Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác.
Hệ thống sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trên cơ sở chứng từ gốc.
Dựa trên đặc điểm kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CAP (Construction Accounting Program). Phần mềm kế toán CAP được công ty đầu tư phát triển kỹ thuật công nghệ Bình Minh (Binh Minh Co.Ltd) xây dựng.
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký
Ghi
chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ
: Đối chiếu
Hịên nay Công ty đang sử dụng các loại sổ sau:
Sổ nhật ký chung: sổ này được ghi hàng ngày, dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi sổ cái.
Sổ cái: được mở cho từng tháng dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp.
Bảng cân đối số phát sinh: được mở cho từng tháng, dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các số liệu trên bảng.
Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài snả, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ cái.