13. Phòng Kế toán thống kê
2.2.2.4. Phân công trách nhiệm nhân viên văn phòng phòngTổ chức Ờ Hành chắnh:
2.2.2.2. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức Ờ hành chắnh:
- Xây dựng kế hoạch lao động tiền lƣơng, quản lý lao động và định mức lao động.
- Triển khai và tổ chức thực hiện các chế độ chắnh sách đối với ngƣời lao động.
- Quản lý hành chắnh quản trị công ty, lƣu trữ công văn giấy tờ, quản lý con dấu, nhận chuyển công văn đến, đi.
-Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh quốc phòng tại công ty.
-Công tác y tế cơ quan: Quản lý hồ sơ sức khỏe và theo dõi tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ và bệnh nghề nghiệp (nếu có) cho ngƣời lao động.
-Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trƣờng ngoài khu vực sản xuất. -Soạn thảo các quy trình liên quan đến nhân sự nhƣ đào tạo, tuyển dụng. -Phối hợp để tổ chức, theo dõi các lớp đào tạo tập huấn và nâng bậc.
- Tổ chức khảo sát năng suất lao động, phân tắch thời gian sử dụng lao động.
-Xây dựng mức lao động và điều chỉnh mức lao động cho phù hợp.
-Lập danh sách cán bộ công nhân viên để xét nâng bậc lƣơng. Theo dõi, thực hiện các chế độ chắnh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
-Quản lý lực lƣợng dự bị động viên của công ty.
-Phối hợp với mạng lƣới an toàn vệ sinh thực hiện chế độ kiểm tra an toàn vệ sinh lao đông, phòng cháy chữa cháy theo quy định.
-Quản lý lực lƣợng bảo vệ, tự vệ, phòng cháy chữa cháy. -Quản lý và điều động xe ô tô của công ty.
-Hành chắnh quản trị, quản lý nhà đất, quản lý văn thƣ,con dấu. -Quản lý mạng lƣới điện thoại, quản lý tài sản rẻ tiền mau hỏng. -Quản trị sửa chữa chống thấm, chống dột, chống nấm mốc mối mọt.
-Lập dự trù mua văn phòng phẩm theo yêu cầu của bộ phận phục vụ sản xuất kinh doanh.
-Quản lý, vận hành máy photocopy; phụ trách tiếp tân.
2.2.2.3. Quyền hạn của phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh
1. Thay mặt lãnh đạo công ty kiểm tra việc thực hiên nội quy, quy chế kỷ luật lao động và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự và hành chắnh.
2. Giải quyết các sự vụ về hành chắnh, quản trị trong công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc.
2.2.2.4. Phân công trách nhiệm nhân viên văn phòng phòngTổ chức Ờ Hành chắnh: Hành chắnh:
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
+ Là ngƣời đứng đầu bộ phận văn phòng Tổ chức Ờ Hành chắnh, là ngƣời có trách nhiệm và nghĩa vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng.
+ Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
+ Là ngƣời phụ trách chung Ờ trực tiếp tham mƣu cho giám đốc Công ty trong công tác : tổ chức đội ngũ cán bộ trong công ty, công tác quản lý lao động lao động ngành nghề trong các phòng ban, xắ nghiệpẦ
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phó phòng:
+ Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc có thể do trƣởng phòng giao.
+ Là ngƣời trực tiếp phụ trách quản lý đất đai, công tác phòng chống bão lũ, hỏa hạn.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách.
- Nhân viên văn thƣ: Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chắnh trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung.
Nhiệm vụ của nhân viên văn thƣ:
+ Chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng con dấu của công ty, đảm bảo an toàn quy chế
+ Xử lý văn bản đến, đi của công ty theo đúng quy trình xử lý công văn, giấy tờ.
+ Trực tiếp quản lý các thiết bị văn phòng
+ Soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của phòng theo sự phân công của trƣởng phòng và gửi cho các đơn vị, cơ quan có liên quan.
+ Thực hiện công tác lễ tân theo yêu cầu của công ty. - Cán bộ chế độ chắnh sách lao động tiền lƣơng:
+ Là nhân viên chịu sự lãnh đạo của phụ trách phòng Tổ chức Ờ hành chắnh, triển khai công việc đƣợc giao về chế độ chắnh sách, lao động tiền lƣơng cho ngƣời lao động.
+ Chịu trách nhiệm thực hiện và hƣớng dẫn các đơn vị triển khai việc thực hiện chế độ chắnh sách và bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động theo quy định hiện
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
hành của nhà nƣớc, của nghành và của công ty. Tập hợp, thống kê lƣu trữ tài liệu, số liệu thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội ( nhƣ: Chế độ hƣu trắ, mất sức, thanh toán lƣơng Bảo hiểm xã hội, chế độ thu hút Dƣợc sĩẦ..) Theo dõi nắm bắt các thay đổi, biến động về nhân lực, về tiền lƣơng để tiến hành lên báo cáo tăng giảm hàng tháng, hàng kỳ, và cả năm trình phụ trách phòng Tổ chức Ờ hành chắnh ký duyệt.
Thực hiện các công việc của công tác lao động tiền lƣơng nhƣ : giúp phụ trách phòng tổng hợp, phân loại và lƣu giữ các chứng từ chi trả tiền lƣơng và các khoản chi trong chế độ tiền lƣơng của toàn công ty. Kiểm tra bảng biểu thanh toán tiền lƣơng, tiền thƣởng và các sự vụ khác của các đơn vị trực thuộc trƣớc khi trình phụ trách phòng phê duyệt. Làm lƣơng và trực tiếp thực hiện chế độ cho cán bộ công nhân viên công ty.
Theo dõi diễn biến tiền lƣơng và tập hợp thống kê nâng bậc lƣơng hàng năm. Làm các báo cáo về công tác lao động tiền lƣơng.
Phối hợp với y tế thực hiện quản lý và cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho toàn thể cán bộ công nhân viên chức của công ty. Giúp y tế làm danh sách khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên hàng năm.
Làm một số công việc dƣới sự hƣớng dẫn của phụ trách phòng.
Theo dõi thời gian nghỉ không hƣởng lƣơng và báo cáo cho phụ trách phòng để quản lý lao động, làm căn cứ để tắnh thƣởng và giải quyết các chế độ khác.
Cập nhật tất cả các số liệu thông tin khác phục vụ cho công tác chuyên môn.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của phụ trách phòng.
2.2.3.Công tác sắp xếp bố trắ văn phòng
Để làm việc có hiệu quả và thuận tiện thì sắp xếp và bố trắ văn phòng là một vấn đề hết sức cần thiết và đặc biệt quan trọng. Nó chi phối, ảnh hƣởng trực tiếp lên trạng thái tâm lý làm việc của nhân viên,ảnh hƣởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Phòng tổ chức Ờ hành chắnh gồm có hai phòng ban, hai phòng ban nằm ngay cạnh nhau. Phòng thứ nhất nhìn đối diện với cổng ra vào,cách cổng ra vào bên tay trái 30m,đây là phòng của các nhân viên phòng Tổ chức Ờ hành chắnh. Phòng thứ hai là của trƣởng phòng nằm ngay sau phòng của các nhân viên của phòng Tổ chức Ờ hành chắnh, có hai cửa. Một cửa nhìn về phắa xƣởng sản xuất đây là cửa ra vào để đón tiếp khách hay những bộ phận, đơn vị đến liên hệ, làm việc. Còn một cửa thông sang phòng các nhân viên,để tiện kiểm tra,làm việc với các nhân viên của phòng . Phòng trƣởng phòng đƣợc bố trắ làm hai phòng nhỏ,ngăn cách bởi một tủ hồ sơ. Phắa bên ngoài là bàn làm việc và bàn ghế tiếp khách, còn phắa sau tủ thì là nơi lƣu trữ hồ sơ nằm ngay trung gian giữa phòng của nhân viên và trƣởng phòng.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P *Ƣu điểm:
Tận dụng đƣợc mặt bằng sẵn có của công ty. Dễ dàng trong việc thực hiện nhiệm vụ lễ tân
Có môi trƣờng làm việc tốt đặc biệt là về thiết bị chiếu sáng và thông gió Dễ dàng cho việc tìm tài liệu.
*Nhƣợc điểm
Do nằm ngay mặt đƣờng nên chịu ảnh hƣởng của các tiếng ồn dẫn đến xao nhãng, mất tập trung
Kiểm tra nhân viên làm việc khó mặc dù hai phòng có cửa thông nhau nhƣng cửa kắnh thông ra hai phòng lại nằm ở gần chỗ để hồ sơ mà bàn làm việc của trƣởng phòng đặt phắa gần cửa tiếp khách nên không thể quan sát đƣợc.
2.2.3.1.Trang thiết bị văn phòng
Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chắnh. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn.
Các trang thiết bị của văn phòng công ty bao gồm 3 loại:
o Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý nhƣ : máy vi tắnh, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại.
o Các phƣơng tiện làm việc : bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ.
o Trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thƣờng an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng.
o Số lƣợng trang thiết bị cho phòng tổ chức hành chắnh đƣợc bố trắ tƣơng đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhân viên làm việc tại văn phòng
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
Bảng thống kê các thiết bị văn phòng :
Stt Tên thiết bị Số lƣợng
1 Máy photocopy 1
2 Máy vi tắnh 3
3 Máy điều hòa 2
4 Máy in 3 5 Điện thoại 3 6 Tủ đựng hồ sơ 4 7 Máy fax 2 8 Tủ lạnh 1 9 Bàn làm việc 8 10 Bàn ghế tiếp khách 1