Qỳa trỡnh phõn tớch cụng việc trong doanh nghiệp

VI. Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến chất lượng nguồnnhõn lực.

3.1Qỳa trỡnh phõn tớch cụng việc trong doanh nghiệp

-Phõn tớch cụng việc là một tiến trỡnh xỏc định một cỏch cú hệ thống cỏc nhiệm vụ và cỏc kỹ năng cần thiết để thực hiện cỏc cụng việc trong một tổ chức. Núi một cỏc cụ thể hơn, phõn tớch cụng việc là một tiến trỡnh mụ tả và ghi lại mục tiờu của một cụng việc, cỏc nhiệm vụ và hoạt động của nú, cỏc điều kiện hoàn thành cụng việc, cỏc kỹ năng, kiến thức và thỏi độ cần thiết để hoàn thành cụng việc.

Phõn tớch cụng việc là một hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, thiếu nú thỡ năng suất lao động sẽ thấp, cụng nhõn viờn sẽ dẫm chõn lờn nhau hoặc đổ lỗi cho nhau, khụng ai biết rừ trỏch nhiệm quyền hạn của mỡnh, lượng bổng, thăng tiến sẽ tuỳ tiện, việc đào tạo, huẫn luyện sẽ khú khăn, nhà quản lý thỡ khú hoạch định nhõn sự.

Mục đớch của phõn tớch cụng việc là để trả lời cỏc cõu hỏi:

2)Khi nào cụng việc được hoàn tất ? 3)Cụng việc được thực hiện ở đõu

4)Cụng nhõn viờn làm cụng việc đú như thế nào ? 5)Tại sao phải thực hiện cụng việc đú ?

6)Để thực hiện những cụng việc đú cần hội đủ những tiờu chuẩn trỡnh độ nào ?

Phõn tớch cụng việc được thực hiện trong trường hợp: thứ nhất là khi tổ chức được thanh lập và chưa tiến hành chương trỡnh phõn tỏch cụng việc; thứ hai là khi cần cú thờm một cụng việc mới; thứ ba là khi cỏc cụng việc phải thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, cỏc phương phỏp, thủ tục hoặc hệ thống mới.

Việc phõn tớch cỏc cụng việc đem lại cỏc lợi ớch sau:

-Bảo đảm thành cụng hơn việc sắp xếp, thuyờn chuyển và thăng thưởng nhõn viờn.

-Loại bỏ nhiều bất bỡnh đẳng về mức lương qua việc xỏc định rừ nhiệm vụ và trỏch nhiệm của cụng việc

-Tạo kớch thớch lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp cỏc mức thăng thưởng

-Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiờu chuẩn hoỏ cụng việc và từ đú gớup nhà quản lý cú cơ sỏ để làm kế hoạch phõn chia thời gian biểu cụng tỏc.

-Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về cụng việc hoặc trỡnh độ của họ.

-Tạo cơ sở để cỏc nhà quản trị nhõn viờn hiểu nhau nhiều hơn

Từ nội dung, mục đớch cũng như lợi ớch của cụng tỏc phõn tớch cụng việc đó chỉ ra cho chỳng ta thấy sự tỏc động của nú tới chất lượng nguồn nhõn lực trong tổ chức.

3.2 Cụng tỏc tuyển dụng người lao động vào làm việc cho cụng ty.

Để cú được đội ngũ người lao động như ý, cỏc nhà quản lý phải tiến hàng cụng việc tuyển dụng lao động cho phự hợp với cụng việc. Tuyển dụng lao động là một việc làm quan trọng nhằm chọn ra một đội ngũ lao động đỏp ứng được những yờu cầu nhất định nào đú của nhà quản lý, đõy là cụng tỏc được tiến hành trong suốt quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp, bắt đầu từ khi doanh nghiệp mới ra đời.

Doanh nghiệp hoạt động trong một mụi trường khụng ngừng biến động, Cựng với sự biến động của cỏc yếu tố như thị trường, khỏch hàng, năng lực cạnh tranh, khoa học kỹ thuật … Những đũi hỏi về nguồn nhõn lực cũng đồng thời biến động theo. Cỏc nhà quản lý phải nắn được sự biến động này từ đú lập kế hoạch nhõn sự một cỏnh hợp lý, chớnh xỏc. Thụng thường, trong khi lập kế hoạch nhõn sự, cỏc nhà quản lý thấy rằng cần phải thờm nhõn sự, và sau khi đó tỡm cỏc giải phỏp khỏc xem cú đỏp ứng nhu cầu về nhõn sự khụng, nhà quản lý mới quyết định thực hiện quỏ trỡnh tuyển dụng.

Qỳa trỡnh tuyển dụng bắt đầu bằng những thụng bỏo tỡm người thụng qua cỏc phương tiện thụng tin: đài, bỏo chớ, truyền hỡnh hoặc qua những người quen, hoặc qua chớnh những nhõn viờn trong doanh nghiệp . Đồng thời với thụng tin tỡm người là một bảng trong đú ghi rừ những yờu cầu của người tuyển dụng mà người xin việc phải ghi rừ trong hồ sơ. Tuỳ vào từng loại cụng việc để để ra những yờu cầu khỏc nhau về trỡnh độ chuyờn mụn, tay nghề cũng nhe cỏc yếu tố về phẩm chất, cú những cụng việc đũi hỏi kỹ năng, cú những cụng việc đũi hỏi khả năng học hỏi và cú những cụng việc lại coi yếu tố nhõn cỏch là quan trọng nhất …Cỏc hồ sơ này sẽ được tiếp nhận và được xem xột, sau khi đó chọn được hồ sơ phự hợp thỡ phải tiến hành gặp mặt và kiểm tra trỡnh độ trờn thực tế, Nếu người này thực sự đỏp ứng được cỏc yờu cầu đặt ra thỡ sau khi khỏm sức khoẻ và làm một số việc cần thiết mới được ký hợp đồng thử việc. Sau quỏ trỡnh thử việc nếu đạt yờu cầu thỡ mới được ký hợp đồng làm việc chớnh thức.

Như vậy, tuỳ theo yờu cầu của từng doanh nghiệp khỏc nhau, quỏ trỡnh tuyển dụng sẽ diễn ra với những đũi hỏi khỏc nhau đối với người lao động . Nếu quỏ trỡnh tuyển dụng thực hiện nghiờm tỳc, cụng bằng thỡ chất lượng nguồn nhõn lực của doanh nghiệp phụ thuộc khỏ nhiều vào những tiờu chuẩn đề ra trong quỏ trỡnh tuyển dụng nguồn nhõn lực vào làm trong doanh nghiệp .

3.3 Cụng tỏc đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực.

Cựng với sự phỏt triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và cụng nghệ, cựng với sự thay đổi khụng ngừng về thị hiếu người tiờu dựng theo xu hướng ngày càng khú tớnh, cựng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt khụng những trờn thị trưũng trong nước mà cả thị trường quốc tế, vấn đề đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực khụng cũn là vấn đề muốn hay khụng mà nú là vấn đề sống cũn của mỗi doanh nghiệp . Việc đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực phải thực hiện đối với mọi cấp lónh đạo và xuống tận những cụng nhõn cú tay nghề thấp nhất.

Chỳng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chúng mặt. Đú là thời đại bựng nổ cụng nghệ, bựng nổ thụng tin. Những “bựng nổ” này đó tỏc động mạnh tới dõy truyền sản xuất, đến cung cỏch quản lý, đến nếp sống và suy nghĩ của mọi người trong xớ nghiệp. Và cũng chớnh sự bựng nổ này mà cấp lónh đạo thẫy cần phải trang bị cho mọi người cỏc kiến thức và kỹ năng mới để theo kịp với sự thay đổi. Nhu cầu đào tạo và phỏt triển trở nờn cấp bỏch hơn bao giờ hết. Cỏc chương trỡnh đào tạo và phỏt triển đúng vai trũ quan trọng trong việc chuẩn bị đối phú với những thay đổi trong tương lai.

Mục tiờu tổng quỏt của cụng tỏc đào tạo và huấn luyện phản ỏnh qua ba yếu tố sau: đào tạo ( Training ). giỏo dục ( education ), và phỏt triển (development)

Đào tạo: bao gồm cỏc hoạt động nhằm mục đớch nõng cao tay nghề hay

Giỏo dục: bao gồm cỏc hoạt động nhằm cải tiến và nõng cao sự thuần

thục khộo lộo của một cỏ nhõn một cỏch toàn diện theo một hướng nhất định nào đú vượt ra ngoài cụng việc hiện hành. Cỏc khoỏ hội thảo nhằm phỏt triển kỹ năng lónh đạo chẳng hạn nằm trong lĩnh vực này.

Phỏt triển: bao gồm cỏc hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhõn viờn theo

kịp với cơ cấu tổ chức khi nú thay đổi và phỏt triển . Cỏc khoỏ học tại đại học cung cấp cho cỏc nhà quản trị những khiến thức mới là một loại điển hỡnh của phỏt triển .

Tiến trỡnh đào tạo và phỏt triển bắt đầu bằng giai đoạn xỏc định rừ nhu cầu đào tạo và phỏt triển . Giai đoạn kế tiếp là ấn định cỏc mục tiờu cụ thể. Hai cõu hỏi chủ yếu phải nờu ra đú là “ Cỏc nhu cầu đào tạo của cụng ty là cỏc nhu cầu nào ?” và “ Cụng ty muốn thực hiện những mục tiờu gỡ thụng qua nỗ lực đào tạo và phỏt triển”. Cỏc mục tiờu cú thể rất hạn hẹp, giới hạn vào khả năng của một chức vụ nào đú. Mục tiờu cũng cú thể dàn trải rộng rói như nõng cao kỹ năng quản trị của tất cả cỏc cấp quản trị tuyến thứ nhất gồm cỏc quản đốc, đốc cụng và kiểm soỏt viờn.

Trờn thế giới hiện nay cú rất nhiều phương phỏp đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực . Ta cú thể nờu ra một số phương phỏp đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực thường được sử dụng ở cỏc cụng ty, doanh nghiệp tại Vịờt Nam: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Dạy kốm

- Hội nghị, thảo luận - Thực tập tại phõn xưởng. - Học trờn bàn giấy

- Đào tạo tại chỗ - Đào tạo học nghề

- Đào tạo xa nơi làm việc

Đào tạo và phỏt triển là một quỏ trỡnh diễn ra liờn tục trong suốt quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp . Nhà quản lý cần phải kịp thời thấy trước những thay đổi để kịp thời đào tạo và phỏt triển lực lượng lao động của mỡnh. Chớnh mục tiờu của cụng tỏc đào tạo huấn luyện thể hiện ở 3 thành tố:

đào tạo. giỏo dục và phỏt triển đó núi lờn sự tỏc động như thế nào của cụng tỏc này đối với chất lượng nguồn nhõn lực trong một tổ chức

Ở nước ta hiện nay, việc đầu tư cho đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực vẫn khiờm tốn, cỏc phương phỏp đào tạo và phỏt triển cũn hạn hẹp. Đú là một cản trở đối với việc nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực, đú cũng là cản trở đối với tiến trỡnh đi lờn của nền kinh tế nước ta giai đoạn tới.

3.4 Việc sắp xếp , sử dụng nguồn nhõn lực trong cụng ty.

ễng cha ta từng núi “ Thiờn thời, địa lợi, nhõn hoà” Nhưng thiờn thời khụng bằng địa lợi, địa lợi khụng bằng nhõn hoà. Muốn cho “ Nhõn” được “ Hoà” cần phải biết “ Thuật dựng người”. Thuật dựng người được cỏc nước Âu – Mỹ túm gọn trong cõu “ Đỳng người, đỳng lỳc, đỳng chỗ” (The right man in the right place at the right time) – nghĩa là lựa chọn đỳng người, bố trớ đỳng vị trớ vào đỳng thời điểm cần thiết.

Một doanh nghiệp dự cú khối tài sản lớn, mỏy múc thiết bị hiện đại, ban giỏm đốc đề ra cỏc chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng cỏc thành viờn của cụng ty lại được bố trớ vào cỏc cụng việc khụng phự hợp với khả năng, năng khiếu, kiến thức chuyờn mụn của họ, chắc chắn doanh nghiệp ấy sẽ thất bại.

Sau khi tuyển chọ nhõn lực của cụng ty, nhà quản lý cần tiến hàng thực hiện việc sắp xếp và sử dụng nguồn nhõn lực . Việc bố trớ nhõn lực cần phải căn cứ vào năng lực của người lao động . Muốn thế cần phải đỏnh giỏ xem với năng lực và phẩm chất đú cú phự hợp với cụng việc mà mỡnh cần giao hay khụng.

Thụng thường mỗi người cú một năng khiếu trong một lĩnh vực nào đú. Nếu nhà quản lý phỏt hiện ra và đặt nú vào đỳng chỗ thỡ năng khiếu này sẽ được phỏt huy với hiệu qủa tối đa. Cũn nếu người nào khụng thể hiện năng khiếu nào, nhưng đó được dào tạo kỹ ở ngành nghề, lĩnh vực nào đú thỡ cũng nờn xếp họ vào vị trớ thớch hợp. Việc sắp xếp, sử dụng nguồn nhõn lực một cỏch khoa học khụng những làm cho người lao động thoả món, phỏt huy khả năng và tớnh sỏng tạo của họ mà nú cũn làm cho quỏ trỡnh hoạt động của

doanh nghiệp diễn ra trụi chảy, mang lại lợi ớch lớn lao cho doanh nghiệp đú.

3.5 Việc theo dừi và đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc của người lao động.

Khụng phải khi nào cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp cũng tiến hành cụng việc của mỡnh một cỏch xuụn sẻ. Chớnh vỡ vậy cần phải cú sự theo dừi, giỏm sỏt và đụn đốc họ một cỏch kịp thời, việc làm này sẽ trỏnh được những sai hỏng trong sản xuất kinh doanh cũng như những thay đổi theo hướng xấu đi về thỏi độ của người lao động đối với cụng việc của họ. Mặt khỏc, việc làm đú cũng giỳp cho nhà quản lý phỏt hiện ra những người cú năng lực, cú tinh thần trỏch nhiệm … để làm cơ sở cho việc để bạt sau này

Đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc là một hệ thống chớnh thức duyệt xột và đỏnh giỏ sự hoàn thành cụng việc của mỗi cỏ nhõn theo định kỳ. Đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc của nhõn viờn là chỡa khoỏ giỳp doanh nghiệp cú cơ sở hoạch định, tuyển mộ, phỏt triển tài nguyờn nhõn sự, cũng như đền bự đói ngộ, phỏt triển nghề nghiệp, và tương quan nhõn sự. Quản trị tài nguyờn nhõn sự thành cụng hay khụng thành cụng là do doanh nghiệp biết đỏnh giỏ đỳng thành tớch làm việc của nhõn viờn hay khụng. Việc đỏnh giỏ này khụng những mang ý nghĩa thẩm định lượng gớa mà cũn cú ý nghĩa cụng nhận khả năng và thành tớch của nhõn viờn trong một khoảng thời gian nhất định.

Đỏnh giỏ thành tớch cụng tỏc là một việc rất khú khăn, bởi vỡ khụng ai muốn mỡnh bị người khỏc đỏnh giỏ, trừ khi họ hoàn thành tốt cụng việc, cũng khụng ai muốn phải tự đỏnh giỏ mỡnh. Song, đỏnh giỏ thành tớch cụng việc lại là một cơ sở quan trọng cho việc khen thưởng, động viờn hay kỷ luật, cũng như nú giỳp nhà quản trị trả lương một cỏch cụng bằng. Vỡ vậy việc đỏnh gớa thành tớch cụng việc phải được tiến hàng kỹ lưỡng và khỏch quan mới tạo được niềm tin cho người lao động .

Mục tiờu tổng quỏt của hệ thống đỏnh giỏ thành tớch cụng việc là đỏnh giỏ nhõn viờn và cung cấp thụng tin phản hồi cho nhõn viờn (nghĩa là cấp trờn nhận định gỡ về sự hoàn thành cụng việc của nhõn viờn ) nhằm nõng cao

và cải thiện hiệu năng cụng tỏc của nhõn viờn và nõng cao hiệu quả của toàn cơ quan, xớ nghiệp.

Đỏnh giỏ thành tớch cụng việc sẽ cho cụng ty biết nhu cầu đào tạo, giỏo dục, và phỏt triển đối với cụng nhõn viờn. Nhờ hệ thống đỏnh giỏ này, cấp quản trị sẽ xỏc định được những khuyết điểm và khiếm khuyết của nhõn viờn, từ đú, họ sẽ triển khai chương trỡnh đào tạo và phỏt triển nhõn sự, nhằm làm cho họ tối thiểu hoỏ cỏc khuyết điểm, phỏt huy điểm mạnh của họ

Nhờ cỏc dữ liệu khi đỏnh giỏ thành tớch cụng việc nhà quản trị thấy được điểm mạnh, điểm yếu và tiềm năng cụng tỏc của họ. Từ đú giỳp họ phỏt triển và thực hiện cỏc kế hoạch thăng tiến về nghề nghiệp của họ. Cũng như nhờ hệ thống đỏnh giỏ thành tớch cụng việc, cỏc cấp quản trị sẽ cú cỏc quyết định tăng lương, thưởng đối với nhõn viờn . Để khuyến khớch người lao động hoàn thành cụng tỏc tốt cần thiết kế và thực hiện hệ thống đỏnh giỏ thành tớch cụng việc cụng bằng, hợp lý.

Cú nhiều phương phỏp đỏnh giỏ thành tớch cụng việc của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp như: phương phỏp mức thang điểm, phương phỏp xếp hạng …Để đạt được cỏc mục tiờu của việc đỏnh giỏ thành tớch cụng việc cũng như để việc đỏnh giỏ thành tớch cụng việc một cỏch cú hệ thống, nhà quản lý phải nắm được cỏc chớnh sỏch của tổ chức. Nhỡn chung, cỏc chớnh sỏch đỏnh giỏ thành tớch cụng việc của cụng ty như sau:

1-Duy trỡ cỏc khuyết khớch đối với cỏc thành tớch vượt trội

2-Duy trỡ và cải tiến chất lượng lónh đạo đồng thời thăng thưởng cho những người được đỏnh giỏ tốt.

3-Đẩy mạnh cơ hội cho nhõn viờn cú khả năng tham gia vào cỏc quyết định quản trị mà họ am hiểu.

4-Làm cho nhõn viờn hội nhập và gắn bú với tổ chức cũng như cỏc mục tiờu của tổ chức

5-Tăng cường tối đa cỏc cơ hội để nhõn viờn cú thể phỏt triển, khẳng định được tỏi năng cao nhất của mỡnh, và phỏt triển tiềm năng.

6-Cấp quản trị luụn luụn là người thầy, người huấn luyện viờn giỳp đỡ và kốm cặp lực lượng lao động của mỡnh.

7-Nhà quản trị khụng vi phạm cỏc luật lệ của nhà nước và của cụng ty nưó là khụng kỳ thỡ, phỏi tớnh,khụng phõn biệt chủng tộc, khụng phõn biệt