Lợi
Hợp đồng nhập khẩu của công ty với đối tác nước ngoài thông thường được ký kết với nội dung rất đơn giản, chỉ gồm các điều khoản cơ bản về loại hàng hoá, giá cả, số lượng và phương thức vận chuyển hàng. Sở dĩ như vậy là do các đối tác nước ngoài đa phần là những nhà cung cấp rất có uy tín, là đối tác quen thuộc của công ty, và hơn nữa, trong số đó cũng có cả những hãng sản xuất lớn đã lựa chọn công ty Thắng Lợi làm đại lí độc quyền cho họ tại Việt Nam. Cụ thể, hiện nay, công ty Thắng Lợi đang là đại lý phân phối độc quyền tại Việt Nam các sản phẩm của nhiều hãng danh tiếng như: HIOKI- hãng sản xuất thiết bị kiểm tra - đo lường điện, điện tử hàng đầu trên thế giới của Nhật Bản; Hãng thiết bị nghiên cứu tài nguyên rừng và môi trường Silva của Thụy Điển; Phywe - hãng sản xuất đến từ thành phố Goettingen (Đức) nổi tiếng với hơn 40 giải Nobel về khoa học tự nhiên chuyên cung cấp các bài thí nghiệm về các lĩnh vực khoa học tự nhiên hàng đầu thế giới, với gần 90 năm kinh nghiệm, Phywe mang lại một hệ thống các bài thí nghiệm vật lý, sinh học, hoá học
phong phú, đa dạng; AOIP - Pháp là hãng chuyên sản xuất các thiết bị đo lường, kiểm chuẩn với độ chính xác rất cao; Hãng Bruel and Kjaer (Đan Mạch )- nhà sản xuất hàng đầu các sản phẩm chuyên về đo lường, phân tích, xử lí tín hiệu âm thanh và rung (Sound anh Vibration); ONO SOKKI - nhà cung cấp thiết bị đo kiểm hàng đầu Nhật Bản;…
Đối với các hãng mà công ty làm đại diện độc quyền, công ty phân công một người phụ trách chung, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước công ty và hãng đó. Các thành viên ở các văn phòng đại diện được phân công kinh doanh máy móc, thiết bị của hãng này phải chịu sự chỉ đạo của người phụ trách chung và phải báo cáo hoạt động với người này.
Đặc điểm dễ nhận thấy trong các hợp đồng nhập khẩu của Công ty Thắng lợi là nội dung hợp đồng ngắn gọn và rất nhiều điều khoản liên quan đến vấn đề pháp lí về giải quyết tranh chấp khi có vi phạm xảy ra cũng không được chú ý nhiều. Hầu hết các hợp đồng đều không có điều khoản thoả thuận về luật áp dụng để đảm bảo thực hiện, các điều khoản thoả thuận về phương thức giao hàng như FOB, CFR… đều không được gắn với bất kỳ phiên bản Incoterms cụ thể nào. Thậm chí việc lựa chọn các điều kiện giao hàng quốc tế cũng được lựa chọn chưa phù hợp, chẳng hạn như điều kiện FOB vốn chỉ được áp dụng khi vận chuyển hàng hoá bằng đường biển thì lại được áp dụng để vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không. Chỉ trong một số ít trường hợp, khi lần đầu cộng tác với một nhà cung cấp mới thì hợp đồng mới xác định rõ phiên bản Incoterms cụ thể được dẫn chiếu.
Việc xác lập một hợp đồng nhập khẩu, công ty có thể cử người đàm phán, thỏa thuận và đưa ra một bản hợp đồng để các bên cùng ký kết; hoặc cũng có thể đơn giản hơn là bạn hàng nước ngoài đưa ra một báo giá và công ty chấp nhận với giá đó, hay công ty fax một đơn đặt hàng sang cho các nhà cung cấp và nhà cung cấp đồng ý cung cấp mặt hàng theo đúng tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, giá cả trong đơn đặt hàng, thì trong những trường hợp này coi như đã thiết lập hợp đồng, không cần ký một hợp đồng riêng rẽ nữa. Nhưng thông thường, do đặc điểm phức tạp của hoạt
động mua bán hàng hóa Quốc tế nên hình thức hợp đồng theo kiểu chấp nhận chào hàng chỉ thường được công ty áp dụng đối với hoạt động thương mại trong nước, và rất hãn hữu đối với hoạt động nhập khẩu. Trong việc thiết lập và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp nước ngoài, các bên chỉ thỏa thuận với nhau một vài vấn để cốt yếu là loại hàng, giá cả và thời gian giao hàng, còn các điều khoản khác thì được lập theo một mẫu hợp đồng đã có sẵn sau quá trình các bên có sự hợp tác lâu dài với nhau. Sau khi có hợp đồng và đã thực hiện xong việc giao nhận hàng hóa, công ty phát đi một lệnh chuyển tiền yêu cầu ngân hàng của mình thanh toán cho người bán, và cuối cùng sẽ nhận lại được điện chuyển tiền thông báo việc chuyển tiền đã được thực hiện, khi đó coi như hoàn tất một hợp đồng nhập.
Một bộ hồ sơ đầy đủ để xác nhận một hợp đồng nhập đã hoàn tất bao gồm Hợp đồng có chữ ký và con dấu của các bên, hoặc một báo giá hay đơn đặt hàng được chấp nhận;
Lệnh chuyển tiền và điện chuyển tiền
Ngoài ra, còn có thể có các văn bản khác có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng như: giấy nhận nợ, đơn xin mua ngoại tệ, ủy nhiệm chi (lệnh chi), hợp đồng tín dụng.
Hợp đồng tín dụng thực chất nó không chỉ phục vụ cho hoạt động nhập khẩu mà đây là một hợp đồng vay vốn ngân hàng để cung cấp cho mọi hoạt động của công ty. Hợp đồng này đơn giản chỉ là sự thỏa thuận, thống nhất ý chí giữa ngân hàng và doanh nghiệp, theo đó thì ngân hàng sẽ cho công ty vay một khoản tiền trong một thời hạn nhất định với một mức lãi suất nhất định, và công ty phải cam kết đảm bảo nghĩa vụ thanh toán bằng viêc thế chấp tài sản hoặc các biện pháp tương đương. Thông thường, đối với khoản tiền vay trong hợp đồng tín dụng, ngân hàng sẽ đưa ra một hạn mức số dư khoản vay. Doanh nghiệp chỉ được phép vay vốn của ngân hàng nếu số dự nợ trong tài khoản của công ty nằm trong mức giới hạn đó. Còn nếu số dư nợ vượt quá hạn mức quy định thì công ty chỉ được vay vốn khi đã thanh toán hết khoản vượt quá đó cho ngân hàng.
Trong các hoạt động liên quan đến tài chính trong nước cũng như thanh toán quốc tế, hai ngân hàng mà công ty Thắng Lợi thường xuyên giao dịch là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Chi nhánh Bắc Hà Nội, và Ngân hàng Indovina Hà Nội. Đối với Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trước đây, khi vay vốn, công ty cũng phải thế chấp tài sản. Nhưng dần dần, do làm ăn lâu dài và có uy tín nên Ngân hàng cho phép công ty được tín chấp thay vì phải thế chấp Tài sản. Mức tín chấp được tăng dần từ 30%, 50% và đến nay Công ty đã được xếp vào danh sách khách hàng loại A của Ngân hàng nên được tín chấp gần như 100% giá trị khoản vay, cụ thể là hiện nay công ty chỉ phải thế chấp số tài sản 3 tỷ trên tổng khoản vay là 30 tỷ đồng. Còn đối với Ngân hàng Indovina Hà Nội, do đây là một ngân hàng liên doanh, có yếu tố nước ngoài nên các yêu cầu khắt khe hơn rất nhiều so với Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn, vì thế mà cho đến nay, công ty vẫn phải thế chấp 100% tài sản cho toàn bộ khoản vay.
Khi thực hiện nghĩa vụ thanh toán đối với một hợp đồng nhập khẩu thì đương nhiên công ty phải thanh toán bằng ngoại tệ. Để thông qua ngân hàng thanh toán, doanh nghiệp phải viết một đơn xin mua ngoại tệ để yêu cầu thanh toán xuất ngoại tệ thanh toán cho mình. Thủ tục này là do quy định riêng của từng ngân hàng. Các ngân hàng thương mại Nhà nước như Ngân hàng Nông nghiệp thì cơ cấu của nó thường có phòng thanh toán riêng và phòng ngoại tệ riêng, vì thế cần có đơn xin mua ngoại tệ của người yêu cầu thanh toán để phòng ngoại tệ chuyển tiền lên cho phòng thanh toán thực hiện yêu cầu của công ty. Còn những ngân hàng liên doanh như Ngân hàng Indovina thì chỉ có một phòng thanh toán nên không cần qua thủ tục này.