- Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
2.3.1. Kế toán tiền mặt
2.3.1.1. Đặc điểm kế toán tiền mặt tại Công ty
Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất định chủ yếu chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của Công ty. Phòng Tài chính - kế toán có một kế toán tiền
mặt theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết TK 111- tiền mặt, sổ này được tự động ghi bằng phần mềm kế toán và thủ quỹ vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính. Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân, chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì sẽ được ghi vào các tài khoản chờ xử lý (TK 1381, TK 3381).
2.3.1.2. Nội dung kế toán tiền mặt
Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT) - Phiếu chi (MS02 - TT)
Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Người nộp tiền:
Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thuKT tiền mặt:
Người nộp tiền: Thủ quỹ: Thu tiền Kế toán trưởng: Ký phiếu thu KT tiền mặt: Lưu trữ KT tiền mặt:Ghi sổ
Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi:
Ngoài hai chứng từ chính ở trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ…
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản chính được sử dụng là TK 111 “Tiền mặt”: • Bên Nợ:
- Các khoản tiền mặt nhập quỹ
- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê • Bên Có:
- Các khoản tiền mặt xuất quỹ
- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
• Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt hiện còn tồn quỹ. Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
- TK 1121 “Tiền gửi ngân hàng VNĐ”. - TK 1388 “Phải thu khác”.
- TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Đề nghị chi tiền KT trưởng: Duyệt chi KT trưởng: Ký phiếu chi KT tiền mặt: Viết phiếu chi
KT tiền mặt: Ghi sổ KT tiền mặt:
- TK 331 “Phải thu khách hàng” - TK 334 “Phải trả ngưòi lao động” - …
Hạch toán quỹ tiền mặt:
Hạch toán tăng quỹ tiền mặt:
Do thực tế khối lượng thanh quyết toán tại Công ty là lớn nên mọi giao dịch thanh toán chủ yếu là qua các tài khoản ở ngân hàng, các nhgiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt chủ yếu là:
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111
Có TK 112(1) - Thu hồi tạm ứng:
Nợ TK 111 Có TK 141
Hạch toán giảm quỹ tiền mặt:
Quỹ tiền mặt dùng để chi những nhu cầu thường xuyên của Công ty. - Khi chi mua văn phòng phẩm, tiếp khách, hội họp, trả tiền điện, điện thoại…và các khoản chi khác phục vụ nhu cầu các phòng ban công ty:
Nợ TK 642 Nợ TK133 Có TK 111
- Khi chi tạm ứng cho CBCNV đi công tác, mua vật tư: Nợ TK 141
Có TK 111
Nợ TK 334 Nợ TK 338 Có TK 111
- Chi thanh toán bồi dưỡng, khen thưởng CBCNV công ty: Nợ TK 431 Có TK 111 - Trả lãi ngân hàng: Nợ Tk 635 Có TK 111 2.3.1.3. Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 07: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt: