3.2.3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức
( Nguồn : website www.angimex.com.vn)
3.2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
1. Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang
Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ:
+ Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định các phƣơng án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tƣ.
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Ban Tổng Giám Đốc
GĐ. Ngành hàng
Lƣơng thực GĐ. Trung tâm KinhDoanh Honda GĐ. Trung tâm Kinh doanh tổng hợp Phòng. Bán hàng Phòng. Điều hành KH LT CNLT ANGIMEX 1 CNLT ANGIMEX 2 XNSXKD GAT XN PT Vùng NL Cửa hàng HONDA-ANGIMEX 1 Cửa hàng HONDA-ANGIMEX 2 Cửa hàng HONDA-ANGIMEX 3 Trợ lý TGĐ P. HC - PL P. Nhân sự P. TC - KT P. PTCL P. QL ĐTXDCB Ban kiểm soát
+ Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phiếu.
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
+ Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông của Công ty.
+ Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ Công ty, trừ trƣờng hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lƣợng cổ phần đƣợc quyền chào bán theo quy định tại điều lệ của Công ty.
+ Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. + Quyết định tổ chức lại và giải thể Công ty.
2. Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty giữa hai nhiệm kỳ của đại hội, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Thành viên Hội Đồng Quản Trị và Ban Kiểm Soát nhiệm kỳ 2008 -2012. Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị:
+ Quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty
+ Quyết định chiến lƣợc phát triển của Công ty, phƣơng án đầu tƣ, các giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và công nghệ.
+ Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
+ Bổ nhiêm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc (Tổng giam đốc) và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty, quyết định mức lƣơng và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó.
+ Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
+ Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.
3. Ban kiểm soát
Ban kiểm soát có các nhiêm vụ sau:
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính.
+ Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hồi đồng cổ đông, theo yêu cầu của cổ đông, nhóm cổ đông theo quy định của Nhà nƣớc.
+ Thƣờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trƣớc khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
+ Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lƣu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty, tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động của kinh doanh của Công ty.
+ Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
4. Ban giám đốc
Nhiệm vụ của Ban giám đốc
+ Ban giám đốc là những ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của Công ty.
+ Kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức.
+ Quyết định tiền lƣơng và phụ cấp đối với công nhân viên trong Công ty.
5. Các phòng nghiệp vụ
Phòng hành chánh pháp lý.
Thực hiện công tác hành chánh, tiếp khách, hội họp, hội nghị khách hàng, phụ trách quản lý con dấu của đơn vị, tổ chức chặt chẽ công tác văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu đúng chế độ qui định. Soạn thảo, triển khai kế hoạch thực hiện quy chế làm việc lập dự thảo hoạt động của công ty,
Phòng nhân sự: sắp xếp bộ máy, tổ chức danh sách lao động và phân bổ cho công nhân viên, quản lý, theo dõi đào tạo, chính sách lƣơng, khen thƣởng, phúc lợi, bảo hiểm, chế độ xã hội, đánh giá, tuyển dụng nhân viên, xây dựng văn hóa công ty. Bình chọn thi đua, báo cáo thành tích cá nhân, tập thể.
Phòng quản lý đầu tƣ xây dựng chế biến: Đề ra các biện pháp cụ thể theo dõi các hoạt động trong lĩnh vực máy móc- thiết bị, đƣa ra các kiến nghị về kỹ thuật – công nghệ; Xác định nguyên nhân hƣ hỏng của máy móc, đƣa ra các phƣơng pháp khắc phục, sửa chữa, thƣờng xuyên theo dõi và điều chỉnh công nghệ sản xuất phù hợp với đặc điểm của từng nguồn nguyên liệu nhằm góp phần tạo ra sản phẩm có chất lƣợng và thu đƣợc hiệu quả sản xuất cao
Phòng phát triển – chiến lƣợc:
Giúp lãnh đạo nắm bắt đƣợc thông tin biến động về giá lúa gạo, kịp thời đề xuất các biện pháp giải quyết khi có biến động; Đối với lĩnh vực tiêu thụ, giúp lãnh đạo về các mặt cung cầu, chất lƣợng, giá cả, chủng loại sản phẩm, đƣa ra các chiến lƣợc phù hợp với từng thời điểm để đạt hiệu quả kinh doanh cao. Đồng thời với nhiệm vụ tạo mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm duy trì và mở rộng thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
Nghiên cứu thị trƣờng, làm tham mƣu về các mặt, xác định cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu của Công ty, mở rộng, khai thác và theo dõi thị trƣờng, phân tích và dự đoán thời gian đặt hàng của khách hàng để tiến hành các bƣớc thƣơng lƣợng, đàm phán và ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng, khách hàng đạt hiệu quả.
Nghiên cứu và sử dụng nguồn vốn đầu tƣ một cách có hiệu quả, kiểm kê nguồn vốn đầu tƣ theo từng kỳ, đề xuất các kế hoạch mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh.
Phòng marketing:
Phụ trách các công việc giới thiệu sản phẩm của công ty, tìm kiếm các thông tin về thị trƣờng và khách hàng, tạo mối quan hệ với khách hàng và xúc tiến các công việc liên doanh với các doanh nghiệp thƣơng mại.
Phòng tài chính - kế toán.
Tổ chức chặt chẽ công tác hạch toán, giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, lập báo cáo quyết toán do Bộ Tài Chính đề ra. Theo dõi thu hồi công nợ kịp thời, đầy đủ, chính xác, không để thất thoát tài sản của công ty. Tổ chức kiểm kê, cân đối tiền hàng. Nghiên cứu vận dụng các chính sách tài chính – kế toán, thống kê, đề xuất các biện pháp hạn chế khó khăn, vạch ra các phƣơng án tổ chức trong lĩnh vực tài chính – kế toán.
Tổ chức thanh toán, quyết toán việc mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn làm ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Lập kế hoạch tài vụ, cân đối thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo cho việc hỗ trợ tích cực kế hoạch kinh doanh của Công ty.
Theo dõi tình hình kinh doanh và hiệu quả đồng vốn để tham mƣu cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị có biện pháp nhằm sử dụng đồng vốn kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, góp phần đem lại lợi nhuận cho Công ty.
Hƣớng dẫn thực hiên biểu bảng, chứng từ hạch toán, quyết toán thống kê và quản lý các chứng từ thanh toán do Nhà nƣớc quy định.
Chịu trách nhiệm trực tiếp với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty, tham mƣu cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của Công ty, đảm bảo tình hình tài chính của Công ty lành mạnh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc liên tục và đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra công ty còn có:
Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: có nhiệm vụ giao dịch, đàm phán các hợp đồng xuất khẩu, giao nhận và làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
2009 44,77 0,67 29,63 3,03 3,03 11,78 8,08 2008 26,00 56,3 11,3 3,00 3,00 0,30 Cao học Đại học Cao đẳng Sơ cấp Trung cấp Phổ thông CN-KTV
Các xí nghiệp trực thuộc: có chức năng chủ yếu là sản xuất, chịu trách nhiệm từ khâu thu mua đến khâu thành phẩm.
Các cửa hàng kinh doanh thƣơng mại: thực hiện chức năng tiêu thụ hàng hóa trong nƣớc lẫn quốc tế.