I. Giới thiệu khái quát về Chi nhánh công ty tnhh nhà nớc một thành viên
3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật
3.1. Cơ cấu tổ chức và Bộ máy quản lý
Bộ máy của Công ty bao gồm: - Giám đốc - Các Phó Giám đốc - Phòng KD 1 - Phòng KD 3 - Phòng KD 5 - Phòng KD 7 - Phòng Tổ chức hành chính - Phòng Kế toán tài vụ - Ban quản lý dự án - Các phòng ban khác * Giám đốc
Giám đốc do Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm tr- ớc Tổng Công ty và pháp luật về việc quản lý và điều hành hoạt động của Chi nhánh Công ty. Công việc chính của Giám đốc là điều hành Công ty hoạt động theo hớng chỉ đạo của Tổng Công ty. Giám đốc Chi nhánh Công ty quyết định
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức nhân sự, tài chính của Công ty và chế độ hiện hành của Nhà nớc.
Ngoài ra Giám đốc còn có những nhiệm vụ sau:
- Đại diện của Chi nhánh Công ty trong quan hệ bên ngoài - Tất cả các hoạt động phải trình Giám đốc
- Uỷ quyền cho Phó Giám đốc với HĐ ngoại có giá trị 200.000USD và HĐ kinh tế giá trị 3 tỷ.
- Uỷ quyền cho trởng phòng KD với HĐ ngoại có giá trị 50.000USD và HĐ kinh tế giá trị 500 triệu đồng.
- Giám đốc phân công và uỷ quyền cho các Phó Giám đốc và các trởng phòng và các phụ trách xí nghiệp trực thuộc những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể và trách nhiệm cụ thể.
- Giám đốc chịu trách nhiệm cụ thể trớc pháp luật và toàn bộ nhân viên về chủ trơng, quyết định, hiệu lực điều hành và hiệu quả hoạt động của Chi nhánh Công ty.
- Tổ chức hoạt động kinh doanh cho phù hợp với điều kiện trong và ngoài Chi nhánh Công ty.
- Đại diện cho Chi nhánh Công ty khởi kiện, công chứng, giải quyết tranh chấp, tham gia tố tụng, thi hành án trớc cơ quan pháp luật.
- Có trách nhiệm triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Chi nhánh Công ty.
- Giữ vai trò chủ chốt trong giám sát, đôn đốc, kiểm tra và điều hành các nghị quyết trong Chi nhánh Công ty.
- Quy định nội quy lao động, tác phong làm việc, quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi của ngời lao động trong phạm vi đợc uỷ quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ của mình theo sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc về các công việc kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về hoạt động trong Chi nhánh Công ty.
- Quy định nội quy lao động, tác phong làm việc, quyết định các vấn đề liên quan đến quyền lợi của ngời lao động trong phạm vi đợc uỷ quyền.
- Thực hiện nhiệm vụ của mình theo sự uỷ quyền của Tổng giám đốc về các công việc kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về hoạt động của Chi nhánh Công ty.
- Thay mặt Công ty ký kết hợp đồng giao dịch với khách hàng, ký hợp đồng tín dụng và các hợp đồng khác.
- Báo cáo quyết toán từng năm và thời kỳ của doanh nghiệp
* Phó Giám đốc
Phó Giám đốc do Tổng Công ty đề cử và đợc sự nhất trí của các thành viên. Phó Giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Giám đốc về công việc của mình:
- Thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của Chi nhánh khi Giám đốc đi vắng và báo cáo lại kết quả hoạt động khi Giám đốc có mặt.
- Là ngời giúp giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty. - Tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình.
- Thay mặt doanh nghiệp ký kết các hợp đồng kinh doanh. - Chịu uỷ thác trong hợp đồng kinh tế cụ thể.
- Điều hành một số chức năng, bộ phận công tác do Giám đốc phân công.
- Thừa uỷ quyền của Giám đốc trong giao dịch đàm phán các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc.
Công việc của Phòng Tài chính tài vụ là phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, lập các bảng kê, định khoản kế toán và ghi sổ. Phòng tài chính tài vụ đợc chia làm 2 chức năng riêng: kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán có các nhiệm vụ sau: - Báo cáo tài chính 3 tháng một lần
- Bảo quản tài liệu và chứng từ đúng tiến độ - Thống kê, vào sổ các khoản chi phí trong ngày
- Thanh toán các khoản phải chi, tạm ứng tiền công tác cho cán bộ công nhân viên.
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và hạch toán theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn và tài sản của Chi nhánh Công ty.
- Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu chi tài chính.
- Tổng hợp, phân tích, thống kê các khoản thu chi trong Chi nhánh Công ty, các khoản phải thu, các khoản phải nộp, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty.
- Giám sát việc sử dụng nguồn vốn và tài sản của Chi nhánh Công ty. Báo cáo kịp thời khi phát hiện những báo động trong tỷ lệ vốn cố định và vốn l- u động.
- Phát hiện và báo cáo với cấp trên về các hành vi tham ô, tham nhũng, lãng phí.
- Cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết cho hoạt động của các phòng ban khác, giúp Giám đốc trong công tác lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong Chi nhánh của Công ty.
- Có quyền yêu cầu các phòng ban khác cung cấp số liệu và giấy tờ phục vụ cho việc lập kế hoạch.
- Có quyền báo cáo với cơ quan pháp luật về những sai phạm trong tài chính, kế toán của Chi nhánh Công ty.
- Phòng Tài chính tài vụ phối hợp với phòng Kinh doanh trong việc lập kế hoạch cũng nh kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, phối hợp với phòng Hành chính nhân sự trong công tác tổ chức lao động và công tác quản trị hành chính.
* Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Hành chính nhân sự có các nhiệm vụ sau:
- Quản lý con dấu, thực hiện công tác hành chính, văn phòng, phơng tiện giao thông, y tế, lễ tân của Chi nhánh Công ty.
- Thực hiện các công việc giao tiếp với khách hàng, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh Công ty, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ các nhân viên.
- Xây dựng các văn bản về tổ chức lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, kỷ luật, nội quy lao động trong Chi nhánh Công ty.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, thực hiện quản lý nhân sự trên máy vi tính, kịp thời phát hiện những sai phạm của cán bộ công nhân viên để đa ra các hình thức kỷ luật kịp thời.
- Thực hiện công tác quản trị hành chính.
- Phối hợp với phòng Tài chính tài vụ để thanh quyết toán các chi phí văn phòng.
- Phối hợp với phòng Kinh doanh trong công tác kế hoạch và luân chuyển chứng từ giao nhận hàng hoá và xuất nhập khẩu.
* Phòng Kinh doanh
Do quy mô cho nên phòng Kinh doanh của Chi nhánh Công ty kiêm luôn cả nhiệm vụ Marketing.
Phòng Kinh doanh trong Chi nhánh Công ty có các nhiệm vụ sau:
- Tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu thị trờng, giá cả, khai thác và xử lý thông tin để có những quyết định đúng đắn.
- Tổ chức việc kinh doanh để đảm bảo doanh thu cho Chi nhánh Công ty.
- Xây dựng và triển khai công tác kinh doanh của Chi nhánh Công ty tr- ớc mắt và lâu dài.
- Lập ra các phơng án quản lý và thu hồi công nợ.
- Xây dựng các chiến lợc mở rộng thị trờng, mở rộng đối tợng khách hàng, triển khai công tác Marketing có hiệu quả, nâng cao hình ảnh của Chi nhánh Công ty.
- Công việc chính của phòng Kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hoá và XNK hàng hoá cho các hợp đồng của khách hàng. Việc thực hiện giao nhận này trong Công ty do một bộ phận thuộc phòng Kinh doanh đảm nhận.
- Bộ phận Marketing có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tạo mối quan hệ lâu dài và thu hút khách hàng tiềm năng khác.
- Sau khi bộ phận Marketing tìm kiếm đợc khách hàng thì bộ phận nghiệp vụ có nhiệm vụ thực hiện hợp đồng đối với khách hàng. Bộ phận nhgiệp vụ này lại đợc phân công làm hai đội nhỏ, một đội chuyên thực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu và một đội thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu.
Hình 1. 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Chi nhánh Công ty TNHH Nhà N- ớc một thành viên xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội-Trung tâm thơng mại
và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội