11 Giá đựng sách báo tài liệ u
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20ẦẦ..
Từ ngày...đến ngày... Từ số...đến sốẦẦẦẦ..
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
qua, lãnh đạo có cuộc trao đổi kinh nghiệm quản lý với trƣởng phòng, phó phòng và trao đổi về tắnh chuyên môn của các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng.
Bên cạnh đó vẫn còn có các nhƣợc điểm vắ dụ nhƣ trong trƣờng hợp văn thƣ đang bận giải quyết một số công việc với lãnh đạo mà có nhân viên bƣu điện đến giao tài liệu, buộc phải đợi nhân viên văn thƣ xuống ký nhận trong khi đó các nhân viên trong phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh có thể hỗ trợ nhau trong công việc, do đó ảnh hƣởng hiệu quả công việc quản lý, ban hành văn bản trong trƣờng hợp có công văn, thông báo khẩn cần đƣợc giải quyết nhanh chóng.
-Công văn đi:
Công văn đi là tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu da công ty gửi đi các nơi khác. Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của công ty gửi ra ngoài nhất thiết phải thông qua phòng Tổ chức Ờ hành chắnh để đăng ký lấy số, đóng dấu và phát hành.
* Kiểm tra thể thức công văn đi:
Trƣớc khi vào sổ, lấy số cần kiểm tra lại công văn xem thể thức trình bày và thẩm quyền ký ban hành đã đúng chƣa.
Công văn đã đƣợc đảm bảo hình thức, đầy đủ tiêu ngữ, tiêu đề, số- ký hiệu, trắch yếu nội dung sau đó đƣợc bộ phận văn thƣ của phòng đóng dấu, vào sổ công văn đi và phát hành.
* Phát hành công văn đi:
Công văn đi phải đƣợc chuyển ngay trong ngày sau khi có chữ ký của Ban giám đốc hoặc lãnh đạo phòng, ban chức năng. Phải lập sổ giao nhận công văn đi, có chữ ký của ngƣời nhận để tiện việc theo dõi và thực hiện công văn đó một cách nhanh chóng, kịp thời.
Công văn gửi ra ngoài cần sử dụng phong bì thống nhất của Công ty trong đó in sẵn địa chỉ liên lạc, số ký hiệu công văn. Địa chỉ ngƣời nhận phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt.
* Lƣu công văn đi:
Các công văn đi cần phải lƣu bản chắnh ở phòng Tổ chức Ờ hành chắnh để tiện việc theo dõi tra tìm, phục vụ khi cần thiết.
Công văn do các đơn vị giải quyết và phát hành đều phải thông qua bộ phận văn thƣ phòng Tổ chức - hành chắnh, lƣu bản chắnh tại đó.
Ghi chú:
Công văn nội bộ là những công văn, giấy tờ, tài liệu sử dụng trong nội bộ công ty như thông báo, giấy công lệnh, giấy giới thiệuẦ..cũng phải có sổ đăng ký, trong đó ghi rõ : số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận, ký nhận.
*Kết quả thực hiện của văn phòng là :Đối với những quy định trên nhân viên văn thƣ đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không xảy ra những
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
sai sót. Nội quy này đƣợc viết thành văn bản hƣớng dẫn cho các phòng ban khác. Trong trƣờng hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lý, sai quy cách thì văn bản không đƣợc đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại văn bản cho đúng thể thức, quyền hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó.
Mẫu bìa sổ văn bản đi:
Mẫu sổ văn bản đi:
Số thứ tự Loại công văn Ngày tháng gửi
Trắch yếu Nơi gửi Số lƣợng Ký nhậ n Ghi chú 76 Mật 18.3.201 0 v/v/ kế hoạch sản xuất tháng 3 Tổ chức hành chắnh, kế toán tổng hợp 10 bản CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3