4. Các chương trình tiếp thị xuất khẩu
4.2.2 Tham gia hội chợ thương mại
Hàng năm các hội chợ thương mại diễn ra ở nhiều nước trên thế giới. Tại hội chợ, bạn sẽ gặp rất nhiều khách hàng tiềm năng, bạn có thể kiểm tra phản ứng của họ đối với sự chào hàng của bạn và bạn còn có thể có nguồn ý tưởng về sản phẩm. Bạn còn có thể thu
thập đựoc thông tin liên quan tới sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và phản ứng của khách hàng về các sản phẩm này. Những nhà phân phối tiềm năng hoặc các hang phân phối cũng có thể tham gia hội chợ. Bạn có có hội đạt được các mục đích khác nhau khi tham gia vào hội chợ bởi vì có rất nhiều đối tượng kinh doanh đựoc tập trung tại một nơi vào cùng một thời điểm. Có một số vấn đề mà bạn cần xem xét khi bạn quan tâm tới hội chợ đó là lựa chọn hội chợ phù hợp, chuẩn bị, tham gia và các động thái tiếp theo.
• Lựa chọn hội chợ phù hợp
Điều quan trọng là bạn cần phải lựa chọn hội chợ phù hợp để tham gia. Một hội chợ có trưng bày dòng sản phẩm kinh doanh và những quan tâm về yếu tố địa lý có thể là cơ hội tốt để giới thiệu và bán sản phẩm cũng như học hỏi đựoc kinh nghiệm marketing. Quan trọng là phải lưu ý rằng trước khi quyết định tham gia hội chợ, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng loại hình hội chợ. Có một số hội chợ chỉ có những nhà nhập khẩu tham dự và họ không phù hợp cho các nhà xuất khẩu như công ty bạn tham gia.
Bạn có thể chọn một hoặc hai hội chợ để tham gia nhưng sau đó nên liên tục tham gia để biến mối quan hệ đầu tiên thành giao dịch kinh doanh thực sự và thúc đẩy thành quan hệ đối tác ổn định. Đừng kỳ vọng quá nhiều vào lần tham gia đầu tiên. Nói chung, bạn cần tham dự hai đến ba hội chợ thương mại trước khi thực sự triển khai công việc kinh doanh. Bạn có thể tìm được thông tin bổ ích về hội chợ bằng cơ sở dữ liệu như www.tsnn.com, www.exhibitions-world.com, và www.auma.de hoặc thông qua Hiệp hội, Cục xúc tiến xuất khẩu và thu được thông tin từ việc thảo luận với các công ty khác mà đã tham dự hội chợ trước đó. Phía tổ chức hội chợ có trang web riêng chẳng hạn như http://www.anuga.com và http://www.fruitlogistica.com tại Đức hay http://www.sial.fr tại Pháp và http://www.agftotaal.nl tại Hà Lan (Xem phụ lục 5).
• Chuẩn bị hội chợ
Để việc tham gia hội chợ đạt được thành công tối đa, có một vài gợi ý liên quan tới việc chuẩn bị như sau:
Có một gợi ý cho bạn là bạn bên tham dự hội chợ với tư cách là khách đến xem trước khi tham dự hội chợ với tư cách là người trưng bày sản phẩm. Bằng cách này bạn có thể học và hiểu được:
• Những đặc tính chung của sản phẩm trưng bày: thiết kế, chất lượng, mức giá?Những loại sản phẩm, loại hình kinh doanh nào đựoc trưng bày?
• Sản phẩm và xu hướng tiêu dùng
• Loại hình gian trừng bày nào hay được khách lui tới?
• Sản phẩm được trưng bày như thế nào? Gian trưng bày được bố trí ra sao? • Dịch vụ mạng lưới làm việc nào được cung cấp để quản lý trưng bày (liên
hệ của người mua, đại diện bán hàng), dịch vụ nào được cung cấp để trưng bày: lưu kho, ánh sáng, thảm, trưng bày gian hàng, danh mục người tham gia trưng bày?
Chi phí và hoạt động chuẩn bị là vấn đề quan trọng khi bạn quyết định thực sự tham gia hội chợ.
Trước khi tham gia hội chợ, bạn nên có danh sách nhà sản xuất tham gia hội chợ và nhuũng người tham gia hội chợ trước đó do ban tổ chức cung cấp. Thông tin liên lạc của ban tổ chức hội chợ tại Châu Âu được cung cấp tại phụ lục 5.
Bạn có thể lựa chọn tên trên danh sách những đối tượng liên quan tới nhu cầu và có thể thuộc về thị trường mục tiêu của bạn. Nếu bạn muốn xuất khẩu rau quả tươi, bạn cần phải chú ý tới những người tham gia hội chợ cung cấp rau quả tươi bởi họ có thể là khách hàng của bạn hơn là những người cung cấp dịch vụ hoa quả tươi đã chế biến. Viết thư cho các công ty có tên trong danh sách lựa chọn, giải thích bạn là ai, sản phẩm chào hàng của công ty bạn, và rằng bạn sẽ tham gia hội chợ trong gian hàng trưng bày số X và có nhã ý mời họ tới thăm gian hàng trưng bày của công ty bạn. Gửi thư bằng fax hoặc email 1 tháng hoặc trước một tháng diễn ra hội chợ. Bất kỳ sự hồi âm nào mà bạn nhận được nên đựoc theo dõi trước khi hoặc trong thời gian diễn ra hội chợ. Bạn nên chuẩn bị tài liệu cần thiết của công ty (chằng hạn như đơn đặt hàng, bảng giá, ca ta lô, trang web, tờ rơi, danh thiếp vv) để phát cho khách hàng tại hội chợ.
Ban nên xem xét vấn đề ngân sách trước khi quyết định tham gia hội chợ. Vấn đề ngân sách là một thử thách nếu bạn lần đầu tiên tham dự hội chợ. Bạn cần tính toán tất cả chi phí bao gồm fí visa, máy bay, khách sạn, ăn uống, ngủ nghỉ, tiền thuê mặt bằng gian
hàng, tài liệu marketing vv (VIETRADE, 2006). Nếu bạn muốn tham gia hội chợ tại New York (Mỹ) và Dubai/UAE bạn có thể tham vấn và nhận được hỗ trợ của Trung tâm xúc tiến thương mại VN (Bộ thương mại) tịa New York và tại Dubai. Các thông tin chi tiết về dịch vụ do Trung tâm xúc tiến thương mại cung cấp được trình bày tại phụ lục (xem tài liệu đính kèm).
Để chuẩn bị tốt cho việc tham gia hội chợ, bạn có thể đọc các ấn phẩm sau:
“Show master " của CBI (www.cbi.nl)
“Bí quyết tham gia hôi chợ thành công” của AUMA (www.auma-fairs.com) “Từ tiếp xúc tới ký kết hợp đồng” (www.sippo.ch).
• Tham gia hội chợ
Hình 4.2 Tại hộ chợ rau quả
Nguồn: Công ty Bảo Thanh
Tại hội chợ, bạn cần chủ động quảng bá công ty bạn. Đặc biệt, bạn nên tập trung vào các vấn đề sau:
Bài trí: Điều thực sự quan trọng là bạn cần tạo ra một gian trưng bày hấp dẫn sẽ thu hút khách mua hàng/khách thăm quan. Hơn nữa, cách bạn bài trí gian hàng và sản phẩm có thể truyền tải hình ảnh của công ty bạn và thậm chí có thể quảng báo hình ảnh rau quả của Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Đảm bảo rằng bạn có danh thiếp hoặc thông tin liên hệ của các khách tham quan giang hàng của bạn. Hãy lưu giữ những danh thiếp này và sau khi kết thúc hội chợ thì gửi thư hoặc thư điện tử cám ơn vì đã quan tâm và đề nghị họ thiết lập quan hệ kinh doanh. Hoạt động của nhân viên trong quá trình diễn ra hội thảo có vai trò quan trọng đảm bảo việc tham gia của bạn thành công. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn lúc nào cũng đứng ở gian hàng để chào đón khách, trả lời các câu hỏi và thiết lập các liên hệ cá nhân. Để tăng khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên bán hàng trong quá trình diễn ra hội chợ, bạn nên quan tâm tới một vài gợi ý sau đây:
Nhân viên của bạn phải được đào tạo và cung cấp những thông tin cần thiết về sản phẩm cũng như kỹ năng giao tiếp: nhân viên bán hàng phải trả lời được tất cả các câu hỏi của các khách hàng tiềm năng, luôn giữ thái độ cởi mở và thân thiện.
Nhân viên còn phải có khả năng khám phá sở thích của khách hàng về sản phẩm và thu thập được thông tin về các khách hàng mà có thể giúp cho bạn sau này có đường hướng quyết định. Tốt nhất là nên có sẵn tờ điền thông tin liên lạc của khách hàng.
Nhân viên của bạn tuyệt đối không được phép trả lời sai, không được hứa hẹn những điều mà công ty bạn không thể thực hiện.
Nên ăn mặc tại hội chợ trang phục áo dài áp dụng cho nữ giới khi người Việt Nam tham gia hội chợ trưng bày sản phẩm.
Ngôn ngữ: nhân viên của bạn phải biết nói tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác (nếu liên quan). Để đảm bảo việc giao tiếp giữa bạn và khách hàng tiềm năng có thể thuận lợi, bạn nên thuê sinh viên Việt Nam những người học tại nước ngoài đóng vai trò làm phiên dịch trong thời gian hội chợ.
Nhớ là luôn phải giữ cho gian hàng sạch sẽ, gọn gàng và bắt mắt (VIETRADE, 2006). • Sau khi kết thúc hội chợ
Bạn cần quan tâm tới một vài vấn đề sau khi kết thúc hội chợ, cụ thể như sau:
Hoạt động tiếp theo: Những mối quan hệ mà bạn có được trong thời gian hội chợ chính
là sự bắt đầu của nỗ lực thiết lập quan hệ kinh doanh với các khách hàng tiềm năng. Trong nhiều trường hợp, phải tiến hành tiếp cận vài lần với một khách hàng triển vọng
mới thiết lập được quan hệ kinh doanh. Do vậy, quan trọng là phảhi có kế hoạch bám sát các mối quan hệ có được từ hội chợ.
Khi bạn bám sát các khách hàng tiềm năng và khách hàng thực tế những người đã từng tham quan gian hàng của bạn, bạn nên:
• Viết thư cám ơn vì đã thăm quan
• Gửi tất cả tài liệu và bảng báo giá là những thứ mà bạn/hoặc nhân viên của bạn cam kết sẽ cung cấp cho họ
• Cung cấp thông tin mà khách hàng yêu cầu
• Tổ chức các cuộc gặp và cử cán bộ liên quan thực hiện nhiệm vụ củng cố mối liên hệ ban đầu.
Các hoạt động bổ sung: Tham gia vào hội chợ rất tốn kém. Do đó, bạn cần phải tiết
kiệm thời gian bằng cách tham quan một số gian hàng/thị trường hoặc các nhà nhập khẩu trong thời gian hội chợ và sau khi kết thúc hội chợ (nếu có điều kiện). Việc thăm quan các gian hàng/thị trường và các khách hàng tiềm năng cho phép bạn có hiểu biết sâu sắc hơn về xu hướng khách hàng hiện nay, các sản phẩm thông dụng hiện có trên thị trường nơi mà bạn có thể bán sản phẩm, liệu khách hàng có quan tâm tới sản phẩm của bạn và yêu cầu của họ là gì? Từ các lần tham quan, bạn có thể có được thông tin quan trọng như việc đóng gói và trưng bày sản phẩm thế nào, mức độ giá cả, sản phẩm có nguồn gốc từ đâu vv…
Ngoài những công cụ quảng bá như ở trên đã trình bày, các nhà xuất khẩu giống như bạn cần quan tâm tới những công cụ khác như thiết lập trang web chuyên nghiệp, thực hiện chiến dịch bán hàng khuyến mại (chẳng hạn như đưa các cô gái bán hàng mặc áo dài tới những siêu thị của các nước mục tiêu để mang các mẫu rau quả và thực phẩm khuyến mại tới cho các khách hàng tiềm năng), xây dựng mạng lưới kinh doanh với các cơ quan hữu quan như Đại sứ quán và các hiệp hội/tổ chức xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Nói chung là bạn cần phải sáng tạo trong việc tìm kiếm các cách hiệu quả nhằm quảng ba sản phẩm của mình trong giới hạn ngân sách hạn chế.