2. Tình hình áp dụng LCC tại Thư viện và Mạng Thơng tin Đại học Bách khoa
2.2.2. Sử dụng Khung phân loại LCC
a) Quá trình lựa chọn khung phân loại
Cùng với dự án thư viện điện tử đang gấp rút được triển khai, Thư viện cũng tiến hành đổi mới trên nhiều mặt hoạt động của mình. Một trong những hoạt động được quan tâm đầu tư là đổi mới trong cơng tác nghiệp vụ và xử lý kỹ thuật tài liệu, đĩ là tìm kiếm một khung phân loại mới thay thế cho khung phân loại 19 lớp. Khung phân loại mới ngoài việc sẽ giúp thư viện thực hiện tốt hơn cơng tác phân loại tài liệu cịn là cơ sở để thư viện tiến hành triển khai tổ chức kho mở sau khi chuyển sang tịa nhà mới.
Trong quá trình tìm kiếm một khung phân loại khác phù hợp với điều kiện thực tế của mình, Thư viện Bách khoa đã cĩ ý định sử dụng DDC. Đây là khung phân loại hiện đang được sử dụng khá rộng rãi trong nhiều thư viện của các nước trong khu vực và trên thế giới. Ở thời điểm hiện tại, được phép của Bộ Văn hố Thơng tin, Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam đã kí hợp đồng dịch khung phân loại DDC với Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến - OCLC [8]. OCLC yêu cầu dịch ấn bản rút gọn trước để phục vụ đơng đảo cộng đồng, sau đĩ mới dịch ấn bản đầy đủ. Năm 2003 tổ chức Từ thiện Đại Tây Dương đã tài trợ cho dự án dịch DDC do Thư viện Quốc gia làm chủ dự án, Viện Cơng nghệ Hồng gia Melbourne (RMIT) tại Việt Nam là cơ quan giám sát dự án. Việt Nam là nước đầu tiên trên thế giới dịch ấn bản rút gọn lần thứ 14 (DDC 14) - ấn bản mới nhất (DDC 14 tiếng Anh in xong và phát hành tháng 1 năm 2004). Để
khắc phục một phần khuynh hướng thiên về Anh, Mỹ và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác phân loại của các thư viện Việt Nam, OCLC và Thư viện Quốc hội Mỹ (cơ quan biên tập và phát triển DDC) đã chủ trương đưa vào bản dịch thư viện một số phần mở rộng liên quan đến lịch sử, địa lí, văn học, ngơn ngữ, các dân tộc ở Việt Nam, các đảng phải chính trị, chủ nghĩa Mác - Lênin. Việc mở rộng được tiến hành theo 2 cách: lấy nguyên văn từ các phần tương ứng trong ấn bản đầy đủ DDC 22 hoặc dựa vào DDC 22 mà chi tiết hố các chỉ số, phân loại, bổ sung thêm các thơng tin đặc thù của Việt Nam vào đề mục và ghi chú. DDC đang được Thư viện Quốc gia xúc tiến dịch sang tiếng Việt và sẽ xuất bản trong cuối năm nay (2006). Nhiều thư viện và các trung tâm thơng tin lớn ở Việt Nam đã cĩ kế hoạch chuyển đổi sang sử dụng DDC trong thời gian tới vì những ưu điểm và thuận lợi của nĩ. Như vậy nếu sử dụng DDC Thư viện sẽ cĩ rất nhiều thuận lợi với một bộ cơng cụ chuẩn, dễ dàng liên thơng và chia sẻ dữ liệu biên mục với nhiều cơ quan thơng tin - thư viện trong và ngồi nước.
Tuy nhiên, sau quá trình cân nhắc kỹ lưỡng, đánh giá và xem xét tất cả các yếu tố, Thư viện đã quyết định lựa chọn khung phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ - LCC làm khung phân loại chính thức của mình. Việc lựa chọn Khung phân loại LCC cho Thư viện cũng cĩ nhiều nguyên nhân trong đĩ cĩ cả nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan.
Nguyên nhân khách quan
- Tính mới, tính cập nhật: Khung phân loại LCC khơng phải là một Khung phân loại mới vì nĩ ta đời từ hơn 100 năm nay nhưng LCC chỉ dành riêng cho Thư viện Quốc hội Mỹ. Thời gian gần đây LCC mới được Thư viện Quốc hội Mỹ cho phép các thư viện khác trên thế giới sử dụng. Khi Khung phân loại LCC được các thư viện ngồi Thư viện Quốc hội Mỹ sử dụng thì nĩ đã nhanh chĩng mở rộng phạm vi hoạt động ra nhiều thư viện trên thế giới. Khung phân loại LCC mang tính mới với sự kết hợp linh hoạt của kí hiệu phân loại và cĩ nhiều khoảng trống để bổ sung kí hiệu phân loại cho những ngành, mơn loại mới một cách chi tiết, cụ thể mà các khung phân loại khác khơng thể cĩ hoặc cĩ nhưng rất hạn chế. Bên cạnh đĩ hàng năm Thư viện Quốc hội Mỹ đều cĩ sự
chỉnh lý, bổ sung theo từng ngành khoa học mới.
- Tính hội nhập: với mục đích ban đầu LCC chỉ phục vụ cho Thư viện Quốc hội Mỹ nhưng do sự tiện lợi, tiện ích nĩ mang lại mà nhiều thư viện trên thế giới hiện nay áp dụng LCC. Vì thế việc sử dụng LCC khơng những tạo ra cơ hội truy cập và khai thác các cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ mà cịn thúc đẩy quá trình hội nhập, giao lưu, chia sẻ dữ liệu với hệ thống thư viện sử dụng khung phân loại LCC trên tồn thế giới. Hiện nay LCC được sử dụng rộng rãi tại thư viện các trường đại học, các viện nghiên cứu tại các nước Bắc Mỹ. Một số quốc gia trong khu vực châu Á như Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản… cũng đã sử dụng LCC. Đây là cơ hội lớn để Thư viện tiến hành biên mục sao chép, tải về các biểu ghi thư mục tài liệu ngoại văn qua mạng. Cơng việc đĩ vừa tiết kiệm thời gian, cơng sức cho cán bộ, vừa nâng cao tính chuẩn hĩa cho các dữ liệu được biên mục; đồng thời thơng qua các biểu ghi được tải về cán bộ Thư viện cĩ thể học hỏi cách thức xây dựng các chỉ số phân loại, quy tắc mơ tả theo AACR2 từ chính nội dung dữ liệu của các biểu ghi này.
Nguyên nhân chủ quan
Yếu tố quan trong hàng đầu trong việc lựa chọn một khung phân loại mới cho Thư viện Bách khoa là phải xuất phát từ đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện. Đối với thư viện Trường Đại học Bách khoa thì các tài liệu về chủ đề khoa học kỹ thuật, khoa học cơng nghệ… được ưu tiên. Khung phân loại được chọn phải cĩ các đề mục chi tiết để cĩ thể phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu liên quan đến chủ đề này. Đây cũng là bất cập lớn nhất khi Thư viện sử dụng khung phân loại 19 lớp, do vậy Thư viện rất chú ý đến tiêu chí này trong quá trình lựa chọn khung phân loại mới. Trong Khung phân loại LCC các chủ đề này được đề cập rất chi tiết và cĩ chỉ số phân loại cho từng lĩnh vực cụ thể. Xét riêng về độ chi tiết của 2 đề mục khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật thì LCC vượt trội hơn hẳn DDC cũng như các khung phân loại khác
Ví dụ:
Trong LCC chủ đề khoa học và kỹ thuật nằm trong lớp Q và lớp T Q Khoa học
T Kỹ thuật
Lĩnh vực khoa học, kỹ thuật trong DDC nằm trong lớp 500 và 600 500 Khoa học tự nhiên và tốn học
600 Cơng nghệ (các khoa học ứng dụng)
Mặc dù đều 2 chủ đề này đều nằm ở 2 đề mục lớn, tuy nhiên trong khung phân loại DDC (ấn bản đầy đủ) các tiểu đề mục của 2 lớp này lại khơng chi tiết hĩa được như LCC. Như vậy khung LCC sẽ là tối ưu nhất cho quá trình phân loại các tài liệu khoa học kỹ thuật tại Thư viện Bách khoa.
Ngồi ra trong thời gian tới Thư viện cũng sẽ tiếp tục bổ sung thêm số lượng lớn tài liệu, do vậy một khung phân loại chi tiết là rất cần thiết để đảm bảo quá trình xử lý thơng tin được chính xác và đầy đủ. Sự chi tiết các đề mục trong khung LCC cũng sẽ thuận tiện cho Thư viện Bách khoa trong quá trình tổ chức và sắp xếp tài liệu theo hình thức kho mở.
Trong tương lai Thư viện Bách khoa sẽ là một thư viện điện tử và cĩ thể trở thành một trung tâm giao dịch và quản lí mạng khi các thư viện điện tử khác ở Việt Nam ra đời. Thư viện sẽ trở thành đầu mối quan trọng trong hệ thống thư viện điện tử của Việt Nam thực hiện nhiệm vụ quan trọng là trao đổi thơng tin với các thư viện của các nước trong khu vực cũng như các thư viện trên tồn thế giới vì thế mà Thư viện Bách khoa phải lựa chọn một khung phân loại phù hợp với sự phát triển của thư viện trong tương lai. Với những yếu tố đĩ mà LCC được chọn làm khung phân loại cho Thư viện Bách khoa.
b) Quá trình triển khai áp dụng LCC tại Thư viện Bách khoa
Ngay từ khi tiến hành xây dựng Thư viện điện tử (năm 2002), Ban lãnh đạo Thư viện đã cĩ ý định sử dụng một khung phân loại mới để thay thế cho Khung 19 lớp (vì Khung 19 lớp đã lạc hậu, khơng theo kịp sự phát triển nhanh của khoa học kỹ thuật và sự tăng nhanh về vốn tài liệu trong thư viện). Tuy nhiên phải đến năm 2005 Thư viện mới lựa chọn và chuyển đổi sang sử dụng khung phân loại mới. Thời gian bắt đầu cho kế hoạch chuyển đổi là từ tháng 4 năm 2005 và dự kiến sẽ hoàn thành và cùng với thư viện điện tử đi vào hoạt động khoảng tháng 10 năm 2006.
Việc chuyển đổi khung phân loại được sự đầu tư của Trường Đại học Bách khoa với kinh phí đầu tư là 2.400 USD để phục vụ cho việc mua 1 bộ LCC và chi phí cho nhiều hoạt động khác liên quan đến việc chuyển đổi khung phân loại như: dịch khung phân loại từ tiếng Anh sang tiếng Việt (ưu tiên chủ yếu tập trung dịch 2 mục quan trọng và sử dụng thường xuyên là Q - Khoa học và T - Kỹ thuật), đào tạo tập huấn sử dụng phân loại cho đội ngũ cán bộ thư viện, tiến hành chuyển đổi ký hiệu phân loại từ Khung 19 lớp sang ký hiệu phân loại LCC cho một số tài liệu cũ trong kho để tổ chức kho mở.
Song song với việc nghiên cứu chuyển đổi khung phân loại, các cán bộ phịng nghiệp vụ của thư viện tiến hành đăng ký một đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ với tên gọi: “Nghiên cứu ứng dụng khung phân loại LC trong cơng tác xử lý tài liệu tại thư viện điện tử Đại học Bách Khoa Hà Nội”. Cơng trình nghiên cứu này hồn thành sẽ giúp cho cán bộ thư viện hiểu rõ hơn về lịch sử hình thành, cấu trúc cũng như cách sử dụng bảng LCC, từ đĩ giúp cho việc định chỉ số phân loại tài liệu được chính xác. Đây cũng cĩ thể coi là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các giảng viên, sinh viên ngành thơng tin - thư viện khi muốn tìm hiểu về khung phân loại này.
- Đào tạo cán bộ sử dụng khung phân loại LCC
Để cĩ thể tiến hành sử dụng khung phân loại LCC, Ban lãnh đạo Thư viện Bách khoa đã cử cán bộ đi học tập nghiên cứu, cụ thể là cử cán bộ ra nước ngoài để tập huấn, tạo mối quan hệ và học hỏi kinh nghiệm về nghiệp vụ, tìm hiểu xem cách các thư viện nước ngoài sử dụng khung phân loại LCC như thế nào.
Các cán bộ được cử ra nước ngồi được chia thành từng đoàn, mỗi đoàn từ 3-5 người. Mỗi đồn được cử đi một thư viện khác nhau tại nhiều quốc gia như Mỹ, Nhật, Bỉ, Thái Lan, Hàn Quốc. Các đoàn khơng phải đi tất cả cùng một lượt mà được chia ra theo từng thời điểm: đồn đi trước chuẩn bị về thì đồn ở nhà bắt đầu đi (các cán bộ ngoài việc đi tập huấn, tham quan, học hỏi họ cịn phải tiếp tục cơng việc ở Thư viện Bách khoa để hoàn thành phân loại tài liệu theo đúng kế hoạch đề ra).
khoa cịn cử cán bộ đi tham quan các thư viện trong nước như: Thư viện ở Huế, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh.
Bên cạnh đĩ các cán bộ trong thư viện cịn tham gia khố học tiếng Anh chuyên ngành thư viện vào giữa năm 2005 (thời gian là 1 tháng).
Khi chuyển đổi Khung phân loại LCC Thư viện Bách khoa đã rất chú trọng đến việc đào tạo chuyên mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ trong thư viện vì nếu cán bộ giỏi về nghiệp vụ và chuyên mơn thì việc phân loại cho tài liệu sẽ tiến triển dễ dàng hơn, nhanh chĩng và độ chính xác cao.
- Song song với việc đào tạo đội ngũ cán bộ Thư viện Bách khoa cịn phải tiến hành làm rất nhiều những cơng việc khác phục vụ cho việc phân loại tài liệu.
Cơng việc đầu tiên phải làm là tiến hành liệt kê tài liệu.
+ Đối với tài liệu tiếng Việt: phải liệt kê tồn bộ ra một bản danh sách đầy đủ và cĩ sự phân chia theo từng loại hình tài liệu: sách giáo trình, sách tham khảo… Bản danh sách đĩ được in ra thành tập, sau đĩ cán bộ phân loại dựa vào danh sách tài liệu đã liệt kê đĩ để tiến hành định chủ đề cho tên từng cuốn sách. Để làm phân loại cho tài liệu tiếng Việt cần phải dịch ra tiếng Anh sau đĩ đối chiếu vào Khung phân loại LCC .
Khi đã định chủ đề, phân loại tài liệu thì cần phải tiến hành việc tra trên mạng, vào trang web của Thư viện Quốc hội Mỹ (http://catalog.loc.gov/) xem cĩ những quyển sách nào cùng nội dung, chủ đề với quyển sách cần phân loại. Việc so sánh này được thực hiện với Khung phân loại LCC của Thư viện Quốc hội Mỹ. Cần phải đối chiếu xem phân loại cĩ chính xác khơng, nếu phân loại đã chính xác thì lấy kí hiệu phân loại đĩ, cịn với tài liệu chưa phân loại đúng cần phải chỉnh sửa theo kí hiệu phân loại của LCC.
Sau khi đã so sánh sửa chữa thì cán bộ Thư viện phải sốt lại một lần nữa. Cán bộ thư viện được chia thành nhiều nhĩm, mỗi nhĩm gồm nhiều người tham gia. Cơng việc được chia cho từng nhĩm và trong nhĩm các cán bộ làm độc lập với nhau. Trong quá trình định kí hiệu phân loại, sẽ lấy ý kiến chủ quan của từng cán bộ, so sánh các ý kiến đĩ với nhau, cuối cùng kí hiệu phân loại được chọn sẽ
là kí hiệu thống nhất các ý kiến của nhĩm. Khi định kí hiệu xong sẽ hiệu đính vào cơ sở dữ liệu, kí hiệu phân loại cũ (19 lớp) vẫn được giữ lại khơng xố đi mà chỉ thêm vào kí hiệu phân loại mới (LCC).
Sau khi nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu xong thì cán bộ lại phải kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo độ chính xác.
Quá trình phân loại sách tiếng Việt gặp khĩ khăn trong việc dịch, định kí hiệu vì phải trải qua rất nhiều cơng đoạn rồi mới hồn thành được kí hiệu phân loại cho 1 quyển sách, 1 tài liệu. Bên cạnh đĩ khi dịch tài liệu tiếng Việt sẽ khơng cĩ sự chuẩn xác vì vậy cần phải tra cứu so sánh nhiều lần rồi mới đưa ra kết luận cuối cùng, đơi khi rất khĩ xác định và mất rất nhiều thời gian.
+ Đối với tài liệu ngoại văn: Khi tiến hành phân loại hồi cố, Thư viện dựa vào sổ đăng kí cá biệt - trong đĩ bao gồm thơng tin về nhan đề, tác giả, năm xuất bản, số lượng trang… sau đĩ tiến hành tìm trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ để tìm ra các tài liệu tương đương. Nếu tìm thấy chính xác tài liệu đĩ thì lấy kí hiệu phân loại của tài liệu này gán cho quyển cần làm kí hiệu phân loại.
Đối với tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp thì đây là cơng việc khơng quá khĩ khăn, chỉ cần tra cứu và tìm ra kí hiệu phân loại phù hợp. Nhưng với tài liệu tiếng Đức, tiếng Tiệp gây nhiều khĩ khăn trong việc định kí hiệu vì đây là những tiếng khơng thơng dụng và rất ít được sử dụng.
Hơn nữa trong Thư viện Bách khoa lưu trữ rất nhiều tài liệu nước ngoài nhưng tài liệu tiếng Anh rất ít, chủ yếu là các thứ tiếng khác trong đĩ nhiều nhất là sách tiếng Nga. Điều đĩ cũng gây nên những khĩ khăn nhất định trong việc định kí hiệu phân loại cho tài liệu nước ngoài theo khung phân loại LCC.
Thư viện Quốc hội Mỹ vừa tiến hành phân loại theo LCC vừa định chỉ số