- Giám đốc là ngời đại diện hợp pháp của công ty đợc uỷ quyền đầy đủ về quyền hạn để điều hành hoạt động kinh doanh , có quyền hoạt động nhân danh công ty trong mọi trờng hợp đẻ tổ chức kinh doanh đợc nhà nớc cho phép. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trớc công ty và pháp luật về việc điều hành , tổ chức hoạt động của chi nhánh. Giám đốc đề ra các kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện các công việc lớn nh: Hợp đồng kinh tế , hoạch toán, kế toán, thống kê, các chính sách, chế độ thuế, lao động, bảo mật an ninh. .. Theo hớng dẫn của các cơ quan chức năng.
- Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc theo sự uỷ quền và phân công bằng văn bản. Phó giám đốc chỉ chịu trách nhiệm về phần việc đợc phân công , uỷ quyền. Nếu có hành vi vợt quá sự phân công uỷ quyền gây thất thoát, thiệt hại thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trớc chi nhánh và pháp luật.
- Kế toán là ngời giúp giám đốc chỉ đạo tổ chức, thực hiện công tác kế toán, hạch toán thống kê của chi nhánh và có các quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật. - Văn phòng và các phòng chuyên môn có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của chi nhánh và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh .
III. Quá trình đàm phán ký kết thực hiện hợp đồng kinh tế tại chi nhánh công tyThái Bình Dơng
1.Tình hình ký kết hợp đồng kinh tế
a.các loại hợp đồngkinhtế mà chi nhánh công ký kết
Để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh Chi nhánh đã ký kết nhiều hợp đồng kinh tế với các đối tác kinh doanh của mình bao gồm : Hợp đồng xuất nhập khẩu , Hợp đồng mua bán thiết bị vật t . Hợp đồng xây dựng , Hợp đồng lắp đặt...Các hợp đồng kinh tế đều do phòng kinh doanh của chi nhánh thực hiện dựa trên cơ sở nhu cầu của thị trờng,các đơn đặt hàng chào hàng căn cứ vào kkhả năng sản xuất kinh doanh , chức năng hoạt động kinh tế của chi nhánh .. Phong kinh doanh sẽ tiến hành điều tra , xem xét đối tác và lập báo cáo gửi tớ
giám đốc,giám đốc sẽ dựa trên căn cứ báo cáo đó và quyết định có nên ký kết hợp đồng hay không
- Hợp đồng nhập khẩu : chủ yếu là các thiết bị phòng cháy chữa cháy, sợi ACRINIC...
- Hợp đồng xuất khẩu : chủ yếu là sản phẩm nghành dệt may
- Hợp đồng mua bán vật t : vật liệu xây dựmg, thiết bị điện...
b. Thẩm quyền ký kết hợp đồng kinh tế của chi nhánh và của các đối tác: -Thẩm quyền ký kết hợp đồng kinh tế của chi nhánh:
Chi nhánh Công ty Thái Bình Dơng trực thuộc công ty Thái Bình Dơng và đợc tổ chức theo hình thức kế toán độc lập nên chi nhánh có đủ t cách pháp nhân . Vì vậy thẩm quyền ký kết HĐKT của chi nhánh là ngời đại diện cho chi nhánh đó là Giám đốc . Ngoài ra Giám đốc cũng có thể uỷ quyền ký kết cho ngời khác theo quy định của pháp luật .
- Thẩm quyền ký kết HĐKT của các đối tác :
Để hợp đồng đợc ký kết giữa chi nhánh với các đối tác là HĐKT thì đối tác của chi nhánh phải là pháp nhân hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh . Khi đó ngời có thẩm quyền thực hiện việc ký kết HĐKT với chi nhánh là ngời đại diện hợp pháp của doanh nghiệp đối tác hoặc ngời đợc ngời đại diện hợp pháp uỷ quyền bằng văn bản.
c. Thủ tục ký kết hợp đồng kinh tế tại chi nhánh công ty
Để có thể hình thành một hợp đồng kinh tế việc đàm phán ký kết một hợp đồng kinh tế là một bớc rất cần thiết và vô cùng quan trọng , nó có ảnh hởng đến nội dung và việc thực hiện sau này , việc đàm phán ký kết hợp đồng do hai bên tham gia bàn bạc trao đổi với nhau trên cơ sở bình đẳng 2 bên cùng có lợi. Công ty thờng đàm phán trực tiếp ( hình thức ký kết trực tiếp ) đây là hình thức ký kết phù hợp với việc sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng kinh tế tại chi nhánh công ty Thái Bình Dơng có thể do chính Giám đốc đàm phán vơí đối tác . Sau khi đã đạt đợc các thoả thuận và các điêù khoản , điều kiện trong hợp đồng thì Giám đốc sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế
Hình thức của hợp đồng là bằng văn bản . d. Nội dung của hợp đồng kinh tế :
Phần nội dung của hợp đồng kinh tế đợc tiến hành rất chi tiết, nhứng điềt khoản của hợp đồng đợc ghi đầy đủ và rõ ràng trong hợp đồng . Trong một hợp đồng kinh tế bao giờ
Chi nhánh cũng quy định chi tiết những điều khoản chủ yếu của hợp đồng theo đúng pháp luật hợp đồng kinh tế:
- Ngày, tháng, năm ký kết HĐKT chủ thể và đại diện hợp pháp . Tên đơn vị kinh tế .
Địa chỉ :
Số tài khoản tại ngân hàng giao dịch của các bên chủ thể HĐKT: Họ, tên đại diện hợp pháp của các bên chủ thể HĐKT.
- Đối tợng của HĐKT :
Đối với hợp đồng xây lắp và xây dựng: Nội dung công việc khối lợng và giá trị của nội dung các công việc.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá: Tên hàng hoá đó là những vật t máy móc mà công ty đợc phép mua bántheo giấy phép kinh doanh cuả công ty. Số lợng, đợc ghi bằng số và bằng chữ. Đơn vị thì tuỳ theo từng loại hàng hoá.
- Quy cách chất lợng: Bao giờ cũng đợc quy định một cách phẩm chất. Điều khoản này nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán, là cơ sở để định giá hàng hoá. Công ty phải nêu rõ những tiêu chuẩn mà hàng hoá phải đạt đợc và có quy định một số dung sai có thể chấp nhận đợc. Bên cạch đó có điều khoản về nguồn gốc của hàng hoá và ký mã hiệu. Đặc biệt là đối với hợp đồng xây lắp và xây dựng thì có điều khoản yêu cầu kỹ thuật công việc: Có điều khoản này để công ty có thể dựa vào đó để có kế hoạch sản xuất phù hợp với từng yêu cầu cụ thể của công việc, tiến độ thi công cũng là một điều khoản trong hợp đồng này.
- Giá cả: Đợc quy định cụ thể, đợc viết bằng số và bằng chữ có ghi tổng giá trị của hợp đồng, đồng tiền trong tính giá là VNĐ
- Điều kiện nghiệm thu, giao nhận:
+ Hợp đồng mua bán: là xác định thời hạn, địa điểm giao hàng, phơng thức giao hàng và thông báo giao hàng. Thời hạn giao hàng là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đối với hợp đồng mua bán của công ty, thờng quy định cho ngời bán một thời hạn giao hàng là một ngày nhất định. Địa điểm giao hàng cũng đợc quy định rõ trong từng hợp đồng và tuỳ theo hợp đồng và từng loại hàng hoá mà có thể cho phép giao hàng từng đợt hoặc một lần duy nhất.
+ Hợp đồng xây lấp và xây dựng: Thì trong hợp đồng kinh tế quy định rõ ngày tháng năm nghiệm thu công trình, khi nghiệm thu phải có biên bản nghiệm thu công trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phơng thức thanh toán: Tuỳ từng loại hợp đồng mà công ty và phía đối tác lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp.
- Trách nhiệm cảu các bên trong hợp đồng kinh tế đợc ghi rõ trách nhiệm của các bên nhất là đối vơí hợp đồng xây dựng và xây lắp.
- Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng kinh tế.
Ngoài những điều khoản trên, trong các hợp đồng kinh tế mà công ty ký kết thờng đợc đa vào những điều khoản khác cho hợp đồng thêm cụ thể, chi tiết trách sai sót xảy ra nh: Phạt và bồi thờng thiệt hại: nếu có tranh chấp xảy ra thì các bên tự hoà giải, nếu không đợc thì sẽ nhờ trọng tài kinh tế theo quy định trong hợp đồng sản xuất nhờ trung tâm trọng tài theo thoả thuận của 2 bên.
e. Cơ sở thiết lập quá trình ký kết hợp đồng kinh tế tại chi nhánh công ty Thái Bình Dơng:
• Hợp đồng mua bán vật t:
-Đánh giá lúc đầu: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và đối tác , hồ sơ thiết kế kỹ thuật ...Phong kỹ thuật lập kế hoạch , biện pháp , tiến độ thi công cho từng công trình , hạng mục công trình . Vì thế cần những vật t , vật liệu , dịch vụ cần thiết để hoàn thành công trình. Trởng phòng kỹ thuật sẽ gửi yêu cầu về vật t cho phòng vật t dựa trên những yêu cầu này và tình hình vật t hiện có ở chi nhánh.Phòng vật t sẽ xác định đợc những vật t , vật liệu mà công ty đang thiếu cho công trình . Trởng phòng vật t sẽ gửi những yêu cầu mua vật t thiếu cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh thực hiện mua bán vật t.
Sau khi xem xét chất lợng các vật t , tìm hiểu giá cả của vật t , thu thập thông tin tr- ởng phòng kinh doanh sẽ phân tích và rút ra đánh giá . Khi đã xem xét đầy đủ kỹ lỡng về chất lợng, giá cả thì trởng phòng kinh doanh trình các phân tích lên giám đốc.
-Đánh giá trong quá trình đi mua vật t :
Thu thập thông tin : trởng phòng kinh doanh hay ngời đợc uỷ quyền sẽ thu thập thông tin về các chỉ tiêu sau:
+chất lợng vật t +Số lợng vật t
* Phân tích báo cáo: Trởng phòng kinh doanh hay ngời đợc uỷ quyền lập báo cáo về tình hình giá cả chất lợng , tiến độ và số lợng để trình lên giám đốc.