II. PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM (xem Sơ đồ 3)
3. Tổ chức thực hiện tuyển dụng
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Thành lập năm 1991, với những ưu thế độc đáo, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam đang có những bước đột phá mạnh mẽ, hướng đến mục tiêu trở thành một trong những Ngân hàng TMCP hàng đầu tại Việt Nam. Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh, Maritime Bank cần tuyển dụng các vị trí sau:
VTO1: Nhân viên Tín dụng – Số lượng 05
Nhiệm vụ chính:
- Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng Ngân hàng;
Yêu cầu:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Ngân hàng, Kinh tế, Tài chính – kế toán;
- Am hiểu về nghiệp vụ Tín dụng và Pháp luật; - Ưu tiên những người có kinh nghiệm về tín dụng.
Yêu cầu chung:
- Tuổi dưới 30;
- Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng, Internet; Tiếng Anh trình độ B trở lên;
- Nhiệt tình, cẩn thận, chăm chỉ, trung thực; Tác phong làm việc chuyên nghiệp;
- Khả năng giao tiếp, truyền tải thông tin và thuyết phục tốt;
- Có thể làm việc độc lập hay làm việc nhóm và chịu được áp lực công việc cao.
Địa điểm làm việc: Tại Chi nhánh Maritime Bank Thái Bình.
Hồ sơ dự tuyển bao gồm: Lý lịch ứng viên theo mẫu của Maritime Bank (download trên trang http://www.msb.com.vn), Đơn tuyển dụng viết tay; Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương; Bằng cấp chuyên ngành được đào tạo, bảng điểm và các chứng chỉ có liên quan (bản sao có công chứng); Bản sao giấy khai sinh; Giấy khám sức khỏe (trong vòng 06 tháng trở lại); 02 ảnh 4x6 mới nhất. Ngoài bìa hồ sơ phải ghi rõ vị trí tuyển dụng, địa chỉ, số điện thoại liên lạc. (Hồ sơ đã nộp miễn trả lại).
Địa chỉ nộp hồ sơ: Số 17A, đường Lê Lợi, thành phố Thái Bình – ĐT: 036.849.686.
Với bản thông báo tuyển dụng như trên, cùng với nhiều hình thức quảng bá và uy tín của Ngân hàng, hàng năm Ngân hàng đã thu hút được một lượng lớn ứng viên tham gia dự tuyển trong đó có nhiều ứng viên cho vị trí cấp cao.
Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng và phương pháp so sánh ứng viên
Các tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên thường dựa vào Bản mô tả công việc và Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Có rất nhiều tiêu chuẩn để lựa chọn ứng viên, tuy nhiên việc đánh giá ứng viên của Ngân hàng tập trung vào một số tiêu chuẩn sau:
- Trình độ chuyên môn: tùy vào công việc cụ thể mà yêu cầu về trình độ chuyên môn là khác nhau nhưng phải phù hợp với chức danh tuyển dụng.
- Kinh nghiệm làm việc: Đối với các vị trí lãnh đạo thì đòi hỏi kinh nghiệm làm việc từ 3 – 5 năm còn đối với vị trí chuyên viên hoặc nhân viên thì ưu tiên những người có kinh nghiệm.
- Kiến thức kinh tế xã hội.
- Trình độ ngoại ngữ: Trình độ B trở lên, riêng đối với các vị trí Trưởng phòng, phó phòng trở lên thì cần phải thành thạo cả 4 kỹ năng tiếng Anh sau: nghe, nói, đọc và viết.
- Ngoại hình, phong cách: ngoại hình cân đối, ưa nhìn, không bị dị tật dị hình.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Kỹ năng khác như: lập kế hoạch, sắp xếp công việc, xử lý tình huống...
- Tuổi đời: Nam từ đủ 18 đến 35 tuổi, nữ từ đủ 18 đến 30 tuổi. Các ứng viên dự tuyển vào vị trí cán bộ quản lý lãnh đạo không vượt quá 15 tuổi so với giới hạn trên.
Các tiêu chuẩn trên được sử dụng để đánh giá các ứng viên trong toàn bộ quá trình tuyển dụng và áp dụng đối với tất cả các vị trí công việc. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn đặt ra là yêu cầu tối thiểu đối với các ứng viên, việc đánh giá là tổng hợp các đánh giá cho từng tiêu chuẩn và còn tùy thuộc thời gian, đặc điểm công việc cũng như quan điểm của người đánh giá mà việc định lượng hay yêu cầu mức của từng tiêu chuẩn là khác nhau.
Phương pháp so sánh ứng viên được sử dụng tại Ngân hàng bao gồm cả phương pháp xếp hạng và phương pháp chấm điểm, trong đó phương pháp xếp hạng được sử dụng là chủ yếu. Nhưng một trở ngại lớn trong việc sử dụng phương pháp xếp hạng tại Ngân hàng là Ngân hàng chưa xây dựng được mức độ quan trọng hay trọng số cho các tiêu chuẩn, mà mức độ quan trọng của mỗi tiêu chuẩn trong đánh giá đều do ý nghĩ chủ quan của người đánh giá. Ngoài ra, phương pháp chấm điểm được sử dụng trong một số trường hợp và thang điểm cho mỗi tiêu chuẩn là từ 1 – 5 nhưng chưa có định nghĩa cụ thể cho từng bậc điểm, ví dụ đánh giá về “ngoại hình, phong cách” thì điểm được phân chia như sau:
Ngoại hình, phong cách
1 2 3 4 5
3.3. Đánh giá và lựa chọn ứng viên
3.3.1. Tiếp nhận và lọc hồ sơ
Đây là bước tiếp theo cụ thể là bước thứ 3 trong quy trình tuyển dụng của Ngân hàng, sau bước thông báo tuyển dụng. Toàn bộ công việc trong bước này do Phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện.
•Các công việc bao gồm:
- Dán thông báo tuyển dụng và hình thức thông báo kết quả, thời gian vòng thi tuyển tiếp theo tại địa điểm thu hồ sơ;
- Kiểm tra hồ sơ ứng viên theo yêu cầu của thông báo tuyển dụng, hướng dẫn và yêu cầu ứng viên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Tổ chức phân loại hồ sơ theo chức danh tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên và lập Bảng tổng hợp số lượng hồ sơ;
- Xây dựng tiêu chí lọc hồ sơ và phân công Cán bộ tiến hành lọc hồ sơ cho từng chức danh;
- Lập Danh sách trích ngang ứng viên đã qua vòng sơ loại hồ sơ, ứng viên dự bị và ứng viên thuộc diện xét tuyển;
- Trường hợp không đủ hồ sơ dự tuyển thì tăng thêm thời hạn nhận hồ sơ hoặc tiến hành lại việc Thông báo tuyển dụng.
•Điều kiện đạt sơ tuyển:
Hồ sơ tuyển dụng phải có đầy đủ các loại giấy theo Thông báo tuyển dụng trong đó có bản “Lý lịch ứng viên” (xem phụ lục 1).
Ứng viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bằng cấp, trình độ, kinh nghiệm, thâm niên công tác, hình thức, độ tuổi, giới tính...theo yêu cầu tuyển dụng.
Ứng viên phải nộp hồ sơ đúng hạn theo thông báo tuyển dụng.
Công tác đánh giá hồ sơ và lọc hồ sơ vẫn dựa vào các tiêu chuẩn tuyển dụng tuy nhiên việc xây dựng các tiêu chí lọc hồ sơ là cần thiết bởi trong bước này có thể không cần thiết đánh giá các ứng viên theo tất cả các tiêu chuẩn tuyển dụng hoặc chưa đủ điều kiện để đánh giá. Việc đánh giá hồ sơ ứng viên chủ yếu dựa vào việc xem xét độ tuổi, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và trình độ ngoại ngữ. Việc đánh giá là chủ quan bởi Ngân hàng đánh giá, so sánh hồ sơ ứng viên dựa vào phương pháp xếp hạng hay loại trừ dần và cũng chưa có quy định cụ thể về tiêu chí lọc hồ sơ. Bước tiếp
nhận hồ sơ đồng thời cũng thực hiện phỏng vấn sơ bộ. Trong một số trường hợp, phỏng vấn sơ bộ được thực hiện riêng nhưng rất ít và thực hiện sau bước tiếp nhận hồ sơ.
Ngoài ra, Ngân hàng cũng quy định mẫu hồ sơ dự tuyển được nêu trên bản thông báo tuyển dụng và trên trang web của Ngân hàng. Các thông tin yêu cầu ứng viên cung cấp bao gồm:
- Các thông tin cá nhân: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, chiều cao cân nặng, điện thoại, số CMTND, địa chỉ liên lạc, sở thích…
- Chức danh dự tuyển.
- Quá trình đào tạo cho biết trình độ chuyên môn. - Quá trình làm việc cho biết kinh nghiệm làm việc. - Mức lương mong muốn và các điều kiện làm việc khác.
- Các văn bằng chứng chỉ khác như: chứng chỉ tin học, ngoại ngữ… - Tên và địa chỉ liên lạc của những người giới thiệu.
Như vậy, với việc quy định mẫu hồ sơ dự tuyển như trên đã góp phần giúp công tác sàng lọc hồ sơ được dễ dàng hơn và khi đó Ngân hàng thu được những thông tin đầy đủ và cần thiết cho quá trình tuyển dụng. Qua bước lọc hồ sơ, Ngân hàng đã có những nhìn nhận ban đầu về ứng viên và đã loại bỏ được một số ứng viên chắc chắn không phù hợp với công việc. Kết thúc bước tiếp nhận và lọc hồ sơ đồng thời Ngân hàng cũng đã bổ sung được một lượng lớn ứng viên vào cơ sở dữ liệu ứng viên của mình.
3.3.2. Tổ chức thi viết và chấm bài thi viết
Đây là bước thứ 4 trong quy trình tuyển dụng của Ngân hàng. Bước này được thực hiện như sau:
•Khâu chuẩn bị:
Phối hợp cùng Phòng/Ban có nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch thi viết; Chuẩn bị đề thi; Chuẩn bị địa điểm tổ chức thi; Gọi điện thông báo thời gian, địa điểm thi cho ứng viên; Chuẩn bị Danh sách thí sanh tham gia thi viết; Tham gia cùng Phòng/Ban có nhu cầu tuyển dụng tổ chức và giám sát thi.
•Tiến hành thi viết:
- Phòng Tổ chức Nhân sự:
Mang đề xuống; Dán danh sách thí sinh (theo số báo danh, theo phòng thi) và thông báo hình thức, thời gian biết kết quả; Đánh số báo danh; Gọi thí sinh vào thi; Điểm danh và tích vắng; Chào và phổ biến “nội quy phòng thi” (xem phụ lục 2), các môn thi, thời gian thi cho thí sinh; Phát đề thi; Giám sát thi; Thu bài thi viết và sắp xếp theo thứ tự số báo danh và theo từng môn thi.
•Tiến hành chấm bài thi viết: - Phòng Tổ chức Nhân sự:
Dọc phách, niêm phong phách và bài thi; Mang bài thi về trung tâm, chọn người chấm thi phù hợp, soạn “Thông báo yêu cầu chấm thi” (xem phụ lục 3) trình Tổng Giám đốc phê duyệt; Giao bài thi cho Cán bộ chấm thi và đốc thúc thời hạn hoàn thành; Sau khi Cán bộ chấm thi chấm xong, thu hồi bài thi và tổng hợp điểm; Phối hợp với Cán bộ chấm thi sàng lọc ứng viên được vào vòng tiếp theo và lên danh sách.
- Cán bộ chấm thi:
Phối hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự, sắp xếp công việc, chấm bài thi đúng thời hạn; Sau khi chấm xong giao bài thi cho Phòng Tổ chức Nhân sự.
•Môn thi đối với các chức danh tuyển dụng:
- Các chức danh quản lý: Xét yêu cầu công việc và hồ sơ ứng viên, trong trường hợp cần thiết, ngoài điều kiện xét tuyển có thể áp dụng môn thi bổ sung với ứng viên cụ thể của chức danh quản lý thuộc thẩm quyền và đề xuất môn thi
bổ sung đối với chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị và Thường trực Hội đồng quản trị.
- Các chức danh chuyên môn nghiệp vụ (áp dụng tại các đơn vị MSB và Trung tâm điều hành) đều phải thi các môn Tiếng Anh và Nghiệp vụ.
Hai môn thi Tiếng Anh và Nghiệp vụ hiện tại chưa có trọng số như trên đã nói, điểm tối đa của mỗi môn thi cũng không có quy định cụ thể mà tuỳ vào thang điểm của đề thi. Trong mỗi đợt thi, Ngân hàng lấy đề thi trong ngân hàng đề thi của mình, các đề thi này được Ngân hàng thuê thiết kế và sử dụng trong nhiều năm tuy nhiên nó vẫn không mất đi tính mới mẻ và vẫn đáp ứng yêu cầu tuyển dụng. Ngoài ra, trong quá trình thi Ngân hàng còn sử dụng “Biên bản đề thi và Biên bản phạm quy” (xem phụ lục 4 và phụ lục 5) vừa tạo ra tính nghiêm minh, công bằng đối với ứng viên lại tạo ra sự nghiêm túc đối với cán bộ coi thi. Cuối cùng kết thúc quá trình thi tuyển là bảng tổng hợp điểm thi của các thí sinh dự tuyển.
3.3.3. Tổ chức phỏng vấn tuyển dụng
Đây là bước thứ 5 trong quy trình tuyển dụng của Ngân hàng. Bước này được tiến hành như sau:
•Khâu chuẩn bị:
- Phòng Tổ chức Nhân sự:
Lập kế hoạch phỏng vấn và trình cấp lãnh đạo có thẩm quyền ký “thông báo triệu tập Hội đồng Phỏng vấn” (xem phụ lục 6); Tư vấn hình thức phỏng vấn phù hợp cho Hội đồng phỏng vấn (Phỏng vấn tình huống, Phỏng vấn tự do, Phỏng vấn cấu trúc, Phỏng vấn nửa cấu trúc...) - Tại Ngân hàng chủ yếu áp dụng hình thức phỏng vấn tự do; Chuẩn bị Danh sách trích ngang ứng viên tham gia phỏng vấn, Phiếu đánh giá phỏng vấn và Hồ sơ ứng viên; Thông báo thời gian, địa điểm phỏng vấn cho các ứng viên.
Phối hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự chuẩn bị cho buổi phỏng vấn tức nghiên cứu hồ sơ ứng viên và bản mô tả công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên.
- Văn phòng:
Phối hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự sắp xếp thời gian, địa điểm và các điều kiện cần thiết cho buổi phỏng vấn.
•Tiến hành phỏng vấn: - Phòng Tổ chức Nhân sự:
Sắp xếp địa điểm phỏng vấn, địa điểm chờ cho ứng viên; Dán danh sách ứng viên và Thông báo về hình thức, thời hạn biết kết quả cho ứng viên tại địa điểm chờ; Phụ trách việc gọi ứng viên theo danh sách vào Phòng phỏng vấn; Tham gia phỏng vấn ứng viên; Cuối buổi phỏng vấn, tổng hợp kết quả và lập “Biên bản phỏng vấn tuyển dụng” (xem phụ lục 7).
- Hội đồng phỏng vấn:
Phỏng vấn, đánh giá ứng viên và ký tên xác nhận trên Phiếu đánh giá phỏng vấn; Cuối buổi phỏng vấn, Hội đồng trao đổi, thống nhất kết quả phỏng vấn và ký tên xác nhận vào Biên bản phỏng vấn.
•Công tác hậu phỏng vấn: - Phòng Tổ chức Nhân sự:
Tổng hợp kết quả tuyển dụng; Gửi thư/email cảm ơn tới các ứng viên không đạt yêu cầu; Lập Danh sách ứng viên đạt yêu cầu và phối hợp với Bộ phận Quan hệ Công chúng đăng lên Website tuyển dụng; Tiến hành thẩm định thông tin ứng viên đạt yêu cầu nếu thấy cần thiết; Lập Tờ trình cấp lãnh đạo có thẩm quyền ra Quyết định tiếp nhận thử việc; Trường hợp không đủ ứng viên đạt yêu cầu thì thực hiện lại việc Tổ chức phỏng vấn hoặc tiến hành đợt tuyển dụng khác.
Phối hợp với Phòng Tổ chức Nhân sự làm maquette và đăng tải Danh sách ứng viên đạt yêu cầu lên Website tuyển dụng.
Trong và sau quá trình phỏng vấn Phòng Tổ chức Nhân sự phải lập và tổng hợp các Biểu mẫu sau: Phiếu đánh giá phỏng vấn và Biên bản phỏng vấn. Hiện tại, Ngân hàng sử dụng 2 “phiếu đánh giá phỏng vấn” (xem phụ lục 8 và phụ lục 9), một phiếu đánh giá dành riêng cho các vị trí lãnh đạo hoặc khi phỏng vấn số lượng ít, một phiếu đánh giá dành cho vị trí nhân viên và với số lượng nhiều ứng viên tham gia. Phiếu đánh giá phỏng vấn bao gồm các tiêu chuẩn đánh giá là các tiêu chuẩn tuyển dụng như đã xác định ở trên. Mỗi tiêu chuẩn đều có thang điểm từ 1 – 5 riêng đối với phiếu đánh giá vị trí lãnh đạo, tuy nhiên chưa có trọng số chung cho từng tiêu chuẩn. Như vậy, ta có thể thấy rằng chưa có sự thống nhất trong việc sử dụng các mẫu biểu tuyển dụng tại Ngân hàng.
•Ra quyết định tuyển dụng:
Dựa vào Bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng là tổng điểm của môn thi Tiếng Anh, Nghiệp vụ và Phỏng vấn. Xét điểm từ cao xuống thấp cho đến đủ chỉ tiêu tuyển dụng hoặc đến giới hạn đạt yêu cầu, ví dụ với môn thi nghiệp vụ phải đạt 50% điểm trở lên theo thang điểm và không môn nào 0 điểm, phỏng vấn đạt yêu cầu. Nhưng thông thường việc ra quyết định tuyển dụng dựa chủ yếu vào kết quả của vòng phỏng vấn. Như vậy, quyết định tuyển dụng phụ thuộc lớn vào sự đánh giá của Hội đồng phỏng vấn và sự phê duyệt của Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc.