4. Các chương trình tiếp thị xuất khẩu
4.2.1 Chuẩn bị phương tiện marketing
Phương tiện marketing có thể giúp bạn quảng bá sản phẩm một cách hiệu quả. Bạn nên xem xét các vấn đề sau đây khi triển khai các phương tiện quảng bá.
Thông tin về tiểu sử của công ty: bạn cần phải có thông tin tiểu sử của công ty để cung
cấp cho khách hàng tiềm năng sự hình dung về công ty của bạn và xem xét xem liệu công ty cuả bạn có đáp ứng nhu cầu của họ không.
Trong thông tin đó, bạn cần phải có những điểm sau đây: • Giới thiệu chung về công ty và lịch sử hình thành • Phương trâm của công ty
• Cách tổ chức?
• Kinh doanh sản phẩm và dịch vụ nào?
• Công ty bạn có nắm được nhu cầu và yêu cầu của những thị trường mục tiêu không?
Thông tin nên cung cấp cho khách hàng biết tới khả năng của công ty bạn có thể đáp ứng được nhu cầu và cho khách hàng thấy được ấn tượng về khả năng cạnh tranh của công ty bạn, kỹ năng và độ tin cậy đủ để được xem xét với tư cách là đối tác cung cấp. Thông tin này có thể được trình bày trên một trang. Bạn có thể thể hiện các hình ảnh về văn phòng hoặc nhà mày nếu có. Trang thông tin này không phải là nơi để trưng bày các hình ảnh sản phẩm trừ khi bạn tập trung vào chỉ duy nhất một sản phẩm. Trang thông tin cần phải dễ cập nhật và nên trình bày bằng tiếng Anh và ngôn ngữ chính của khách hàng (nếu có liên quan và cần thiết). Bạn nên phát cho khách hàng khi gặp gỡ và gửi kèm với thư và email.
Tạo danh thiếp kinh doanh: Một danh thiếp kinh doanh là thông tin quan trọng nhất mà
bạn có thể có. Do vậy, hãy làm danh thiếp kinh doanh dưới hình thức có thể đọc được. Sử dụng dạng chữ rời thay vì chữ hoa văn khó đọc.
Trên danh thiếp phải có thông tin điện thoại cố định, di động, fax, và địa chỉ mail và cần phải đổi danh thiếp nếu thông tin có thay đổi.
Đảm bảo rằng địa chỉ đầy đủ của văn phòng/ nhà máy được in ấn trên danh thiếp để các khách hàng tiềm năng có thể gửi thông tin cho bạn bằng thư điện tử hoặc theo đường bưu điện hoặc họ có thể đưa cho tài xế để dễ dàng tìm đến cơ quan bạn.
Danh thiếp nên được trình bày bằng tiếng Anh hoặc là ngôn ngữ chính thống của khách hàng.
Lôgô, kiểu chữ, màu sắc nên phù hợp với loại giấy. Tất cả những thông tin quan trọng nên thể hiện trên mặt trước của danh thiếp. Thông tin bổ sung có thể được in vào mặt sau của danh thiếp. Kích cỡ danh thiếp giới hạn ở mức độ 9 x 5.5 cm, hoặc có thể giống cỡ thể tín dụng 8.5 x 5.4 cm. Cần phải biết rằng những danh thiếp được phủ bóng không thể sử dụng khi cần điền thông tin và những danh thiếp bóng kiểu ánh bạc và vàng rất khó copy và fax.
Hình 4.1 Danh thiếp kinh doanh của 2 nhà nhập khẩu tiềm năng của Dubai
Bạn cần phải để ý tới hình ảnh bên ngoài chẳng hạn như phần in trên đầu danh thiếp, phong bì, cặp lưu hồ sơ, hình thức fax vv… đều phải được thể hiện theo định dạng chuẩn.
Phần in sẵn đầu trang : kích cỡ nên là loại A4 (210 x 297 mm). Chất lượng giấy tối
thiểu là loại 80 gram, độ trắng sáng cao có màu sáng. Bạn phải thấy rằng kiểu chữ có khả năng gây ấn tượng mạnh cho người đọc về độ tin cậy, tính chuyên nghiệp. Hãy chọn loại thiết kế chữ mà phù hợp với hình ảnh mong muốn.
Phong bì: Nên sử dụng phong bì màu trắng nhưng có thể sử dụng cùng màu với giấy
dùng để viết thư.
Cặp lưu: Để lưu giữ thông tin về cơ quan bạn (tiểu sử hoặc theo hình thức catalo…)
hoặc các tài liệu trao đổi hoặc tài liệu giao dịch.
Sách quảng cáo về công ty (bao gồm hình ảnh về các khu sản xuất và sản phẩm) có thể
Nếu bạn có trang web, nhớ là phải cập nhật thường xuyên. Trang Web được coi là địa chỉ tham khảo nhưng cũng cần phải quảng bá. Có rất nhiều công ty tiêu tốn hang nghìn đô vào việc tạo lập trang web và cứ thắc mắc là tại sao không có khách truy cập. Lý do rất đơn giản: không ai biết là có trang web đó tồn tại. Trong tiểu sử, sách quảng bá về công ty và cactalô cần phải được số hoá và đưa lên trang web. Bằng cách đưa các sản phẩm quảng bá lên trang web, bạn sẽ tiết kiệm được tiền in ấn mà vấn có thể cập nhật được thông tin bất kỳ lúc nào mà không cần phải tốn kém thêm chi phí. Nói một cách khác, đây chính là công cụ quảng bá linh hoạt và có hiệu quả kinh tế.
Khi sử dụng và duy trì trang web, bạn nên chú ý những yếu tố sau: • Thiết kế dao diện sao cho phù hợp với hình ảnh của công ty • Xây dựng giao diện sao cho chuyên nghiệp, hấp dẫn và nhanh • Trình bày thông tin quan trọng một cách rõ ràng và súc tích • Văn bản phải ngắn gọn và đi vào điểm chính
• Cho phép tải thông tin tiểu sử, bảng dữ liệu và tạp chí • Tạo lập hệ thống điều hướng đơn giản và logích
• Đăng ký trang web với tất cả phương tiện tìm kiếm phổ biến
• Đảm bảo rằng trang web được kết nối với các trang web liên quan khác • Kiểm tra đường link thường xuyên
• Cập nhật và làm mới trang web thường xuyên để tải thông tin cập nhật hàng ngày nhằm thu hút các lượt người truy cập.
• Có 1 trang “Tin mới”
• Quảng bá trang web trên các phương tiện quảng cáo
• Theo dõi và cung cấp cho khách truy cập bằng dịch vụ thư điện tử cập nhật hàng ngày.
• Cần phải lưu ý rằng trang web của bạn có thể không phải là công cụ quảng báo hữu hiệu trừ trường hợp bạn thu hút nhóm mục tiêu để truy cập.
Đào tạo nhân viên
Khách hàng tiềm năng sẽ có ấn tượng không chỉ vì bạn làm việc chuyên nghiệp mà còn có ấn tượng với nhân viên chuyên nghiệp. Một phương pháp tốt là đào tạo một số thành viên cốt cán trong số nhân viên của bạn để họ có thể thực hiện nhanh, chính xác công việc của họ và trách nhiệm của họ như thế nào liên quan tới việc sản xuất và vận chuyển theo đơn đặt hàng của khách hàng. Việc này nên thực hiện trước khi khách hàng tới thăm và nên được thể hiện đảm bảo tính chính xác nhưng lại không bị rò rỉ thông tin bảo mật. Mục đích là làm cho khách hàng thấy rằng đơn đặt hàng của họ đang được xử lý rất chuyên nghiệp từ lúc được tiếp nhận cho tới lúc vận chuyển hàng hoá.
Chuyên nghiệp hoá khả năng liên lạc
Mặc dù ít xảy ra nhưng có thể khách hàng mua hàng của bạn mà không bao giờ tới cơ quan bạn. Đó có thể là một khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng sẽ liên hệ với bạn trước khi tới cơ quan bạn. Một lỗi thường gặp phải của nhiều công ty là không nỗ lực chuyên nghiệp hoá khả năng liên lạc cho cơ quan mìh. Bạn nên đảm bảo rằng nếu bạn có hòm thư điện tử, bạn phải có ý thức kiểm tra và trả lời nhanh chóng. Thậm chí câu trả lời là “chúng tôi đã nhận được thắc mắc của quý khách hàng và sẽ trả lời ngay ngày mai”. Máy fax thường hết giấy mà vẫn đổ chuông hoặc là khi fax của khách hàng đã nhận nhưng chưa được biết tới. Số máy cố định của cơ quan nên do người có ngôn ngữ bản địa trả lời và phải chờ nếu đầu dây bên kia là ngôn ngữ nước ngoài.
Cách liên lạc của công ty bạn thể hiện được những thông tin về cách ứng xử với khách hàng tiềm năng. Chuyên nghiệp hoá cách liên lạc cho công ty thực chất là một cách không hề tốn kém (VIETRADE, 2006).
Ở Châu Âu, một điều bất di bất dịch là cách liên lạc nhanh và tin cậy là điều kiện tiên quyết để duy trì quan hệ kinh doanh lâu dài với khách hàng. Các công ty nhỏ thường liên hệ bằng số di động, fax và thư điện tử vào giờ hành chính (CBI, 2005).