- Phương thức nhờ thu D/P Điện chuyển tiền – T/T
7. Tài liệu xuất khẩu và vận chuyển hang hóa
Để vận chuyện hàng hóa, bạn cần chuẩn bị các tài liệu xuất khẩu để khai báo thuế quan. Theo quyết định số 929/QD-TCHQ ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Tổng Cục thuế, các giấy tờ cần thiết cho xuất khẩu là:
Mẫu khai báo thuế quan: 2 bộ gốc
Hợp đồng kinh tế: 1 bản copy
Danh sách hàng: 1 bản gốc và một bản copy
Hóa đơn: 1 bản gốc
Tiêu chuẩn nguyên liệu : 1 bản copy
Theo yêu cầu trong hợp đồng của người mua , bạn cũng có thể sẽ phải xuất trình hóa đơn thương mại, Chứng chỉ hun trùng và Chứng chỉ giám định.
công ty giao nhận và vận tải khác nhau tại Việt Nam (tham khảo phụ lục số 8) để lựa chọn công ty cạnh tranh nhất về giá cả, thời gian giao hàng và được nhà nhập khẩu nước ngoài ưa dùng.
Bạn nên đăng ký thuê diện tích để hàng trên tàu trước ngày vận chuyển thực tế (việc đặt trước như vậy được gọi là hợp đồng vận tải theo chuyến). Đối với việc vận chuyển nội địa (từ nhà xưởng đến cảng xếp hàng), bạn có thể đề nghị công ty vận tải/giao nhận đã chọn hỗ trợ. Những công ty này có thể thu xếp dịch vụ vận chuyển nội địa hoặc bạn có thể ký hợp đồng với các công ty vận tải có kinh nghiệm trong vận chuyển hàng xuất khẩu.
Bạn nên ký kết hợp đồng với các công ty bảo hiểm để bảo hiểm lô hàng xuất khẩu đối với các rủi ro như hàng bị mất, bị hỏng và giao hàng chậm do thời gian quá cảnh. Đối với các lô hàng xuất khẩu quốc tế, trách nhiệm của người vận chuyển được giới hạn theo các qui định quốc tế và phạm vi bảo hiểm về cơ bản không giống như phạm vi bảo hiểm nội địa. Trách nhiệm ký hợp đồng với công ty bảo hiểm có thể thuộc về người mua hoặc người bán, tuỳ theo điều kiện trong hợp đồng. Tốt hơn hết, bạn nên hỏi ý kiến của các công ty bảo hiểm hoặc giao nhận quốc tế để biết thêm nhiều thông tin.
Bạn phải chuẩn bị Bộ chứng từ gửi hàng và gửi cho ngân hàng của bạn hoặc khách hàng để làm thủ tục thanh toán tuỳ theo điều khoản thanh toán qui định trong hợp đồng. Dưới đây là một số chứng từ được sử dụng phổ biến:
Vận đơn đường biển: là hợp đồng ký kết giữa chủ hàng và người vận chuyển. Người mua
thường yêu cầu vận đơn bản gốc hoặc bản sao, và coi đây là bằng chứng về quyển sở hữu hàng hoá. Ban nên cố gắng lấy được vận đơn hoàn hảo. Trong trường hợp giao hàng gấp, chưa kịp gửi bộ chứng từ gửi hàng gốc cho người mua đúng thời hạn, bạn có thể đề nghị công ty vận chuyển phát hành vận đơn giao hàng tại cảng (Surrendered Bill of Lading) để giải phóng lô hàng.
Hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại nên có những thông tin cơ bản như đặc điểm
hàng hoá, địa chỉ người vận chuyển và người bán, điều kiện cơ sở giao hàng và phương thức thanh toán.
Phiếu đóng gói: là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong mỗi kiện hàng và mô tả
loại bao bì đóng gói (hộp, sọt, thùng, hộp cac-tông…). Bạn cũng nên ghi rõ trọng lượng tịnh, trọng lượng tịnh được trừ ra khi hàng được cân cùng với container, trọng lượng cả bì, và kích thước của từng gói hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Một số nước yêu cầu hàng nhập khẩu phải có giấy
chứng nhận xuất xứ của cơ quan có thẩm quyền. Ở Việt Nam, giấy chứng nhận xuất xứ thường do Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người mua yêu cầu chính công ty xuất khẩu phát hành chứng nhận xuất xứ. Khi xuất trình giấy chứng nhận xuất xứ cho Hải Quan, người nhập khẩu có thể được hưởng ưu đãi về thuế ngay khi nhập hàng (được miễn thuế hoặc giảm thuế) tuỳ thuộc vào
nội dung trong Hiệp định ký giữa Việt Nam và nước nhập khẩu.
Trong một số trường hợp, bạn cần phải có Giấy chứng nhận kiểm định, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Giấy chứng nhận khử trùng và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:
Giấy chứng nhận kiểm định: Một số người nhập khẩu và một số nước có thể yêu cầu
hàng nhập khẩu phải có giấy chứng nhận kiểm định. Đây là một chứng từ do cơ quan kiểm định độc lập chứng nhận kiểm định số hàng hoá hiện có, chất lượng hoặc số lượng của hàng hoá đã được xếp lên tàu.
Giấy chứng nhận bảo hiểm: Nếu người bán mua bảo hiểm cho hàng hoá, thì giấy chứng
nhận bảo hiểm phải ghi rõ hình thức và phạm vi bảo hiểm.
Giấy chứng nhận khử trùng/ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: chứng từ này xác
nhận sản phẩm đã được kiểm tra và xử lý về mặt kiểm dịch, an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại. Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên đây, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra các phương pháp xử lý như khử trùng hoặc làm lạnh phù hợp với yêu cầu của nước nhập khẩu, cũng cần phải ghi hàng hoá xuất đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về sâu hại.