- Phân loại tài liệu lƣu trữ: nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại theo mẫu phông mà nhà nƣớc quy định.
4. Đón tiếp khách:
2.3.2. Đánh giá chất lƣợng nhân sự của văn phòngTổ chức-hành chắnh: 1 Đánh giá chất lƣợng lao động theo trình độ đào tạo:
2.3.2.1. Đánh giá chất lƣợng lao động theo trình độ đào tạo:
Để đánh giá và phân tắch chất lƣợng nhân sự đang làm việc tại văn phòng ta xem xét cơ cấu lao động của công ty theo trình độ đào tạo:
Từ số liệu thu đƣợc của năm 2008-2009 ta có bảng cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo nhƣ sau:
Bảng 3: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo của văn phòng:
Năm Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Số lƣợng (ngƣời) % Số lƣợng (ngƣời) % Trên Đại học 1 5,88 1 5 Đại học 5 29,42 6 30 Cao đẳng 1 5,88 4 20 Trung cấp 6 35,29 7 35
Đào tạo khác (Sơ cấp, tắn chỉẦ) 4 23,53 2 10
Tổng số nhân viên 17 100 20 100
Hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh thể hiện ở việc bố trắ nhân viên ở mỗi vị trắ sao cho phù hợp với trình độ và năng lực của từng ngƣời, sự bố trắ hợp lý nhằm phát huy khả năng của mỗi nhân viên trong công việc. Từ đó quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thuận lợi và phát triển hơn. Chắnh vì vậy ngƣời lao động càng cần phải luôn luôn đƣợc nâng cao trình độ văn hóa và nghề nghiệp chuyên môn. Để nguồn nhân lực của văn phòng đạt tới trình độ nhất định thì trƣớc hết phải đào tạo nghề, nghiệp vụ cho nhân viên và sau đó cần thiết phải nâng cao trình độ cho họ.
Nhìn vào bảng trên ta thấy trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh đều đã đƣợc ngƣời của văn phòng. Số ngƣời tốt nghiệp đại học trong năm 2008 là 5 ngƣời chiếm 29,42% và số ngƣời tốt nghiệp năm 2009 đã có sự gia tăng đáng kể là 6 ngƣời chiếm 30. Về trình độ cao đẳng năm 2008 là 1 ngƣời chiếm 5,88%, năm 2009 là 4 ngƣời chiếm 20%, tăng 14,12% so với năm 2008. Trình độ trung cấp năm 2008 là 6 nhân viên chiếm 35,29%, năm 2009 là 7 nhân viên chiếm 35%. Trình độ khác năm 2008 là 4 nhân viên chiếm 23,53%, năm 2009 là 2 nhân viên, chiếm 20%, số lƣợng nhân viên ở trình độ đào tạo khác chủ yếu là ở bộ phận vệ sinh và bảo vệ. Mặc dù số lƣợng nhân viên không có sự thay đổi lớn nhƣng trình độ dào tạo đã có sự thay đổi rõ rệt, số lƣợng
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
nhân viên tốt nghiệp đại học, cao đẳng đã có sự gia tăng. Điều này chứng tỏ trƣởng phòng hết sức quan tâm đến trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên trong văn phòng, những con số biết nói về trình độ đƣợc đào tạo của nhân viên văn phòng là một điều hết sức thuận lợi cho văn phòng, giúp cho bộ máy văn phòng hoàn thiện hơn và hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao.
Bảng 4: Biểu đồ trình độ nhân lực của văn phòng:
Đơn vị : Ngƣời
Trong nền kinh tế công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì nhân viên văn phòng không những chỉ yêu cầu có trình độ văn hóa mà còn phải có trình độ ngoại ngữ và tin học
Bảng 5: Cơ cấu lao động theo trình độ ngoại ngữ và vi tắnh
Năm Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Số lƣợng (ngƣời) % Số lƣợng (ngƣời) % Trình độ vi tắnh 7 41,18 8 40 Trình độ ngoại ngữ Đại học 2 11,76 3 15 A 2 11,76 2 10 B 2 11,76 3 15 C 4 23.54 4 20 Tổng số nhân viên 17 100 20 100 (Nguồn: Phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh)
Đánh giá một cách khái quát về trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn phòng thì những con số nói trên thể hiện trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn phòng tƣơng đối cao, có thể nói là phù hợp với công việc văn phòng. Xem xét một cách chi tiết thì năm 2008 số cán bộ, nhân viên biết ngoại ngữ là 9 ngƣời chiếm 52,94%. Trong đó số ngƣời biết ngoại ngữ ở trình độ đại học là 2 ngƣời tƣơng ứng với tỷ lệ 11,76%, trình độ A là 1 ngƣời chiếm 5,88%, trình độ B có 2 ngƣời chiếm 11,76% chiếm 11,76%, trình độ C là 4 ngƣời chiếm 23,54%. Đến năm 2009 thì số cán bộ nhân viên biết ngoại ngữ là 11 ngƣời chiếm tỉ lệ tới 55%. Trong đó ngƣời biết ngoại ngữ ở trình độ đại học có sự gia tăng với số lƣợng ngƣời là 3 chiếm 15%, tăng so với năm 2008 là 3,24%. Số ngƣời ở trình độ A vẫn giữ nguyên là 1 ngƣời tƣơng ứng với tỉ lệ là 5% mặc dù số lƣợng ngƣời vẫn giữ
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
nguyên nhƣng tỉ lệ % thì giảm đôi chút, số ngƣời ở trình độ B tăng lên là 3 ngƣời chiếm tỉ lệ 15%. Số lƣợng nhân viên ở trình độ C giữu nguyên 4 ngƣời chiếm tỉ lệ 20%.
Bảng 6: Biểu đồ trình độ ngoại ngữ của văn phòng:c
Về trình độ vi tắnh số lƣợng ngƣời biết sử dụng vi tắnh trong năm 2008 là 7 ngƣời chiếm tỉ lệ 41,18% đến năm 2009 thì tăng lên là 8 ngƣời nhƣng tỉ lệ giảm xuống 40% do số nhân viên tăng lên.
Bảng 7: Biểu đồ trình độ vi tắnh của văn phòng:
Để có sự thay đổi này là do văn phòng đã khuyến khắch nhân viên học thêm ngoại ngữ và vi tắnh để áp ứng đƣợc yêu cầu của công việc cao hơn nữa và có thể thăng tiến bản thân, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực và tăng khả năng phát triển lên một tầm cao mới phù hợp với xu thế thời đại Ờ xu thế ngoại ngữ và tin học. Theo xu thế đó nhân viên văn phòng trong những năm tới có thể tiếp cận những phần mềm ứng dụng giúp công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng và thuận tiện hơn.