Khi phát sinh trờng hợp hàng bán bị trả lại nếu công ty chấp nhận lại số hàng này thì ghi vào đơn của khách hàng và họ sẽ mang đến kho để nhập lại. Chi phí vận chuyển số hàng trả lại do hai bên thoả thuận nhng thờng do bên mua phải chịu, kế toán phản ánh trị giá vốn thành phẩm bị trả lại vào tài khoản 531, đến cuối kỳ hạch toán toàn bộ số tiền vào bên Nợ TK 511 để giảm trừ trong tổng doanh thu của kỳ hạch toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi lại số tiền phải trả cho khách hàng vào tờ kê hàng bán bị trả lại
Ví dụ: Ngày 11/12/2007, công ty có bán cho khách hàng là công ty TNHH Thanh Huyền một lô hàng giá trị là 51.135.647 đồng. Do một số thành phẩm không đúng quy cách, ngày 15/12/2003 khách hàng đã trả lại công ty với trị giá vốn là 15.579.832 đồng, giá bán là 19.789.284 đồng. Công ty đã nhận lại số hàng này và nhập kho theo phiếu nhập kho số 4282
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào tờ kê hàng bán bị trả lại:
Chứng từ
Diễn giải Giảm giá
hàng bán Thuế GTGT Tổng cộng SH NT ... ... ... 58418 12/ 12
Công ty Dệt HảI Nam , giảm giá 1% (HĐ 58413) trừ vào số nợ
2.176.018 217.602 2.393.620
... ... ...
Biểu số 16
Tờ kê hàng bán bị trả lại Tháng 12/ 2007 (trích)
Chứng từ
Diễn giải Doanh thu Thuế
GTGT Tổng cộng SH NT 2982 05/12 TNHH Thanh Huyền, hàng bị trả lại, trừ vào số nợ 17.990.258 1.799.026 19.789.284 ... ... ... Cộng 17.990.258 1.799.026 19.789.284
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản hàng bán bị trả lại cho khách hàng để lấy căn cứ ghi vào sổ Cái TK 511 và TK 531.
Đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán của số hàng này.