2.3.1. Hạch toán ban đầu.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng đợc yêu cầu đó. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu cung cấp thông tin tổng quát về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp, đồng thời tính toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đối tợng chiu chi phí để tính giá thành công trình.
Để thực hiên đợc toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu nói riêng, phải dựa trên các chứng từ kế toán phản
ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi sổ kế toán.
Hiện nay, các chứng từ đợc sử dụng trong công tác kế toán gồm:
+ Hoá đơn GTGT (gồm cả loại do Bộ tài chính phát hành và loại do doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài chính).
+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) + Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05-VT) + Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá + Bảng kê nhập-xuất-tồn vật t
2.3.2. Thủ tục nhập kho, xuất kho vật t.
2.3.2.1. Thủ tục nhập kho.
Tại xí nghiệp, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận kế toán nh sau:
• Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập-xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho do kế toán mở để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ theo chỉ tiêu số lợng, định kỳ sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập-xuất kho cho kế toán nguyên vật liệu.
• Tại phòng kế toán: Sau khi đã nhận đợc các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái bảng cân đối số phát sinh và làm luận văn tài chính.
Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp là việc nhập xuất kho diễn ra ngay tại chân công trình xây dựng, tất cả vật liệu mua ngoài chủ yếu là số lợng, quy cách, phẩm chất đã có trong dự toán công trình. Vì vậy, khi có nhu cầu về vật t nào đó, cần làm hợp đồng giao nhận thầu xây lắp với bên bán cả về số lợng, quy cách, phẩm chất.
Căn cứ vào hợp đồng nhận thầu đã đợc ký kết, dự toán kinh phí để phục vụ thi công công trình. Từ đó có thể căn cứ để quyết toán công trình.
Ví dụ một hợp đồng giao nhận thầu giữa UBND xã Yên Mỹ và Xí nghiệp xây lắp số II-công ty kinh doanh và phát triển nhà Hà Nội có bảng Tổng hợp kinh phí dự toán sau:
Bảng tổng hợp kinh phí dự toán
Công trình: Cải tạo phòng họp xóm 4 – Xã Yên Mỹ
TT Chi phí Giá trị
I Chi phí trực tiếp 41.212.080
1 Chi phí vật liệu 16.087.545
2 Chi phí nhân công 13.390.688
3 Chi phí máy xây dựng 1.733.847
II Chi phí chung 8.837.854
III Thu nhập chịu thuế tính trớc 3.002.996
Giá trị dự toán XL trớc thuế 53.052.930
IV Thuế GTGT đầu ra 2.652.646
Giá trị dự toán xây lắp sau thuế 55.705.576
Phòng kế hoạch kỹ thuật dựa vào dự toán các phơng tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập ra kế hoạch cung ứng vật t, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất để tính toán lợng vật t cần phục vụ cho việc thi công.
Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật t, có xác nhận của đội trởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoach kỹ thuật. Phòng kế hoạch sẽ xem xét xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc Xí nghiệp. Giám đốc sau khi xem xét sẽ ký vào phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu của phòng kế hoạch. Sau khi có sự đồng ý của Giám đốc, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ lập hợp đồng mua hàng và tiến hành ký hợp đồng với đơn vị bán. Những đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp thờng là đối tác làm ăn từ lâu nên đơn đặt hàng của đơn vị thờng chỉ tơng đối đơn giản, không cần nhất thiết phải giám đốc hai bên ký hợp đồng mà chỉ cần ngời đợc uỷ thác tiến hành ký hợp đồng (Ví dụ: Đơn đặt hàng-Biểu 2). Đồng thời, hợp đồng đợc chuyển cho kế toán để ứng tiền mua nguyên vật liệu. Sau
khi đơn vị bán giao hàng cho thủ kho, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra, nhận hàng và căn cứ vào hoá đơn (GTKT hoặc GTTT) để lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên, một liên gốc, một liên cho thủ kho vào sổ (thẻ) kho, định kỳ bàn giao lại cho kế toán (có biên bản bàn giao chứng từ), một liên dùng để thanh toán (làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản).
Việc nhập xuất kho nhất thiết phải có hoá đơn bán hàng có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành (Hoá đơn đỏ), nếu nguyên vật liệu nhập khẩu, chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính phát hành.
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 002569 (Biểu 3) và hoá đơn số 016905 (Biểu 4), tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật t. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, bộ phận thu mua tiến hành lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu đợc lập thành hai liên.
Liên 1: Lu làm chứng từ gốc tại phòng vật t
Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết.
Thông thờng, mỗi loại vật liệu đợc lập một phiếu nhập kho, nhng cũng có thể một phiếu nhập kho dùng để nhập cho nhiều loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 004655, Hoá đơn GTGT số 002569, Hoá đơn GTTT số 016905, ta tiến hành nhập kho: Phiếu nhập kho (Biểu 5,6,7).
2.3.2.2. Thủ tục xuất kho.
Trong ngành xây dựng, khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho thi công xây lắp, nguyên vật liệu đợc chuyển thẳng tới kho của của công trình mà không qua kho của Xí nghiệp. Vì vậy, khi xuất vật t cho công trình, thủ kho vẫn làm các thủ tục xuất kho theo quy định của nhà nớc
Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho của Xí nghiệp thì các đội sẽ căn cứ vào tiến độ thi công công trình và phiếu giao việc, sẽ làm thủ tục xin lĩnh vật t cho công trình. Phòng vật t sẽ căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t để lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
+ Một liên lu tại phòng vật t
+ Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho.
+ Một liên giao cho kế toán nguyên vật liệu để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, thủ kho và ngời nhận hàng.
Do doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phơng pháp giá đích danh nên trên phiếu xuất kho có ghi rõ giá xuất kho theo từng lần xuất theo giá của từng lần nhập. Mỗi lần xuất kho lập một phiếu xuất kho. Thủ kho chỉ tiến hành xuất vật t khi có đủ chữ ký của các thành phần nh : thủ trởng đơn vị, phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, ngời nhận hàng.
Có thể đa ra đây hai ví dụ về trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu dùng cho công trình Trung tâm thơng mại Văn Điển : Phiếu xuất kho:
Biểu 9
Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
Ngày 20 tháng 11 năm 2003
Theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Nợ TK 621 Số 181
Có TK 152
Họ và tên ngời nhận hàng : Nguyễn Ngọc Thanh
Địa chỉ (bộ phận) :
Lý do xuất kho : Xuất làm dầm
Xuất tại kho : Công trình TTTM Chợ Văn Điển
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t
Mã số
ĐV tính tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 Đá 1x2 M2 01 01 110.000 110.000 38
23 3 4 Dây thép 1 ly Thép Φ14A2 Thép Φ22A2 Kg Kg Kg 300 2265 7802.7 300 2265 7802.7 8.000 6095 6095 2.400.000 13.805.175 47.557.456 Cộng 63.872.631
Cộng thành tiền (bằng chữ): sáu ba triệu tám trăm bảy mời hai ngàn sáu trăm ba mơi mốt đồng.
T\trởng đơn vị P\trách BP sử dụng P\trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nếu xuất kho trong nội bộ, tức là chuyển nguyên vật liệu từ kho của công trình này sang kho của công trình khác hay từ kho của Xí nghiệp sang kho công trình thì Xí nghiệp dùng phiết xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03XK-3LL), loại hoá đơn này do Bộ tài chính phát hành (Biểu 10). Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (vật t, sản phẩm, hàng hoá) do phòng kế toán lập thành 4 liên:
+ Liên 1: Lu lại cuống
+ Liên 2: Giao cho bên nhận để đi đờng + Liên 3, 4: Dùng để thanh toán nội bộ
Căn cứ vào lệnh điều động của phòng kế hoạch và đã đợc Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt, kế toán viết hoá đơn theo các chỉ tiêu trong phiếu, 1 liên lu lại gốc, 1 liên giao cho ngời vận chuyển, hai liên còn lại dùng để thanh toán nội bộ. Khi xuất kho, thủ kho ghi ngày, tháng, năm xuất và ký vào các liên của phiếu, ngời nhận hàng ký vào các liên của phiếu theo số thực nhận
2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp.
Hiện nay, Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song, đợc tiến hành trên các chứng từ : Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Theo đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu đợc tiến hành nh sau :
2.3.3.1. Tại kho
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Các số liệu để ghi vào thẻ kho dựa vào các phiếu nhập kho và xuất kho hàng ngày.
Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một trang thẻ kho riêng và đợc sắp xếp theo từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu, phục vụ yêu cầu quản lý. Mỗi trang đợc đánh số trang và đợc ghi danh mục ở ngoài cho tiện việc đối chiếu hàng ngày. Khi có chứng từ nhập, xuất kho phát sinh, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, số l- ợng thực nhập, thực xuất, cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó để ghi số lợng nguyên vật liệu nhập xuất vào thẻ kho (Biểu 11, Biểu 12), kết hợp với số lợng tồn đầu kỳ để tổng hợp và đối chiếu số liệu tồn kho cuối kỳ.
Sau khi ghi thẻ, thủ kho sắp xếp các chứng từ, lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán, định kỳ, kế toán nguyên vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
Biểu 11:
Đơn vị: XNXL II
Tên kho: Công trình TTTM Chợ Văn Điển
Thẻ kho
(Trích tháng 11 năm 2003)
Tên vật liệu: Thép Φ14A2
Số danh điểm Đơn vị tính: Kg
Stt Chứng từ Trích yếu Ngày N, X
Số lợng Ghi chú
SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.200 1 140 2/11 Nhập của cửa hàng bà Loan 2/11 1.235 2 145 3/11 Nhập của Thắng- Thanh trì 3/11 850