3 Chuẩn bị cho một sự hiện diện chuyên nghiệp
3.1 Tài liệu Marketing
Bạn cần xây dựng hồ sơ “Giới thiệu công ty” để giúp người mua có ý niệm ban đầu về công ty trong đó bao gồm tất cả những thông tin mà người mua muốn biết về người cung cấp. Để giúp khách hàng tiềm năng đánh giá được mức độ phù hợp của sản phẩm do công ty cung cấp với nhu cầu của họ, bạn cần đề cập đến những điểm sau đây trong hồ sơ công ty:
Lịch sử phát triển và những thông tin cơ bản về công ty
Triết lý kinh doanh của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sản phẩm/ Dịch vụ chào bán
Khả năng đáp ứng của công ty với những nhu cầu và yêu cầu của đối tác kinh doanh
Các kỹ năng kỹ thuật và thương mại được sử dụng
Cách thức thiết kế, phát triển và triển khai sản phẩm/ dịch vụ của công ty
Mục tiêu của bản Hồ sơ công ty là thuyết phục và tạo ấn tượng cho khách hàng rằng công ty hoàn toàn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và với “năng lực, kỹ năng và độ tin cậy của công ty” khách hàng hoàn toàn đúng đắn khi lựa chọn bạn làm đối tác cung cấp mới”. Ví dụ:
Công ty đồ gỗ ABC được Bà A, một thiết kế chuyên nghiệp thành lập năm 1998. Bà A là một thạc sỹ quản trị kinh doanh tốt nghiệp tại Mỹ. Với những nỗ lực không ngừng, Công ty đồ gỗ ABC đã trở thành một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất sản xuất đồ trang trí nội thất và ngoài trời ở Việt Nam với 1.200 lao động đang làm việc tại nhà máy ở Bình Định.
Công ty đồ gỗ ABC cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm trong nhà và ngoài trời đa dạng về mẫu mã, chất lượng cao và sử dụng 100% nguyên liệu gỗ có nguồn gốc được FSC xác nhận, đồng thời hoạt động tuân thủ nguyên tắc của SA8000 …Tại ABC, tất cả các cán bộ, công nhân viên đều tâm niệm: “Đem đến cho khách hàng giá trị lâu bền và sự hài lòng về sản phẩm”. Niềm say mê đối với sản phẩm là điểm giúp chúng tôi khác biệt với các nhà sản xuất và cung cấp khác ở Việt Nam, và nó sẽ luôn giúp chúng tôi tiến lên phía trước.
sản xuất là 25 container/tháng. Công ty đã nhận được các giải thưởng cho nhà cung cấp tốt nhất từ Công ty XXX tại Nhật Bản và đang tăng cường mức độ tin cậy của khách hàng bằng cách áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Bạn có thể trình bày những thông tin này trên một trang giấy. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình ảnh văn phòng, phòng trưng bày và nhà xưởng của bạn nếu cần thiết. Hồ sơ của công ty không phải là chỗ để trưng bày hình ảnh sản phẩm của bạn trừ khi bạn chỉ tập trung vào một sản phẩm duy nhất. Hồ sơ này cần phải dễ dàng cập nhật và bằng tiếng Anh. Bạn nên phát cho khách hàng trong các cuộc gặp gỡ và gửi kèm theo thư và email của bạn.
Bạn cần có Danh thiếp. Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều công ty cho rằng nó không cần thiết. Cần lưu một số chi tiết sau để danh thiếp dễ đọc:
Dùng chữ hoa thay cho các loại chữ bay bổng rất khó đọc.
Cần đưa vào danh thiếp các thông tin về số điện thoại, di động, fax và địa chỉ email và cần in lại danh thiếp nếu các thông tin này có sự thay đổi.
Cần đảm bảo rằng địa chỉ gửi thư đường bưu điện của văn phòng/ nhà máy của bạn đã được ghi trong danh thiếp đề phòng trường hợp khách hàng muốn gửi đồ hoặc thư theo đường bưu điện hoặc họ có thể chỉ cho lái xe taxi địa chỉ của bạn.
Danh thiếp cần in bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ mẹ đẻ của khách hàng.
Logo, kiểu chữ và màu sắc trên danh thiếp cần phù hợp với logo, kiểu chữ và màu sắc trên mẫu tiêu đề thư của bạn. Tất cả các chi tiết quan trọng phải được in ở mặt trước của danh thiếp. Các thông tin bổ sung có thể in ở mặt sau. Kích cỡ của thiếp không nên lớn hơn 9x5,5cm, thông thường tương đương với cỡ thẻ tín dụng, khoảng 8,5x5,4cm. Cần lưu ý rằng những danh thiếp có lớp tráng nhựa ở trên không thể ghi chú được và những thiếp sáng quá hoặc có lớp mạ vàng hoặc bạc sẽ không thể copy hoặc fax.
Bạn cần có cả Những công cụ chuyển tải hình ảnh khác như mẫu tiêu đề thư, phòng bì, cặp chứa tài liệu…
Mẫu tiêu đề thư: Kích cỡ của giấy viết thư nên theo kích cỡ giấy A4 (210 x 297 mm). Chất
lượng của giấy viết thư ít nhất là 80 gram và có màu sáng. Bạn nên hiểu rằng loại giấy viết thư có ảnh hưởng đến ấn tượng mà bức thư sẽ đem đến cho người đọc, có thể là thân thiện, có tổ chức, đáng tin cậy. Chọn font chữ hỗ trợ cho hình ảnh.
Phong bì: Nên sử dụng phong bì màu sáng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng màu tương tự
catalô...) hoặc các tài liệu vận tải và giao hàng.
Bạn cần có catalô sản phẩm. In catalô nếu cần giới thiệu nhiều loại hoặc nhiều sản phẩm. Mô tả sản phẩm phải đi kèm với hình ảnh hoặc bản vẽ về sản phẩm. Việc tạo ra một catalô tốt không phải là một công việc dễ dàng. Muốn có một catalô hấp dẫn cần phải có tính sáng tạo để nó có thể gây ấn tượng tốt với khách hàng của bạn. Cần ưu tiên tính nghệ thuật cho cả chữ viết và bố cục catalô, ảnh minh hoạ và các yếu tố minh hoạ khác. Màu sắc phải hấp dẫn và kết hợp một cách chuyên nghiệp. Cần có những thông tin cơ bản như mã sản phẩm, đặc điểm sản phẩm và nguyên liệu được sử dụng.
Ngoài tờ rơi và catalô sản phẩm để giới thiệu về công ty, bạn cũng cần sử dụng đĩa CD-ROM. Mặc dù có thể đĩa CD-Rom rất dễ bị người sử dụng bỏ quên nhưng nó lại là một công cụ truyền thông rất hiệu quả tại hội chợ, triển lãm. Là một công cụ tương tác, nếu đã thu hút được người xem, đĩa CD-Rom sẽ có những lợi thế hơn hẳn một bài thuyết trình bằng video. Bạn cần lưu ý rằng nội dung và thiết kế của CD-ROM sẽ làm cho khách hàng của bạn có ấn tượng tốt về quản lý chất lượng của công ty bạn. Vỏ CD-ROM hấp dẫn sẽ làm cho CD-ROM của bạn nổi bật hơn các CD khác và khuyến khích hàng hàng bỏ CD của bạn vào đầu đọc đĩa máy tính của họ.
Thêm vào đó, bạn có thể chuẩn bị một cuốn album ảnh về các chủng loại hàng hóa của bạn. Bạn nên chụp ảnh theo nhiều phong cách khác nhau để tham khảo và chúng có thể tạo cho khách hàng tiềm năng của bạn ý niệm về những sản phẩm bạn làm ra trước đây và sản phẩm nào khách hàng khác mua từ bạn.
Bạn cần có một Website. Nếu bạn có một website, bạn cần phải cập nhật website của bạn. Website là một tài liệu tham khảo về công ty của bạn nhưng nó cũng cần được nâng cấp. Nhiều công ty dùng hàng nghìn đô la vào việc tạo dựng website và băn khoăn tại sao website của họ không có người xem. Nguyên nhân rất đơn giản: không ai biết về website của họ cả. Hồ sơ công ty, tờ rơi và catalô cần phải được số hóa và đưa lên website. Bằng cách đặt các tài liệu xúc tiến này lên website, bạn sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời có thể cập nhật thông tin bất kỳ khi nào mà không phát sinh thêm chi phí. Nói cách khác, đây là một công cụ xúc tiến linh hoạt và tiết kiệm.
Khi phát triển và duy trì website, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau:
Thiết kế trang phù hợp với các hình ảnh đi kèm
Xây dựng một website chuyên nghiệp, hấp dẫn và truy cập nhanh
Cung cấp các thông tin quan trọng một cách rõ ràng và chính xác nhất
Các khối chữ cần ngắn gọn và tập trung vào ý chính
Có thể để chế độ download các thông tin cơ bản, bảng dữ liệu và tài liệu hướng dẫn sử dụng
Phát triển một hệ thống lôgic và đơn giản
Đăng ký website với các công cụ tìm kiếm thông dụng
Đảm bảo trang của bạn được kết nối tốt tới các website có liên quan
Kiểm tra các đường kết nối thường xuyên
Cập nhật thông tin và làm mới website thường xuyên để khuyến khích khách hàng truy cập lại
Cho thêm trang “Những thông tin mới”
Quảng bá website của bạn trên các tài liệu xúc tiến
Lưu lại hồ sơ về khách viếng thăm bằng cách cung cấp dịch vụ cập nhật thông tin qua email.
Cần nhấn mạnh rằng website của bạn sẽ không thể là một công cụ xúc tiến hiệu quả trừ khi bạn chủ động thu hút các nhóm khách hàng mục tiêu truy cập website.
Bạn cần có các Tài liệu quảng bá khác.
Tờ thông tin sản phẩm (product sheet): Tờ thông tin sản phẩm thường là một trang giấy cung
cấp các thông tin chi tiết về những sản phẩm cụ thể. Bạn có thể phát dưới hình thức phát tờ rơi hoặc kẹp vào trong tờ rơi của công ty và thay thế nếu cần. Bạn có thể dễ dàng chuẩn bị các tài liệu này với sự trợ giúp của máy vi tính và một máy in màu. Việc này sẽ làm giảm chi phí sản xuất đồng thời giúp bạn thích nghi và cập nhật tài liệu này một cách dễ dàng.
Nhãn đính kèm (hang tags): Cần thiết kế một nhãn đính kèm đẹp cho sản phẩm của bạn. Trong
nhãn có các thông tin về tên, mã, thành phần nguyên liệu, màu sắc, kích cỡ sản phẩm. Đây là một công cụ tốt để quảng cáo cho người sản xuất, để cho thấy sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn an toàn. Trong nhiều trường hợp, nhãn đính kèm được sử dụng để mô tả yếu tố văn hóa đặc trưng trong thiết kế của bạn; để giải thích sản phẩm được sản xuất như thế nào và cách sử dụng truyền thống của chúng. Hãy tạo ra nhãn đính kèm đẹp như sản phẩm của bạn.
Thẻ rời: Thẻ rời cần được sử dụng một cách chuyên nghiệp, đặc biệt đối với các sản phẩm cao cấp.
Đây là loại thẻ hoặc nhãn mác có thể tháo rời “tô vẽ” cho sản phẩm, kể câu chuyện của sản phẩm và/ hoặc câu chuyện của người nghệ sỹ nhằm tăng khả năng khách hàng lựa chọn mua sản phẩm.
Nhãn hướng dẫn sử dụng: Đây là loại nhãn đưa ra các chỉ dẫn về chăm sóc hoặc làm sạch
sản phẩm và được gắn vĩnh viễn hoặc gần như vĩnh viễn với sản phẩm. Loại nhãn này thường được dùng cho đồ sơn mài và các sản phẩm dệt may do các mặt hàng dệt may nhập khẩu thường có các quy định cụ thể về loại nhãn này.