1. 3 Các giải thưởng đạt được
3.5. Kiểm toán đêm
Bước Cách làm Tiêu chuẩn Lý do Yêu cầu
1.Chuẩn bị khu vực làm
việc
Kiểm tra quầy làm việc cho sạch sẽ và có tổ chức •Đảm bảo có đủ: - Kẹp hồ sơ - Bút - Dập ghim có ghim - Giấy cho máy quét thẻ tín dụng
•Nhận quỹ dự phòng
•Đảm bảo có đủ tiền lẻ trong quỹ dự phòng
Để thủ tục trả buồng được tiếp tục 1 cách suôn sẻ
Vì bạn không đổi được tiền lẻ vào ban đêm
bị in các báo cáo
báo
chú ý các báo cáo vắn tắt hoặc giao ca
ngày bạn không đi làm
•Hiểu rõ các vấn đề nổi bật từ các ca trước
những gì đã xảy ra trog khi bạn không làm việc
Để bạn chuẩn bị tôt vào lúc bắt đầu ca làm việc 3. Huỷ các đặt buồng loại không đảm bảo Huỷ bỏ tất cả các đặt buồng mà khách dự định đến trong ngày đó nhưng thuộc loại không đảm bảo
•Chỉ có các đặt buồng loại có đảm bảo mới được xem là kháhc không đến
Đối với các buồng có đảm bảo khách sạn vẫn có thu nhập 4. Cân đối các khoản thanh toán Thu thập các khoản thanh toán do bộ phận lễ tân nhận được trong ngày
•Kiểm tra các khoản chi phí của khách đã được nhập trong ngày để tránh sai sót
•Sắp xếp các chứng từ liên quan theo đúng thứ tự
Để bộ phận kế toán nhận được các tài liệu theo đúng thứ tự
5.Nhập doanh
thu
Nhập và kiểm tra doanh thu của tất cả các bộ phận
•Kiểm tra kỹ các giao dịch để tránh sai sót
•Tập hợp mọi khoản doanh thu
Để cho ngày làm việc tiếp theo biết rõ về số tiền mà khách sạn thu được trong ngày hôm trước 6. Xem xét báo cáo khác biệt về giá
Kiểm tra các sai sót trong báo cáo khác biệt về giá buồng
Kiểm tra tất cả các chi tiết sau:
•Giá thuê buồng
•Số khách trong phòng
•Quy định về lập hoá đơn
•Các chi tiết thanh toán
•Thông tin thị trưòng
Báo cáo này sẽ cho bạn 1 cái nhìn tổng quan về những khách đã nhận buồng và xác định xem các chi tiết đã nhập vào PMS có chính xác không
7. Chạy chức năng “ Nhập giá buồng và thuế Theo các hướng dẫn trong PMS
•Sao lưu các báo cáo phòng khi cần sử dụng
PMS sẽ không thể truy cập được sau 1 thời gian nhất định 8. Chuẩn bị báo cáo cho người quản lý Soạn các thống kê cần thiết và nộp cho kế toán
•Báo cáo bao gồm: - Các thống kê về lễ tân - Doanh thu của từng bộ phận
- Dự báo
-Thông tin về các đoàn và các hội nghị
•Tất cả các bộ phận cũng đều phải nhận được 1 bản sao báo cáo
Vì mọi bộ phận cần được thông báo vào buổi sáng về hoạt động của họ trong ngày hôm trước
9. In các báo cáo
In lần lượt các báo cáo cho các bộ phận khác nhau
•Mọi bộ phận đều cần nhận được báo cáo để bắt đầu 1 ngày làm việc
•Phân phát các báo cáo này theo hướng dẫn
Để cho các bộ phận có thể bắt đầu ngày làm việc với các báo cáo chính xác mà không phải chờ đợi
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT CÁ NHÂN & ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH PHỤC VỤ CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH
SẠN HILTON