và kỹ thuật, chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.
Phó giám đốc phụ trách kế hoạch, kỹ thuật: có nhiệm vụ giúp giám đốc và chịu trách nhiệm các khâu:
- Xây dựng kế hoạch sản xuất từng quý, tháng; tổ chức điều hành sản xuất theo kế hoạch đã được xác định.
- Phụ trách công tác kỹ thuật chất lượng an toàn lao động, chống cháy nổ, phòng chống lụt bão.
- Phụ trách công tác quản lý lao động và thanh toán tiền lương. - Phụ trách công tác quân sự, bảo vệ.
- Chủ tịch hội đồng sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
- Chủ tịch hội đồng thi nâng bậc lương cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: giúp giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm các khâu:
- Tiếp cận thị trường, phát triển và điều hành các dự án nội bộ của Công ty; kinh doanh dịch vụ cho thuê nhà đất.
- Tìm kiếm việc làm, chỉ đạo công tác nhận thầu, đấu thầu các công trình xây dựng cơ bản.
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công tác thanh quyết toán, thu hồi vốn.
Phó giám đốc phụ trách mặt bằng dự án: giúp giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm các khâu:
- Theo dõi quản lý mặt bằng tại khu đô thị mới Yên Hoà
- Phụ trách công tác hành chính y tế, thủ trưởng văn phòng Công ty, phụ trách phong trào văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao.
Các phòng ban đơn vị cơ sở bao gồm: Phòng Kế hoạch tổng hợp:
- Tham mưu cho giám đốc Công ty về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển trong từng giai đoạn (ngắn hạn, dài hạn).
- Tham mưu hỗ trợ các đơn vị công tác chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, hoàn chỉnh các thủ tục hồ sơ trình tự xây dựng cơ bản; soạn thảo hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế; làm báo cáo thống kê tháng, quý, năm theo quy định.
- Kiểm tra dự toán thi công các công trình: xác định nhu cầu vật tư, máy thi công và các chi phí khác phục vụ tiến độ thi công công trình theo từng tháng, quý, năm, làm căn cứ phối hợp điều lệ sản xuất, cung ứng vật tư, thanh toán tiền lương.
- Dự báo các thông tin về thị trường: xu hướng, nhu cầu, giá cả vật tư, bán thành phẩm, sản phẩm hoàn chỉnh, các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật
- Tổ chức công tác thẩm định dự toán, quyết toán các công trình thuộc dự án Yên Hoà.
Phòng Kỹ thuật chất lượng:
- Nghiên cứu các hồ sơ thiết kế, tham mưu cho các đơn vị về các giải pháp kỹ thuật, biện pháp về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, kiểm tra giám sát kỹ thuật chất lượng, an toàn lao động các công trình thuộc Công ty quản lý.
- Phối hợp với các phòng ban, đơn vị quản lý hồ sơ các loại thiết bị xe máy, mua sắm phụ tùng thay thế.
- Đôn đốc kiểm tra công tác huấn luyện an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên theo quy định và tổ chức bồi dưỡng thi nâng bậc cho công nhân.
- Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến đưa vào áp dụng trong tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty.
- Tổ chức kiểm tra chất lượng tại các đơn vị trong Công ty để duy trì tốt công tác quản lý chất lượng theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001-2000 nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công trình tạo uy tín tốt nhất đối với chủ đầu tư và khách hàng.
Phòng Tổ chức tiền lương:
- Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty và nhu cầu sử dụng lao động của các đơn vị trực thuộc, phòng đề xuất với giám đốc Công ty về việc bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý lực lượng lao động hiện có và kế hoạch bồi dưỡng đào tạo, tuyển dụng cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
- Quán triệt đến người lao động nghị định 197/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ về hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương theo luật lao động và thoả ước lao động, nội quy lao động của công ty.
- Quản lý quỹ tiền lương theo chính sách chế độ và những quy định nội bộ của Công ty, theo dõi mua bán cấp phát bảo hộ lao động.
- Thực hiện hướng dẫn công tác quân sự tự vệ, bảo vệ, tham mưu trong công tác thi đua khen thưởng.
Phòng Hành chính y tế:
- Theo dõi công văn giấy tờ đi đến, quản lý dấu của Công ty, chịu trách nhiệm cung cấp, quản lý dụng cụ, phương tiện phục vụ của các khối văn phòng Công ty.
- Quản lý nhà xưởng, đất đai thuộc quyền quản lý của Công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt công tác an toàn vệ sinh lao động, công tác phòng chống nóng, rét, bệnh dịch, bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
- Tìm hiểu thị trường, nghiên cứu, khai thác, quản lý dự án nội bộ của Công ty và các dự án bên ngoài
- Quản lý khai thác các hạng mục thuộc dự án khu đô thị mới Yên Hoà. - Giới thiệu, quảng cáo, tuyên truyền rộng rãi các dự án của Công ty nhằm thu hút vốn đầu tư cho dự án; xây dựng kế hoạch khai thác và phát huy hiệu quả của dự án.
Phòng Kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có chức năng tham mưu cho ban giám đốc Công ty về công tác tài chính tín dụng và kế toán, cụ thể:
- Hàng tháng lập kế hoạch tài chính: kế hoạch vốn, kế hoạch thu chi, kế hoạch tiền mặt và các chi phí khác,…trình giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện theo kế hoạch.
- Xây dựng quy chế thanh toán nội bộ, áp dụng và phổ biến thực hiện trong toàn Công ty.
- Giúp giám đốc Công ty thực hiện tốt các chuẩn mực kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê và làm kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại Công ty theo quy định hiện hành.
- Đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh (huy động vốn, thu hồi vốn, luân chuyển vốn), thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
- Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán, kế toán; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ ghi chép ban đầu, đảm bảo sự chính xác về số liệu.
- Theo dõi, cập nhật số liệu cấp phát và sử dụng vốn của các đơn vị cơ sở trên cơ sở nguồn và tỷ lệ được phép sử dụng; kịp thời báo cáo với ban giám đốc Công ty, các phòng ban, các đơn vị sử dụng vốn để có biện pháp xử lý.
- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị hoàn tất thủ tục thanh toán khối lượng công trình đã hoàn thành; cùng các đơn vị thi công, chủ đầu tư tổ chức tốt công tác thanh toán khối lượng thu hồi vốn nhanh phục vụ cho sản xuất chung của Công ty.
- Lập các báo cáo định kỳ theo quy định.
Các đơn vị trực tiếp sản xuất có nhiệm vụ cụ thể như sau:
Các đơn vị trực tiếp sản xuất gồm các đơn vị sản xuất chính và các đơn vị sản xuất phụ trợ. Nhiệm vụ của các đơn vị này là tổ chức sản xuất hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng, kỹ mỹ thuật và hiệu quả đối với từng công trình mà giám đốc Công ty đã giao nhằm thực hiện đúng kế hoạch và hợp đồng đã ký với chủ đầu tư.