Sổ cái Tài khoản
2.2.3.3. Quy trình nhập liệu
Quy trình nhập liệu hoá đơn GTGT vào máy đợc thực hiện nh sau:
Chọn trên Menu ‘chứng từ’, sau đó chọn ‘ cập nhật ban đầu’ máy hiển thị các thông tin:
- Ngày nhập: máy tự động điền ngày nhập. Ngày nhập đợc khai báo khi bắt đầu vào chơng trình.
Ví dụ: ngày nhập 31
- Số chứng từ: máy tự động nhập số chứng từ, sau mỗi chứng từ máy tự động tăng số chứng từ.
Ví dụ Số chứng từ 0077353
- Nội dung: kế toán ghi nội dung của doanh thu bán hàng. Ví dụ: ‘ doanh thu bán hàng theo HD 12/2004’
- Đối với ô ghi : kế toán đánh dấu vào ô Nợ
khách hàng thanh toán bằng séc thì ghi TK 112; nếu khách hàng mua chịu thì ghi TK 131;
Ví dụ: do khách hàng mua chịu nên ghi TK 131
- Ô Khách hàng chính:kế toán nhập vào tên khách hàng chính.Kế toán có thể nhập liệu nhanh bằng cách nhập vào mã khách hàng sau đó nhấn Enter để máy tự động ghi tên khách hàng.Tên khách chính đợc sử dụng để vào sổ công nợ TK 131
Ví dụ: Kế toán nhập vào mã khách hàng là 0803. Sau đó nhấn Enter thì máy sẽ tự động ghi là ‘CO SO BANH DU XANH HOANG LONG’
- Ô khách hàng đối: Khách đối đợc sử dụng để ghi chi tiết cho các tài khoản ở dòng dới.Thông thờng thì tên khách chính giống tên khách đối.
- Ô ký hiệu/số HD: Kế toán nhập số hợp đồng của hoá đơn GTGT. Ví dụ : Ký hiệu/số HD HY/0480077353
- Ô ngày phát hành : kế toán nhập vào ngày phát hành hóa đơn GTGT
- Ô mặt hàng: Kế toán ghi vào ô này mặt mà xí nghiệp dùng để sản xuất ra thành phẩm.
Ví dụ: Mặt hàng 20.giấy đúplex
- Cột tài khoản: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có theo đinh khoản
- Cột số tiền: Kế toán ghi số tiền ghi có tơng ứng cho mỗi tài khoản.
- Cột loại tiền: Kế toán ghi loại tiền thanh toán, nếu thanh toán bằng tiền việt thì kế toán ghi ‘ tiền việt’ ở cột loại tiền,; nếu là loại tiền khác thì phải xác định trị giá nguyên tệ để ghi vào cột ‘ trị giá nguyên tệ’.
Ví dụ: kế toán ghi Tài khoản 5111 số tiền: 3 150 000 loại tiền: tiền việt Tài khoản 3331 Số tiền 315 000 Loại tiền: tiền việt
Sau khi nhập xong kế toán nhân nôt “Ghi” lúc này máy sẽ tự tính tổng số tiền ở cột ‘ số tiền’ để ghi vào ô Tổng số tiền
Theo ví dụ này thì tổng số tiền là 3 465 000 Máy sẽ hiểu là ghi Nợ TK 131 3 465 000 Có TK 5111 3 150 000
Có TK 3331 315 000
Khi nhập xong hoá đơn GTGT máy sẽ tự động sử lý số liệu và vào các sổ kế toán kiên quan.
Mẫu biểu số sổ kế toán tài khoản 511
Sổ kế toán Tài khoản 511
Tháng 12 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền
Ngày Số Ghi nợ Ghi có
Phát sinh trong kỳ
5111-doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm 1 01/12 0049370 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 14 385 000 2 01/12 0049372 DT bán hàng theo HD T12/2004 1111 1 185 096 3 01/12 0049375 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 13 127 509 ……….. 287 31/12 0077355 DT bán hàng theo HD T12/2004 1111 1 605 823 288 31/12 0077356 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 2 500 000 289 31/12 CT54 K/C doanh thu thuần về KQ 911 5 214 240 824
Cộng phát sinh 5 214 240 824 5 214 240 824
Số d tiểu khoản 5111
5112-Doanh thu bán hàng khác
Số d tiểu khoản 5112
5113-Doanh thu nội bộ
Số d cuối kỳ tiểu khoản 5113
Cộng phát sinh trong kỳ 5 214 240 824 5 214 240 824
Số d cuối kỳ
Sổ cái Tài khoản 511
Packexim hà nội Xí ngiệp in hộp phẳng
Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ Ghi có Số d đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 131 5 172 694 134 1111 68 546 690 911 5 241 240 824 Tổng cộng phát sinh 5 241 240 824 5 241 240 824 Số d cuối kỳ