CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA,THANH TRA THUẾ Ở CHI CỤC THUẾ QUẬN
2.3.2 Quy trình thanh tra thuế
2.3.2.1 Lập kế hoạch thanh tra năm:
Bước 1: Thu thập thông tin về Doanh nghiệp:
- Bộ phận thanh tra Chi Cục thuế tập hợp cơ sở dữ liệu về DN từ các nguồn thông tin: báo cáo tài chính doanh nghiệp, tình hình chấp hành pháp luật thuế nắm được qua công tác quản lý (tình hình số liệu kê khai, nộp tờ khai, nộp thuế, các vi phạm pháp luật về thuế phát hiện qua thanh tra, kiểm tra, tố cáo...), thông tin của các ngành, các đơn vị tại địa phương có liên quan đến công tác quản lý thuế như kết quả thanh tra, kiểm tra của các ngành chức năng khác và kết quả kiểm toán (nội bộ, độc lập, Nhà nước).
Bước 2: Lập kế hoạch thanh tra:
- Phân loại DN: Bộ phận thanh tra Chi cục Thuế phân tích thông tin kê khai thuế về doanh số, số thuế nộp, đối chiếu với các tài liệu liên quan như bảng kê hoá đơn, báo cáo tài chính doanh nghiệp, kết quả phân loại doanh nghiệp hoàn thuế ... đồng thời tra cứu so sánh với doanh thu, thuế kê khai cùng kỳ năm trước để phát hiện, phân tích lập danh sách các DN có dấu hiệu bất thường, cố tình khai man, trốn thuế (số thuế kê khai quá thấp so với quy mô kinh doanh và bình quân cùng ngành nghề; DN không có đầu tư xây dựng mới, không có doanh thu kinh doanh xuất khẩu nhưng thuế GTGT âm liên tục nhiều tháng; kê khai tồn kho hàng mua vào lớn không phù hợp với thực tế kho hàng và tình hình luân chuyển thị trường hàng cùng loại ...).
- Căn cứ danh sách các DN nghi vấn có dấu hiệu vi phạm nêu trên kết hợp với tình hình nắm được qua công tác quản lý và dự tính nguồn nhân lực dành cho công tác thanh tra, Bộ phận thanh tra thuộc Chi cục Thuế lập kế hoạch thanh tra DN
năm báo cáo lãnh đạo Chi cục Thuế xét trình Cục thuế (kèm theo thuyết minh) trước ngày 15 tháng 11 hàng năm.
2.3.2.2 Tổ chức thanh tra tại trụ sở người nộp thuế:
Bước 1: Ban hành quyết định thanh tra:
- Quyết định thanh tra, kiểm tra lập thành 03 bản lưu tại Bộ phận thanh tra hành chính và DN được thanh tra mỗi đơn vị 01 bản.
- Quyết định thanh tra, kiểm tra phải thông báo cho DN trước khi công bố quyết định ít nhất là 07 ngày đối với quyết định thanh tra.
Bước 2:Công bố quyết định thanh tra: Sau khi thông báo Quyết Định thanh tra thuế cho DN được thanh tra, đoàn thanh tra phải tiếp xúc với DN. Khi tiếp xúc với đại diện của DN, Trưởng đoàn thanh tra, kiểm tra thực hiện:
- Công bố nội dung của quyết định thanh tra, kiểm tra: giới thiệu thành viên của đoàn thanh tra, kiểm tra; giải thích cụ thể về mục đích, yêu cầu và nội dung thanh tra, kiểm tra để đại diện của DN hiểu rõ và có trách nhiệm thực hiện quyết định thanh tra, kiểm tra.
- Trao đổi để thống nhất với đại diện của DN về kế hoạch làm việc, bố trí thời gian làm việc, các tài liệu mà DN có trách nhiệm cung cấp cho đoàn thanh tra, kiểm tra; cán bộ, bộ phận của DN chuẩn bị tài liệu làm việc với đoàn thanh tra.
- Ngoài ra để có cơ sở bổ sung về tình hình của DN và đối chiếu xác định đối với các nguồn thông tin đã tập hợp, phân tích khi lập kế hoạch thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra đề nghị đại diện của DN báo cáo khái quát tình hình của DN về một số nội dung: ngành nghề kinh doanh; cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và hình thức hạch toán của các đơn vị trực thuộc thành viên, chi nhánh, đơn vị trực thuộc; phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh; chuẩn mực kế toán và niên độ kế toán áp dụng; số cán bộ, công nhân viên và tiền lương, thu nhập bình quân; các đối tác liên doanh, liên kết (nếu có)...
- Nhật ký thanh tra, kiểm tra được lập riêng cho từng cuộc thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra, có trách nhiệm lập nhật ký thanh tra, kiểm tra để ghi nhận toàn bộ diễn biến của từng cuộc thanh tra từ khi thực hiện thủ tục thanh tra đến khi kết thúc .
- Trưởng đoàn và từng đoàn viên đoàn thanh tra, kiểm tra phải ký nhận và chịu trách nhiệm về tính xác thực đối với các nội dung đã ghi trong nhật ký thanh tra; thực hiện lưu nhật ký cùng hồ sơ thanh tra
Bước 4: Thực hiện thanh tra, kiểm tra bằng việc xem xét số liệu và xác lập hồ sơ chứng lý:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng hợp:
+Kiểm tra hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký nộp thuế, mã số thuế, tình hình đăng ký sử dụng hoá đơn...
+Kiểm tra đối chiếu tài liệu, hồ sơ gửi cơ quan thuế với thực tế xuất trình của DN: báo cáo quyết toán tài chính quý, năm; tờ khai thuế Giá trị gia tăng, bảng xác định số thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý, tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tự quyết toán năm và các tờ khai quyết toán thuế khác liên quan đến nội dung ghi tại quyết định thanh tra, kiểm tra.
+Kiểm tra việc mở sổ sách và tính hợp pháp: sổ cái, các sổ theo dõi chi tiết theo các chuẩn mực kế toán nhà nước qui định, đối chiếu số liệu tổng hợp giữa sổ chi tiết với bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng kết tài sản.
+Ngoài ra, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể cần kiểm tra xem xét các tài liệu, hồ sơ liên quan khác: số thuế đầu kỳ trước chuyển sang, xác nhận của cơ quan thuế, cơ quan kho bạc nhà nước về số nộp ngân sách trong kỳ, các tài liệu liên quan đến hoàn thuế, miễn giảm thuế ..
- Kiểm tra chi tiết, lập hồ sơ chứng lý:
+Căn cứ nhiệm vụ được phân công, từng thành viên đoàn thanh tra thực hiện kiểm tra sổ sách, chứng từ và các hồ sơ liên quan đến nội dung thanh tra theo đúng nội dung đã ghi tại quyết định thanh tra, kiểm tra.
+Khi yêu cầu cung cấp tài liệu thì phải lập danh sách ghi rõ tên các loại tài liệu và thời hạn cung cấp; khi nhận tài liệu phải kiểm tra lại tình trạng thực tế của các tài liệu đó (Bản sao hay bản gốc? Có sửa chữa, sao ghép gì không?). Nếu có nghi vấn thì thành viên đoàn thanh tra, kiểm tra phải ghi vào sổ tay riêng mà không được đánh dấu hoặc ghi ký hiệu gì vào tài liệu đó; phải bảo quản chu đáo, cẩn thận tài liệu; khi nhận và hoàn trả tài liệu phải có biên bản giao nhận hoặc hoàn trả.
+Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: đối chiếu số liệu hạch toán, số liệu tính, kê khai, thu nộp thuế và hạch toán thực tế của doanh nghiệp với các chuẩn mực nhà nước qui định (qui định luật, pháp lệnh thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành; các cơ chế tài chính và chuẩn mực kế toán Nhà nước ban hành...).
+Thực hiện lập hồ sơ chứng lý thanh tra, hồ sơ chứng lý được coi là tài liệu gốc để lập biên bản thanh tra, kiểm tra, gồm: Các biên bản ghi nhận kết quả đối chiếu; các bản sao chụp các tài liệu có liên quan kể cả các bức ảnh, đoạn băng ghi lại những việc làm sai của DN (phân tán kho quỹ, cất giấu chứng từ, tài liệu...); biên bản kiểm kê kho quỹ và ghi nhận kết quả làm việc của thành viên đoàn thanh tra, kiểm tra với các đối tượng có liên quan của DN; các tài liệu, báo cáo của DN lập theo yêu cầu của đoàn thanh tra, kiểm tra hoặc các bảng kê tài liệu, số liệu mà đoàn thanh tra, kiểm tra cùng lập với đơn vị được thanh tra, kiểm tra.
Bước 5: Lập biên bản thanh tra:
+Nội dung biên bản thanh tra: Đoàn thanh tra, kiểm tra phải lập kết luận thanh tra (đối với trường hợp thanh tra) hoặc lập Biên bản kiểm tra (đối với trường hợp kiểm tra) khi kết thúc cuộc thanh tra hoặc kiểm tra.
2.3.2.3 Xử lý kết quả thanh tra:
- Chậm nhất 2 ngày kể từ ngày công bố Biên bản thanh tra chính thức với DN, trưởng đoàn thanh tra dự thảo quyết định xử lý kèm theo biên bản thanh tra trình phụ trách Bộ phận thanh tra thuộc Chi Cục thuế để tổng hợp báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết, xử lý kết quả sau thanh tra, kiểm tra theo đúng quy định. Quyết định
xử lý phải đảm bảo ban hành chậm nhất trong thời gian 10 ngày kể từ sau ngày công bố biên bản thanh tra, kiểm tra chính thức.
- Quyết định xử lý được lập thành bản 05 bản: 01 bản lưu Bộ phận thanh tra, kiểm tra để tổng hợp vào hồ sơ thanh tra, kiểm tra; 01 bản chuyển bộ phận tin học và xử lý dữ liệu về thuế để xử lý số liệu; 01 bản chuyển bộ phận Quản lý thu nợ thuế để đôn đốc thu nợ thuế; 01 bản chuyển cho đơn vị được thanh tra, kiểm tra; 01 bản lưu Phòng Hành chính.
2.3.2.4 Tổng hợp báo cáo và lưu giữ tài liệu thanh tra thuế
- Bộ phận thanh tra Chi Cục thuế tổng hợp toàn bộ hồ sơ liên quan đến mỗi cuộc thanh tra: Biên bản, quyết định xử lý, bảng phân tích trước khi thanh tra, kiểm tra, nhật ký... mỗi đơn vị 02 bộ: lưu Bộ phận thanh tra 01 bộ, Bộ phận xử lý dữ liệu tờ khai kế toán thuế 01 bộ lưu vào hồ sơ của doanh nghiệp.