Công ty Thuốc lá Thăng Long.
1. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
1.1. Bộ phận phụ trách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Phòng Tổ chức-Nhân sự chịu trách nhiệm chính. Cụ thể:
• Xác định nhu cầu, lập kế hoạch về các hoạt động đào tạo trong phạm vi Công ty.
• Tổng hợp tài liệu đào tạo sử dụng trong Công ty trình Giám đốc. • Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt.
• Theo dõi kiểm tra, đánh giá và tổng hợp kết quả đào tạo. • Lưu trữ hồ sơ đào tạo.
Các bộ phận khác:
• Xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị mình theo biểu mẫu, gửi về phòng Tổ chức-Nhân sự.
• Biên soạn tài liệu đào tạo theo sự phân công của Phòng Tổ chức-Nhân sự.
• Tham gia đào tạo theo sự phân công.
• Gửi kết quả đào tạo kèm cặp tại chỗ về Phòng Tổ chức-Nhân sự theo biểu mẫu.
Có thể thấy bộ máy thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Phòng Tổ chức-Nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty, các phòng ban, đơn vị đều có cán bộ phụ trách công tác đào tạo thực hiện các công việc có liên quan đến đào tạo tại
đơn vị mình. Cụ thể, hàng năm căn cứ và nhu cầu đào tạo do các đơn vị gửi lên, Phòng Tổ chức-Nhân sự lập kế hoạch đào tạo và trình Giám Đốc phê duyệt. Kế hoạch sau khi được phê duyệt sẽ được phòng Tổ chức-Nhân sự xây dựng chương trình đào tạo và thông báo đến các đơn vị về nội dung khoá học, thời gian, địa điểm, số lượng học viên, tổ chức thi, chấm thi… Trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn người cử đi học, và tuỳ từng nội dung khoá học, các đơn vị sẽ lựa chọn cán bộ làm công tác giảng dạy, xây dựng nội dung bài giảng,…
Nhờ có sự phân công rõ ràng cho từng bộ phận nên công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, không bị chồng chéo về nhiệm vụ.
1.2. Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
- Vào tháng 01 hàng năm, các đơn vị căn cứ nhu cầu đào tạo cần thiết của đơn vị để hoàn thành kế hoạch, lập phiếu yêu cầu đào tạo thi nâng bậc công nhân, nâng lương cán bộ công nhân viên theo mẫu và gửi về phòng Phòng Tổ chức-Nhân sự.
- Khi có các lớp học mà Tổng Công ty tổ chức và gửi xuống các Công ty thành viên đề nghị cử người tham dự hoặc khi Nhà nước ban hành những chính sách, quy định mới, hoặc có những kỹ thuật công nghệ mới tiên tiến có thể áp dụng trong sản xuất kinh doanh của Công ty thì Công ty cũng tiến hành xem xét tổ chức lớp học để đào tạo cho cán bộ công nhân viên.
- Ngoài ra, nhu cầu đào tạo cũng xuất phát từ nguyện vọng muốn học tập của người lao động, khi đó người lao động sẽ làm đơn trình bộ phận quản lý công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
Phòng Tổ chức-Nhân sự sẽ tập hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị và lập kế hoạch đào tạo của toàn Công ty trong năm bao gồm: nội dung đào tạo, số lượng, thời gian, địa điểm, kinh phí đào tạo.
Hiện nay, Công ty đã xây dựng được bản mô tả công việc cho các chức danh công việc cũng như các bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng chức danh công việc nhưng nhìn chung vẫn còn sơ sài và chưa khoa học, khiến cho công tác đánh giá thực hiện công việc để làm căn cứ xác định xem trình độ thực tế của người lao động, xem họ còn thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng gì để thực hiện công việc vẫn chưa chính xác.
Thực tế hiện nay ngoại ngữ và tin học đang là những kỹ năng cần thiết cho mọi cán bộ công nhân viên nhất là đội ngũ lao động quản lý trong thời kỳ kinh tế hội nhập, thì trong Công ty Thuốc lá Thăng long đây lại là những kỹ năng đang thiếu và yếu, nhu cầu đào tạo những kỹ năng này là lớn nhưng lại chưa được Công ty quan tâm đào tạo. Qua điều tra, có tới hơn 50% số phiếu mong muốn được đào tạo các kiến thức và kỹ năng phục vụ công việc đang làm cũng như để nâng cao kiến thức về tiếng anh và tin học. Trong ba năm qua, Công ty cũng đã tổ chức được những khó học tiếng anh ngoài giờ nhưng nhìn chung số lượng còn ít và hiệu quả thực hiện so với kế hoạch còn thấp, các khoá đào tạo về tin học thì rất ít.
Bên cạnh đó, hiện nay Công ty vẫn chưa có các phần mềm quản lý nhân sự, mà chủ yếu thông tin về người lao động được lưu giữ trong hồ sơ bằng giấy của từng người. Những thông tin có liên quan đến người lao động được lưu trên máy tính chỉ gồm các nội dung sau: Họ và tên, giới tính, tuổi, đơn vị, nghề nghiệp chức vụ, bậc lương, số sổ BHXH. Còn các thông tin như thâm niên, trình độ ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị thì chỉ có trên hồ sơ của từng người. Như vậy muốn xem xét trình độ của từng người phải tìm trong từng hồ sơ. Do đó, có thể ảnh hưởng đến tiến độ, độ chính xác của công tác xác định nhu cầu đào tạo.
Như vậy, phương pháp và các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo của Công ty còn một số hạn chế dẫn đến xác định nhu cầu đào tạo không chính xác, dễ gây lãng phí về thời gian, tiền bạc mà hiệu quả đào tạo thu được không cao. Do đó, Công ty cần xem xét và khắc phục để nâng cao hiệu quả đào tạo.
1.3. Xác định mục tiêu đào tạo.
Trong thời gian qua, Công ty đã quan tâm đến việc xác định mục tiêu đào tạo ngắn và trung hạn.Các thông báo về khoá học được gửi đến cho các phòng ban phân xưởng rất đầy đủ: Tên khoá học, số lượng người dự kiến đào tạo, thời gian, địa điểm dự kiến đào tạo, mục tiêu đào tạo là sẽ cung cấp những kiến thức kỹ năng gì, đối tượng theo học là ai, trình độ như thế nào,…. đều rất cụ thể.
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong xác định mục tiêu đào tạo trong dài hạn, để chuẩn bị cho việc thực thi dự án di dời Nhà máy, Công ty đã có kế hoạch đào tạo từ 1, 2 năm trước nhưng những mục tiêu vẫn còn chung chung là đào tạo và phát triển nhằm nâng cao trình độ cho người lao động phù hợp với sự phát triển của Công ty và đáp ứng được yêu cầu công nghệ sản xuất hiện đại, tiếp cận với những kỹ thuật công nghệ và phương pháp quản lý tiên tiến, nâng cao năng suất lao động, hoàn thành vượt mức các kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra.
1.4. Lựa chọn đối tượng đào tạo.
Việc lựa chọn đối tượng để cử đi đào tạo có tác động rất lớn tới kết quả của khoá đào tạo, kết quả học tập của học viên cũng như chất lượng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
Hàng năm, trên cơ sở nội dung khoá học, số lượng người được đào tạo, các đơn vị đăng ký danh sách những người được cử đi học và gửi về Phòng Tổ chức-Nhân sự, đồng thời bố trí tạo điều kiện cho những người trong danh
sách đi học. Việc cử ai đi học được tiến hành căn cứ vào những tiêu thức khác nhau tuỳ theo từng nội dung đào tạo.
Đối với thi nâng bậc: Công ty có tiêu chuẩn cụ thể được quy định trong quy chế đào tạo.
Đối với đào tạo lại, đào tạo thêm nghề mới, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì việc lựa chọn đối tượng đào tạo là do người lãnh đạo đơn vị lập danh sách thông qua nguyện vọng của người lao động và nội dung khoá học, kết quả thực hiện công việc của người lao động, ý kiến chủ quan của người lãnh đạo đơn vị.
1.5. Phương pháp đào tạo.
1.5.1. Đào tạo trong công việc: Kèm cặp, học nghề, chỉ dẫn công việc. 1.5.2. .Đào tạo ngoài công việc:
- Tổ chức lớp cạnh doanh nghiệp. - Cử đi học ở các trường, trung tâm. - Hội thảo, học tập ở nước ngoài.
Công ty chủ yếu áp dụng phương pháp kèm cặp, học nghề, chỉ dẫn công việc và tổ chức lớp cạnh doanh nghiệp theo phương thức xen kẽ: Tuỳ vào nội dung và mục tiêu môn học mà tỷ lệ xen kẽ khác nhau, nhưng trung bình thì cứ 1 tuần học viên học lý thuyết tại lớp cạnh doanh nghiệp thì lại được đào tạo kèm cặp, chỉ dẫn thực hành dưới phân xưởng 1 tuần. Đây là phương pháp đào tạo hợp lý, hiệu quả, sát với công việc thực tế.
1.6. .Xây dựng nội dung chương trình đào tạo và lựa chọn đội ngũ giáo viên giảng dạy.
1.6.1. Về nội dung chương trình giảng dạy.
Nội dung đào tạo của Công ty chủ yếu tập trung vào đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về dẫn máy và kỹ năng bán hàng.
Việc xây dựng nội dung các chương trình đào tạo được tiến hành rất nghiêm ngặt, do chính các cán bộ giáo viên giảng dạy biên soạn, sau đó đó gửi về bộ phận quản lý đào tạo (Phòng Tổ chức-Nhân sự) kiểm tra và phê duyệt để tiến hành biên tập và hiệu đính.
Nội dung đào tạo xen kẽ cả lý thuyết và thực hành nên sát với thực tế công việc và tình hình thực tế ở Công ty, do đó học viên được đào tạo có thể áp dụng những kiến thức, kỹ năng được học vào thực tế.
1.6.2. Đội ngũ giáo viên giảng dạy.
phụ trách giảng dạy về nguyên liệu thuốc lá; Phòng Quản lý chất lượng phụ trách giảng dạy về những vấn đề liên quan đến thuốc lá điếu; Giảng dạy về các thiết bị sản xuất sẽ do Phòng kỹ thuật cơ điện (cán bộ trực tiếp quản lý thiết bị về sản xuất thuốc lá) hoặc do các kỹ thuật viên dưới phân xưởng sản xuất thuốc lá phụ trách.
• Trình độ: Đại học và trên Đại học
• Nghiệp vụ: Đã qua đào tạo về sư phạm nhưng quan trọng vẫn là kinh nghiệm
- Giáo viên giảng dạy cho Công nhân kỹ thuật (Chủ yếu là đào tạo nâng bậc): Là cán bộ trực tiếp về kỹ thuật:
Đào tạo lý thuyết: 100% do Phòng Kỹ thuật cơ điện đảm nhiệm.
Đào tạo thực hành: Chủ yếu là do kỹ thuật viên dưới phân xưởng phụ trách và Phòng Kỹ thuật cơ điện hỗ trợ trong đào tạo nâng cao trình độ.
• Trình độ: Đại học và trên Đại học • Nghiệp vụ: Kinh nghiệm
- Đối với đào tạo kiến thức cơ bản: Đào tạo ngắn hạn về sửa chữa thiết bị, gia công cơ khí thì Công ty đặt hàng cho các trường lớp, trung tâm đào tạo. (Đào tạo ngoài theo hợp đồng)
1.7. Nguồn kinh phí và cơ sở vật chất phục vụ công tác Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
1.7.1. Nguồn kinh phí đào tạo
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch đào tạo, phòng Tổ chức-Nhân sự tiến hành dự tính chi phí đào tạo, trình Giám Đốc và Tổng công ty phê duyệt.
- Đối với đào tạo phục vụ thì chi phí đào tạo sẽ được tính vào chi phí sản xuất. Tất cả các chi phí như: chi phí biên soạn giáo án, giáo trình, chi phí in ấn tài liệu phục vụ cho các khóa đào tạo, tiền ra đề kiểm tra, đề thi, tiền coi
thi, chấm thi,…đều do giáo viên phụ trách và tính vào tiền lương của giáo viên.
- Đối với đào tạo khi Đầu tư công nghệ mới (đổi mới dây chuyền công nghệ) thì chi phí đào tạo sẽ được trích từ quỹ Đầu tư và phát triển.
- Chi phí quản lý do phòng Tổ chức-Nhân sự chịu trách nhiệm.
Bảng 5. kinh phí đào tạo qua các năm 2005, 2006, 2007. Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2007/2005
Số tiền % Chi phí đào tạo 61,210 63,200 88,420 27,210 44,45 Chi phí đào tạo bình
quân 1 lượt người 0,502 0,575 0,597 0,095 18,93
(Nguồn: Phòng Tổ chức-Nhân sự)
Tổng kinh phí đào tạo của Công ty trong 3 năm qua tăng lên, năm 2005 là 61,210 triệu đồng, năm 2007 đã tăng lên 88,420 triệu đồng, tức là tăng 27,210 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 44,45%. Đồng thời, chi phí đào tạo bình quân 1 người cũng tăng lên, năm 2005 là 0,502 triệu đồng, năm 2007 đã lên đến 0,597 triệu đồng, tức là tăng lên 0,095 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 18,93%. Điều đó cho thấy là Công ty đã có sự quan tâm đến công tác Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
1.7.2. Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho đào tạo.
- 2 lớp học với 45 chỗ ngồi, được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đào tạo như bàn ghế, bảng, phấn, và một số dụng cụ học tập. Qua điều tra thì 100% các học viên đã từng tham gia các khoá đào tạo đều đánh giá là cơ sở vật chất trang thiết bị đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu đào tạo.
1.8. Khâu đánh giá hiệu quả của công tác Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nâng cao trình độ cho người lao động, bù đắp bổ sung những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng cho người lao động, cập nhật những kiến thức mới, những phương pháp sản xuất kinh doanh mới, những tiến bộ của khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Vì vậy, hàng năm cần phải tiến hành đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là để rút ra những gì đã làm được, những gì chưa làm được và nguyên nhân tại sao để đề ra những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong những lần sau.
Ở Công ty Thuốc lá Thăng long, cứ 12 tháng sau khi đào tạo Công ty lại tiến hành đánh giá hiệu quả của công tác Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực gồm: Việc thực hiện nội quy của Công ty và trình độ chuyên môn được đào tạo để rút ra xem những gì đã làm được, những gì chưa làm được. Đối chiếu với tiêu chuẩn công việc và tìm ra nguyên nhân và đưa ra những giải pháp khắc phục.
Mặc dù vậy nhưng chất lượng của các khóa đào tạo vẫn chưa được đánh giá chính xác, Công ty vẫn chưa thực sự quan tâm đến việc thực hiện điều tra ý kiến đánh giá của những học viên trực tiếp tham gia các khóa đào tạo về mức độ ưa thích của họ đối với khóa đào tạo, về nội dung khóa đào tạo có phù hợp với mục tiêu và với người học không, về chất lượng giảng dạy của giáo viên, phương pháp đào tạo, thời gian học, cơ sở vật chất, tài liệu phục vụ khóa học,…; Các tiêu chí đánh giá sự thay đổi kết quả thực hiện công việc, hành vi, thái độ,… của người học viên sau khi được đào tạo vẫn
còn sơ sài. Điều đó, sẽ dẫn đến tình đánh giá không chính xác hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
1.9. Các chế độ chính sách đối với người lao động được đào tạo.
Đối với lao động do Công ty cử đi học theo kế hoạch đào tạo của Công ty nhằm trang bị lại kiến thức chuyên môn hoặc nâng cao trình độ nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh thì Công ty sẽ bố trí thời gian làm việc cho