III. Các hình thức tổ chức sổ kết toán áp dụng trong hạch toán tiêu thụ sản phẩm.
a. Sổ nhật ký chung.
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ Cái.
Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung đợc dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Kết cấu sổ nhật ký chung đợc qui định thống nhất theo mẫu ban hành nh sau:
Nhật ký chung
Năm 200N
Ngày tháng
Chứng từ Nội dung Đã vào TK đối ứng Số tiền
Số hiệu
Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên trong trờng hợp một hoặc một sốđối tợng kế toán có số lợng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tờng kế toán đó.
Các sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung nên phơng pháp ghi chép tơng tự nh sổ nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp, các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ nhật ký chung. Trong trờng hợp này căn cứ để ghi sổ cái là sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt.
Thông thờng Nhật ký đặc biệt có kết cấu không giống nhau vì yêu cầu nội dung hạch toán của mỗi đối tợng khác nhau. Ví dụ: Nhật ký thu (chi) tiền có kết cấu khác với Nhật ký mua (bán) hàng...
Đơn vị... Địa chỉ...
Nhật ký thu (chi) tiền.
Năm...
Ngày tháng vào sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ (Có) TK Ghi Nợ (Có)TK Số hiệu Ngày tháng TK... TK... TK khác Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng
Đơn vị... Địa chỉ... Nhật ký mua (bán) hàng Năm... Ngày tháng vào sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu khách hàng (phải trả nhà cung cấp)
Ghi có TK doanh thu (ghi nợ các TK) Số hiệu Ngày tháng TK... TK... TK khác Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng
Doanh nghiệp có thể mở một hay một số Nhật ký đặc biệt nh đã nêu trên để ghi chép. Trờng hợp cần mở thêm các sổ Nhật ký đặc biệt khác phải tuân theo các nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định.
b. Sổ Cái.
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Đặc trng kết cấu nội dung ghi chép trên sổ Cái của hình thức Nhật ký chung là:
- Sổ Cái đợc ghi sau sổ Nhật ký xét trên góc độ thứ tự phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đã đợc chứng từ hoá.
- Sổ Cái ghi theo từng đối tợng ứng với mỗi tài khoản cần mở.
- Cơ sở ghi sổ Cái là sổ Nhật ký chung.
- Cách ghi sổ Cái: Nhặt số liệu theo đối tợng trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái của đối tợng đó. Trên sổ Cái, tài khoản cần ghi chú trang nhật ký phản ánh số liệu đã ghi để tiện kiểm tra, đối chiếu ngày cuối kỳ.
Mẫu sổ Cái của hình thức Nhật ký chung đợc thiết kế nh sau: Đơn vị...
Địa chỉ...
Sổ Cái
Tài khoản ... Số hiệu...
Năm 200N Ngày tháng vào sổ Chứng từ Diễn giải Đối chiếu Nhật ký Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày tháng Trang dòng Nợ Có
Số d đầu kỳ
Cộng: Số d cuối kỳ