2.1. Cơng tác bổ sung phát triển VTL
Bổ sung phát triển VTL là cơng tác quan trọng cĩ tính chất quyết định ảnh hƣởng đến tồn bộ hoạt động của một cơ quan thơng tin-thƣ viện. Đây là quá trình thƣờng xuyên đổi mới VTL bằng những tài liệu cĩ giá trị phù hợp, đồng thời thanh lý những tài liệu khơng cịn giá trị làm cho VTL bổ sung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và nhu cầu tin của NDT.
* Diện bổ sung
Với đặc thù của một Trƣờng chuyên đào tạo về chuyên ngành giao thơng vận tải nên Trung tâm hết sức chú trọng bổ sung các tài liệu về chuyên ngành: Xây dựng cầu đƣờng, thiết kế cầu, cơ kết cấu…
Ngồi các tài liệu chuyên ngành giao thơng vận tải Trung tâm cũng chú trọng bổ sung các tài liệu về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội nhƣ: tốn – lý – hố – tin học - triết học… đây là những tài liệu của các mơn học đại cƣơng phục vụ chủ yếu cho sinh viên năm thứ nhất, năm thứ hai và giảng viên làm tài liệu học tập và nghiên cứu.
Các tài liệu ngoại văn bằng tiếng Anh, Nga, Pháp, Đức…cĩ nội dung về chuyên ngành đào tạo của Nhà trƣờng cũng đƣợc Trung tâm ƣu tiên bổ sung nhằm đa dạng hố nguồn thơng tin, cung cấp cho NDT nguồn thơng tin cĩ giá trị cao.
Các loại báo, tạp chí chuyên ngành giao thơng nhƣ: tạp chí xây dựng cầu, tạp chí đƣờng sắt…cũng đƣợc bổ sung với số lƣợng lớn.
* Nguồn bổ sung
Bằng chính sách bổ sung hợp lý, nguồn vốn tài liệu của Trung tâm hiện nay đã phong phú và đa dạng cả về nội dung và hình thức, đáp ứng nhu cầu tin cho cơng tác học tập, nghiên cứu và giảng dạy của Nhà trƣờng.
Nguồn bổ sung VTL đĩng vai trị quan trọng trong hoạt động của từng thƣ viện, đảm bảo nguồn tài liệu đƣợc cung ứng đầy đủ, kịp thời khơng bị thiếu hay ngừng trệ. Để làm đƣợc điều đĩ Trung tâm đã phải tiến hành bổ sung từ các nguồn sau: Nguồn bổ sung phải trả tiền và nguồn bổ sung khơng phải trả tiền thơng qua các hình thức chính là mua, biếu, tặng, nhận lƣu chiểu…
Bổ sung phải trả tiền:
Bổ sung phải trả tiền hay cịn gọi là nguồn mua, là hình thức bổ sung chủ yếu của các cơ quan thơng tin - thƣ viện.
- Mua từ các NXB: Do Nhà trƣờng cĩ nhà in riêng để in ấn các loại giáo trình chuyên ngành bán cho sinh viên sử dụng nên Trung tâm chỉ bổ sung với số lƣợng bản khơng nhiều với mục đích lƣu trữ. Với các giáo trình của các mơn học đại cƣơng cho những sinh viên năm đầu nhƣ: tốn, lý, hố, triết, pháp luật…Trung tâm dặt mua từ các NXB Giáo dục, NXB Chính trị Quốc gia, NXB Khoa học Kỹ thuật…
- Mua từ các cơ quan phát hành, các cơng ty Kinh doanh xuất nhập sách báo: bên cạnh việc đặt mua sách giáo trình, tài liệu tham khảo từ các NXB thì các cơng ty kinh doanh, phát hành báo, tạp chí là nguồn cung cấp tài liệu quan trọng. Với các loại báo tạp chí ngoại văn Trung tâm đã đặt mua từ các cơng ty XNK sách báo nhƣ: Cơng ty XNK sách báo Phịng kinh doanh nhập khẩu I, Cơng ty XNK sách báo Sunhabasa, Cơng ty XNK văn hố Culturimex. Với các loại báo tạp chí nội, Trung tâm cĩ nguồn bổ sung từ Cơng ty phát hành báo chí Trung Ƣơng 17 – Đinh Lễ.
Đây là những nguồn bổ sung đáp ứng đầy đủ và kịp thời những yêu cầu của Trung tâm.
Nguồn bổ sung khơng phải trả tiền:
Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, Trung tâm Thơng tin – Thƣ viện cịn cĩ nguồn bổ sung khơng phải trả tiền, bao gồm các nguồn:
- Nguồn biếu tặng: nguồn biếu tặng của Trung tâm rất đa dạng và phong phú bao gồm từ sách cho đến các ấn phẩm định kỳ. Nguồn biếu tặng bao gồm:
+ Nguồn biếu tặng từ Quỹ Châu Á:
Đây là nguồn biếu tặng rất quý, đắt tiền với lƣợng thơng tin cĩ giá trị thuộc các chuyên ngành khao học ứng dụng, khoa học tự nhiên..gĩp phần làm phong phú kho tài liệu của Trung tâm.
Bên cạnh nguồn biếu tặng từ Quỹ Châu Á, Trung tâm cịn thƣờng xuyên nhận đƣợc tài liệu biếu tặng từ nhiều tổ chức quốc tế: Viện nghiên cứu vật lý Thế giới, Viện vật lý Quốc tế, Phân viện A.X.Puskin, các Đại cứ quán…
+ Nguồn lƣu chiểu:
Ngồi nguồn bổ sung trên Trung tâm cịn đƣợc nhận nguồn lƣu chiểu theo Quyết định số 688/QĐ, ngày 14/7/1986 của Bộ trƣởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp: “ thƣ viện đại học đƣợc quyền thu nhận những án phẩm do trƣờng xuất bản, cũng nhƣ luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sỹ, phĩ tiến sỹ khi luận án đƣợc bảo vệ tại trƣờng, hoặc ngƣời viết luận án là cán bộ, học sinh của trƣờng.
Do đội ngũ cán bộ cĩ trình độ tiến sỹ, thạc sỹ đơng đảo (….) và số sinh viên tốt nghiệp hàng năm lớn nên nguồn tài liệu luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, và đồ án tốt nghiệp của sinh viên khá phong phú.
* Kinh phí bổ sung
Kinh phí là nguồn sống của mọi hoạt động của thƣ viện, quyết định sự hình thành tồn tại và phát triển của một thƣ viện. Nguồn kinh phí bổ sung VTL của Trung tâm đƣợc lấy từ các nguồn sau:
- Nguồn kinh phí của Nhà trƣờng:
Kinh phí cho thƣ viện trƣờng đại học là một mục đƣợc xác định trong kinh phí của trƣờng đại học. Về khoản kinh phí trƣờng đại học, ngồi phần kinh phí dành cho việc mua tài liệu trong và ngồi nƣớc, trang thiết bị nghiệp vụ chuyên dùng, cịn phải dành một phần kinh phí thích đáng cho việc khai thác tài liệu, giới thiệu sách, in ấn tài liệu chuyên mơn, thƣ mục, giới thiệu sách mới, triển lãm sách và cho việc sửa chữa” – quyêt định số 668/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trƣởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp.
Căn cứ vào đĩ, Trung tâm nhận đƣợc hàng năm từ Nhà trƣờng nguồn kinh phí khoảng 800 triệu đồng dùng chi cho việc mua tài liệu về Trung tâm.
- Các nguồn kinh phí khác:
Bên cạnh nguồn kinh phí quan trọng của Nhà trƣờng, Trung tâm cịn cĩ thêm khoản thu phí làm thẻ bạn đọc và mua sách do độc giả làm mất hoặc làm
hƣ hỏng, tiền sao chụp tài liệu. Đối với bạn đọc mƣợn sách giáo trình Trung tâm quy định thu khấu hao 25% giá trị cuốn sách. Việc làm rách sách, hỏng sách Trung tâm phạt 5000 đồng
* Thanh lý tài liệu
Hoạt động thanh lý tài liệu là một quá trình tất yếu để thƣ viện tồn tài và phát triển. Thanh lý là việc loại bỏ hoặc chuyển lƣu kho những tài liệu cũ nát, những tài liệu cĩ thơng tin đã lỗi thời…
Cơng tác thanh lý tài liệu đƣợc Trung tâm tiến hành trên cơ sở các tiêu chí:
- Tài liệu lỗi thời, nhất là tài liệu khoa học kỹ thuật, tin học… - Tài liệu cũ hỏng nát, mất trang
- Bản trùng
- Những quà tặng cĩ nội dung khơng mong muốn.
Năm 2005, Trung tâm đã tiến hành tổng thanh lý tài liệu ở tất cả các phịng, kho tài liệu của thƣ viện với số lƣợng 13.745 bản, chủ yếu là tài liệu tiếng Nga và sách giáo trình cũ nát. Hiện nay, loại hình tài liệu mà ttrung tâm thƣờng xuyên tiến hành thanh lý là báo, tạp chí. Theo một quy trình vào đợt cuối năm hàng năm, cán bộ nghiệp vụ tiến hành bĩ báo rồi chuyển lƣu kho số lƣợng báo tạp chí cũ lỗi thời để nhƣờng diện tích cho tài liệu mới.
2.2. Hoạt động xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu
Hoạt động xử lý tài liệu là hoạt động tiến hành mơ tả các đặc tính vật lý, nội dung và hình thức của một tài liệu, giúp cho ngƣời sử dụng cĩ thể tìm kiếm, tiếp cận một cách chính xác, nhanh chĩng tới vị trí của tài liệu trong kho của Thƣ viện. Hoạt động này đảm bảo độ tin cậy, chính xác và phản ánh đầy đủ nguồn tin cĩ trong Thƣ viện và tài liệu mới nhập về. Hoạt động xử lý tài liệu tạo ra các nguồn tin mới, thể hiện đầy đủ vốn tài liệu trong kho đƣa ra phục vụ ngƣời dùng tin. Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm.
Hoạt động xử lý tài liệu ở Trung tâm do phịng nghiệp vụ đảm nhiệm đảm nhiệm. Tất cả các tài liệu sau khi đƣợc nhập vào Trung tâm qua cơng tác bổ sung sẽ đƣợc tiến hành xử lý kỹ thuật theo 2 cơng đoạn khác nhau:
* Cơng tác xử lý sơ bộ:
Cơng tác xử lý nghiệp vụ sơ bộ đƣợc tiến hành ngay sau khi tài liệu đƣợc bổ sung về Trung tâm. Việc đầu tiên của cơng tác xử lý tài liệu sơ bộ là đăng ký tài liệu. Việc đăng ký tài liệu ở Trung tâm chỉ tiến hành đăng ký cá biệt cho từng cuốn sách , khơng đăng ký tổng quát.
Thành phần thơng tin sổ đăng ký cá biệt bao gồm các thơng tin; - Ngày vào sổ
- Số thứ tự (số ĐKCB) - Tên tác giả
- Tên tài liệu - Nơi xuất bản - Năm xuất bản
Sau khi vào sổ ĐKCB, cán bộ nghiệp vụ tiến hành đĩng dấu thƣ viện, dán nhãn, định ký hiệu xếp giá cho các loại hình kho tài liệu: kho sách giáo trình, kho sách tham khảo. Mỗi tài liệu đều đƣợc đĩng dấu riêng của Trung tâm ở trang tên sách và trang 17 của cuốn sách. Việc đĩng dấu và dán nhãn tạo điều kiện cho cán bộ Trung tâm trong quá trình lấy tài liệu.
* Xử lý nghiệp vụ nội dung
Xử lý nghiệp vụ của Trung tâm bao gồm các quy trình: - Mơ tả thƣ mục
- Phân loại tài liệu - Làm tĩm tắt - Định từ khố - Định chỉ số cutter
- Nhập phiếu tiền máy và xây dựng CSDL
Tài liệu sau khi đƣợc xử lý nghiệp vụ sơ bộ, cơng việc tiếp theo là làm phiếu tiền máy (phiếu nhập tin). Mỗi tài liệu tƣơng ứng với một phiếu nhập tin.
Mỗi phiếu nhập tin bao gồm các trƣờng: tên tài liệu, tên tác giả, các yếu tố xuất bản, chỉ số phân loại, từ khố, tĩm tắt…Đĩ là tập hợp các điểm truy cập tới tài liệu khi bạn đọc tra cứu tìm tin.
+ Mơ tả thƣ mục:
Tiến hành mơ tả thƣ mục là đƣa ra một tập hợp các chỉ dẫn nhằm mơ tả duy nhất, đúng và chính xác tài liệu, đƣa ra những thơng tin đầy đủ và ngắn gọn cho một tài liệu nhƣ: tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, lần xuất bản, số trang…căn cứ vào những thơng tin đĩ mà bạn đọc cĩ thể tìm đƣợc tài liệu phục vụ cho nhu cầu thơng tin của mình.
Mơ tả thƣ mục đƣợc tuân thủ theo quy tắc mơ tả ISBD (International Standart Bibliographic Description).
DV 0006069 DV 0006087 627 PHÙNG VĂN KHƢƠNG
Hƣớng dẫn giải bài tập thuỷ lực: Dịng chảy trên kênh hở và thuỷ lực cơng trình / Phùng Văn Khƣơng, Phạm Văn Vĩnh .-H: Giao thơng vận tải, 2000 .- 248 tr ; Hình vẽ, 21cm 627 PH-K
+ Phân loại tài liệu:
Phân loại là một trong những cơng đoạn quan trọng trong quá trình xử lý nội dung tài liệu. Kí hiệu phân loại của tài liệu là căn cứ đầu tiên để tổ chức mục lục phân loại và xếp giá tài liệu theo nội dung của tài liệu, đặc biệt là kho mở. Hiện Trung tâm đang sử dụng khung phân loại DDC để phân loại tài liệu. Bảng phân loại DDC gơmg 10 lớp chính:
000 Tổng loại
100 Triết học và các khoa học liên quan 200 Tơn giáo 300 Các khoa học Xã hội 400 Ngơn ngữ học 500 Các khoa học Tự nhiên 600 Các khoa học Ứng dụng 700 Nghệ thuật 800 Văn học 900 Địa lý. Lịch sử và các khoa học phụ trợ + Làm tĩm tắt:
Tĩm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết tĩm tắt nội dung của tài liệu nhằm thể hiện nổi bật những thơng tin cơ bản của tài liệu đĩ cho NDT. Do đặc thù riêng của Trung tâm (thiếu cán bộ làm tĩm tắt) nên việc làm tĩm tắt chƣa đƣợc chú trọng. Hiện nay Trung tâm mới chỉ làm tĩm tắt cho loại hình tài liệu là luận án, luận văn, và các cơng trình nghiên cứu khoa học.
+ Định từ khố:
Định từ khố là quá trình thể hiện nội dung chủ đề tài liệu bằng những khái niệm, thuật ngữ dựa trên quan hệ ngữ nghĩa một - một. Với một một hệ thống tìm tin tự động hố, từ khố là một trong những cơng cụ tìm tin chủ yếu và quan trọng, là điểm truy nhập đến tài liệu cần tìm.
Tuy nhiên hiện nay Trung tâm chƣa cĩ bộ từ khố riêng cho mình. Cơng tác định từ khố ở Trung tâm vẫn là định từ khố tự do, khơng kiểm sốt, mang tính chất chủ quan của cán bộ Thƣ viện. Ƣu điểm của ngơn ngữ từ khố tự do là khối lƣợng từ phong phú và đảm bảo cao nhất về tính thời sự, cập nhất mới, cơng việc xử lý tiến triển nhanh vì khơng phải thực hiện cơng đoạn kiểm sốt từ. Tuy nhiên sảy ra hiện tƣợng mất tin, nhiễu tin.
Trung tâm quy định lấy chữ cái họ và tên của tác giả hoặc ba chữ cái đầu tiên của tên tài liệu kết hợp với số phân loại để định vị cho vị trí của tài liệu trong kho.
- Trƣờng hợp tác giả Việt Nam: Lấy hai chữ cái đầu của họ và chữ cái đầu của tên tác giả.
Ví dụ:
Trên trang tên sách ghi: Trần Đình Sử Chỉ số tác giả là: TR-S
- Trƣờng hợp các tác giả nƣớc ngồi: Trung tâm lấy ba chữ cái đầu của họ tác giả.
Ví dụ:
Peter Hellman
Chỉ số tác giả là: HEL
- Trƣờng hợp tác phẩm khơng cĩ tác giả, hoặc tác giả tập thể và cĩ 4 tác giả trở lên, Trung tâm quy định lấy 3 chữ cái đầu tiên của tên tài liệu
Ví dụ:
Trên trang tên sách ghi: Kỹ thuật thi cơng cầu bêtơng cốt thép Ghi là: KYT
Nhập phiếu tiền máy và xây dựng CSDL
Việc phân loại, làm tĩm tắt, định từ khố đều đƣợc cán bộ Trung tâm xử lý trên phiếu tiền máy. Đây là cơng việc mất nhiều thời gian và cơng sức. Sau khi hồn tất quá trình mơ tả, phiếu tiền máy đƣợc đính kèm trong tài liệu đĩ và kiểm tra trƣớc trƣớc khi nhập máy. Việc kiểm tra phiếu tiền máy là việc là việc đối chiếu, phát hiện những sai sĩt giữa tài liệu và thơng tin tài liệu đĩ với phiếu tiền máy, tiến hành sửa chữa, hiệu đính nếu cần thiết. Các phiếu tiền máy sau khi kiểm tra sẽ đƣợc chuyển lại cho cán bộ xử lý để tiến hành nhập máy, tạo lên các biểu ghi trong CSDL của Trung tâm.
Hiện thời, Thƣ viện đang sử dụng phần mềm ILIB 3.6 trong việc xây dựng Cơ sở sữ liệu sách; Cơ sở dữ liệu luận án, luận văn; Cơ sở dữ liệu báo, tạp chí.
Sau khi thơng tin của tài liệu đƣợc xử lý thơng qua việc viết phiếu tiền máy, sẽ đƣợc nhập vào cơ sở dữ liệu. Nhập tin (tài liệu) vào cơ sở dữ liệu là bƣớc tiếp theo rất quan trọng trong khâu xử lý tài liệu. Nhập tin thực chất là đƣa các dữ liệu đã đƣợc lựa chọn trong phiếu tiền máy tới các trƣờng đã đƣợc định trƣớc trong cơ sở dữ liệu máy tính. Trƣớc khi nhập máy, cần kiểm tra lại phiếu tiền máy, các thơng tin mơ tả tài liệu phải chính xác, đầy đủ các yếu tố cần thiết, giúp ngƣời dùng tin tra cứu tài liệu một cách nhanh chĩng, tiện lợi.
H4: Giao diện biểu ghi nhập máy chi tiết trong phần mềm ILIB CSDL là một dạng của nguồn tin điện tử. CSDL là một tập hợp cĩ cấu trúc các dữ liệu về đối tƣợng đƣợc quản lý, lƣu trữ đồng thời trên các vật mang