2. Kiến nghị
2.4. Cơng tác xử lý tài liệu và xây dựng CSDL
- Hồn thiện hơn nữa hệ thống CSDL thƣ mục phục vụ cho tra cứu tin của bạn đọc đƣợc tốt. Trong tƣơng lai gần cần đẩy mạnh xây dựng CSDL tồn văn đáp ứng nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc trên hệ thống mạng của trƣờng cũng nhƣ trên hệ thống Internet.
- Trung tâm cần tích cực phát triển các sản phẩm cĩ thể đƣa lên mạng nhƣ: Các loại CSDL, bản tin điện tử, các sản phẩm sử dụng cơng nghệ thơng tin hypertext, multimedia…kết hợp với âm thanh và hình ảnh.
- Trong quá trình lập biểu ghi CSDL cần quan tâm đặc biệt đến việc định từ khĩa. Việc định từ khĩa chính xác sẽ giúp cho việc khai thác CSDL cĩ hiệu quả, cĩ ảnh hƣởng quan trọng đến kết quả của việc tìm tin và chất lƣợng của CSDL. Do vậy, để thực hiện đƣợc cơng việc này, ngồi việc bố trí các cán bộ cĩ năng lực xử lý tài liệu, lập biểu ghi, đánh từ khĩa, nên chăng Trung tâm cần một cán bộ chuyên trách để hiệu đính và kiểm tra lỗi chính tả trên máy và quản trị các CSDL khác. Việc đánh từ khĩa khơng nên chỉ dựa vào tiêu đề của tài liệu mà cần chú trọng đến nội dung cơ bản của tài liệu.
- Trung tâm cần phải xây dựng cho mình bộ từ khố riêng làm cơng cụ định từ khố cho cán bộ xử lý nghiệp vụ, hạn chế đƣợc hiện tƣợng mất tin, nhiễu tin khi tra tìm tài liệu. Trƣớc mắt, Trung tâm nên tham khảo Bộ từ khố quy ƣớc
do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn hoặc Bộ từ khố Khoa học Cơng nghệ do Trung tâm thơng tin Khoa học và Cơng nghệ Quốc gia xuất bản.
- Mở rộng đối tƣợng xử lý thơng tin, quan tâm đến việc xử lý thơng tin các dạng tài liệu phi văn bản phục vụ nhu cầu đa dạng của bạn đọc về việc tìm kiếm thơng tin nhƣ: Tranh ảnh, bản đồ, biểu đồ, các tài liệu nghe nhìn, đĩa CD - ROM, các dữ liệu…
2.5. Sản phẩm và dịch vụ Thơng tin - Thƣ viện
- Củng cố và gia tăng chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ sẵn cĩ trên cơ sở nhu cầu của ngƣời dùng tin.
- Phát triển các dịch vụ thơng tin cĩ giá trị gia tăng nhƣ dịch vụ phổ biến thơng tin chọn lọc, dịch vụ tƣ vấn thơng tin, các dịch vụ trọn gĩi.
- Quảng bá và giới thiệu hoạt động dịch vụ, sản phẩm của thƣ viện trên trang web, trong các cuộc họp và trực tiếp tới ngƣời dùng tin.
2.6. Đào tạo ngƣời dùng tin
Tổ chức các buổi tập huấn theo nhĩm ngƣời dùng tin vì lứa tuổi, khả năng nắm bắt, tính chất, mức độ nghiên cứu của họ khơng giống nhau. Hơn nữa ngƣời dùng tin của trƣờng là đối tƣợng cĩ nhiều biến động nhất là sinh viên, nhu cầu tin của họ thay đổi theo năm học, ngành học. Do vậy cơng tác này, đƣợc coi là một trong những hoạt động chuyên mơn mang tính thƣờng xuyên của thƣ viện.
NDT trƣớc hết phải là ngƣời biết tra cứu thơng tin qua các hệ thống tra cứu thơng tin qua các hệ thống tìm tin truyền thống và tìm tin hiện đại, mục lục điện tử, qua mạng và sau đĩ phải biết đƣa ra những nhu cầu thơng tin cần cung cấp.
Nội dung đào tạo
* Giới thiệu cơ cấu các ban, các kho tài liệu, các phịng,các phƣơng thức phục vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của thƣ viện.
* Cách thức tìm tin, tra cứu thơng tin qua hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại (qua máy tính, qua mạng...): Phƣơng thức lựa chọn thơng tin; Cách thức mơ tả sắp xếp thƣ mục…
* Mở lớp huấn luyện, lớp ngắn hạn, đào tạo chuyên sâu giúp họ biết cách sử dụng bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại và các CSDL hiện cĩ.
2.7. Cơng tác đối ngoại
Trong thời đại bùng nổ thơng thơng tin dẫn đến giá cả và các loại hình tài liệu gia tăng một cách nhanh chĩng. Do vậy, cần cĩ sự hợp tác, quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngồi nƣớc nhằm chia sẻ, trao đổi nguồn lực thơng tin, tiết kiệm ngân sách, khắc phục khĩ khăn về kinh phí bổ sung tài liệu. Vì vậy:
- Trung tâm cần phải liên hệ, hợp tác với các khoa, bộ mơn trong trƣờng để thu nhận những kết quả nghiên cứu của sinh viên, học viên, cán bộ, giáo viên Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải.
- Hợp tác với các thƣ viện của các trƣờng (nhƣ Thƣ viện Trƣờng Đại học Xây dựng, Thƣ viện Trƣờng Đại học Kiến trúc, Thƣ viện Đại học Bách khoa) cĩ nội dung đào tạo cùng chuyên ngành để phát triển nguồn lực thơng tin liên kết, phối hợp hoạt động thơng tin, khai thác nguồn tin về chuyên ngành giao thơng.
- Tiến hành quan hệ hợp tác với các nhà Xuất Bản, các cơ quan phát hành để kịp thời bổ sung những tài liệu mới xuất bản thuộc diện bổ sung của thƣ viện.
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân ở nƣớc ngồi để bổ sung những tài liệu nƣớc ngồi chứa đựng thơng tin cĩ giá trị khoa học cao, mang tính mới, phản ánh những thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất trên thế giới.
- Thiết lập bộ phận cho mƣợn giữa các thƣ viện để phục vụ ngƣời dùng tin.
Mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngồi giúp thƣ viện làm giàu thêm, phong phú thêm nguồn vốn tƣ liệu của mình. Đồng thời qua những mối quan hệ đĩ mà thƣ viện học tập đƣợc nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức và hoạt động.
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 60 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải đã gĩp phần khơng nhỏ vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng. Trung tâm đã tiến hành các biện pháp đổi mới về chính sách, hồn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm bám sát các mục tiêu và chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của NDT tại Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội.
Bằng sự cố gắng nỗ lực, đồn kết, sáng tạo, năng động của tập thể cán bộ nhân viên, sự quan tâm chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải, sự giúp đỡ tài trợ của các tổ chức trong và ngồi nƣớc, Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải đã đạt đƣợc nhiều thành tựu to lớn, cung cấp thơng tin – tƣ liệu kịp thời, nhanh chĩng cho NDT Nhà trƣờng. Bên cạnh những thành tựu đã đạt đƣợc, Trung tâm cịn cĩ một số hạn chế nhất định cần khắc phục từng bƣớc hồn thiện cơ cấu, tổ chức và hoạt động tiến tới đƣa Trung tâm Thơng tin - Thƣ viện trở thành thành một thƣ viện điện tử trong tƣơng lai gần, thực sự phục vụ đắc lực sự nghiệp cơng nghiệp hố - hiện đại hố ngành giao thơng vận tải nƣớc ta.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU IN
1. Báo cáo tổng kết năm 2007 của Trung tâm Thơng tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội.
2. Đồn Phan Tân. Thơng tin học.- H.: ĐHQG HN, 2001.- 337 tr.
3. Đồn Phan Tân. Tin học trong hoạt động Thơng tin - Thƣ viện: Giáo trình dành cho sinh viên ngành Thơng tin - Thƣ viện và Quản trị thơng tin.-H: ĐHQGHN, 2001.
4. Dự án xây dựng Trung tâm tài nguyên Thơng tin -Thƣ viện nhằm nâng cao năng lực đào tạo, nghiên cứu của trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải / Bộ GD& ĐT. Dự án giáo dục đại học
5. Hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Thƣ viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ Thƣ viện ILIB 3.6 / Cơng ty Tin học CMC
6. Nguyễn Thị Huyền. Cơng tác phát triển vốn tài liệu tại Trung tâm Thơng tin-Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải: Khố luận tốt nghiệp .- H: KHXH&NV, 2005 .- 58 tr.
7. Những điều cần biết về Trung tâm Thơng tin- Thƣ viện // Đại học Giao thơng Vận tải.- 2006.- số 135;136. - tr. 34
8. Phan Văn, Nguyễn Huy Chƣơng. Nhập mơn khoa học thƣ viện và thơng tin.- H.: ĐHQG HN, 1997.- 299 tr.
9. Quyết định số 668/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và trung học chuyên nghiệp về tổ chức, hoạt động của thƣ viện các Trƣờng Đại học.
10. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin / Trần Mạnh Tuấn.- Hà Nội, 1998.-317 tr.
11. Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng Trung tâm tài nguyên thơng tin thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải / Trung tâm Thơng tin-Thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải. – H: Giao thơng Vận tải, 2007, .- 59 tr.
12. Vũ Thị Thuý Nhài. Tìm tin trong mục lục trực tuyến tại Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải Hà Nội: Báo cáo khoa học .- H., 2005.
13. Vũ Văn Sơn. Giáo trình biên mục mơ tả..-H.: ĐHQGHN, 2000.
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
14. http://thuvientre.com.vn 15. http://www.uct.edu.vn
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ... 1
BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT... 2
LỜI NĨI ĐẦU ... 3
1. Tính cấp thiết của đề tài ... 3
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ... 4
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ... 5
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ... 5
CHƢƠNG I ... 7
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THƠNG - TIN THƢ VIỆN ... 7
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI... 7
1. Quá trình hình thành và phát triển ... 7
2. Chức năng và nhiệm vụ ... 9
2.1. Chức năng ... 9
2.2. Nhiệm vụ ... 9
3. Đặc điểm ngƣời dùng tin (NDT) ... 10
CHƢƠNG II ... 13
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM THƠNG TIN THƢ VIÊN ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI ... 13
1. Tổ chức của Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải ... 13
1.1. Đội ngũ cán bộ ... 15
1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật... 16
1.3. Vốn tài liệu (VTL) ... 17
2. Hoạt động của Trung tâm Thơng tin-Thƣ viện Đại học Giao thơng Vận tải ... 25
2.2. Hoạt động xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu ... 29
2.3. Cơng tác tổ chức kho và bảo quản VTL ... 35
2.3.1. Cơng tác tổ chức kho tài liệu ... 35
2.3.2. Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thơng tin Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thơng Vận tải ... 40
2.4. Hoạt động khai thác và sử dụng dịch vụ thơng tin... 41
2.5. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin ... 52
2.6. Quan hệ đối ngoại, trao đổi thơng tin ... 54
CHƢƠNG 3 ... 56
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG ... 56
CỦA TRUNG TÂM THƠNG TIN – THƢ VIỆN ... 56
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI... 56
1. Nhận xét ... 56
1.1. Đội ngũ cán bộ ... 56
1.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật... 57
1.3. Cơng tác bổ sung phát triển vốn tài liệu ... 58
1.4. Cơng tác xử lý tài liệu ... 58
1.5. Cơng tác tổ chức kho ... 59
1.6. Cơng tác bảo quản vốn tài liệu ... 60
1.7. Hoạt động khai thác và sử dụng thơng tin ... 61
2. Kiến nghị ... 62
2.1. Tổ chức cán bộ... 62
2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật... 64
2.3. Bổ sung vốn tài liệu ... 64
2.4. Cơng tác xử lý tài liệu và xây dựng CSDL ... 65
2.5. Sản phẩm và dịch vụ Thơng tin - Thư viện ... 66
KẾT LUẬN ... 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 69