Một thực tế của ngành hàng xuất khẩu đang tồn tại ở n−ớc ta hiện nay đó là nhiều ngành hàng xuất khẩu còn mang tính chầt thu gom manh múm, làm theo th−ơng vụ, không có chiến l−ợc cho lâu dàị Thực tế này càng đúng hơn đối với ngành hàng xuất khẩu nông sản Việt Nam. Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi thì các đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom ở thị tr−ờng nội địa để bán ra thị tr−ờng n−ớc ngoài, khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì bỏ mặc các nhà sản xuất làm cho ng−ời sản xuất bị ứ đọng hàng hóa, bị lâm vào tình trạng khó khăn, họ không có đủ tiền để trang trải cho cuộc sống nên phải phá bỏ loại cây trồng ấy đi và thay vào đó là một loại cây trồng mớị Vì vậy khi cầu về mặt hàng ấy trên thị tr−ờng thế giới tăng thì các công ty kinh doanh xuất khẩu lại không có hàng để xuất khẩụ Chính vì không có sự phối hợp một cách đồng bộ giữa ng−ời sản xuất và nhà xuất khẩu nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định, không mang tính chiến l−ợc lâu dàị Công ty VILEXIM cũng ở trong tình trạng chung ấỵViệc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty đ−ợc thể hiện ở mô hình sau:
Sơ đồ : Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty VILEXIM.
Với mô hình này, nhà buôn nhỏ ở địa ph−ơng là nguồn cung cấp chính cho công tỵ Mối quan hệ giữa công ty và ng−ời sản xuất rất lỏng lẻo, công ty không hề có một mối liên hệ mật thiết hay một sự h−ớng dẫn nào về chất l−ợng, tiêu
Nhà buôn nhỏ địa ph−ơng Các chi nhánh công ty Công ty Các cơ sở sảnxuất và chế biến Hộ gia đình sản xuất
chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đối với ng−ời sản xuất. Hàng hóa của công ty th−ờng phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa ph−ơng do vậy hàng nông sản công ty thu gom đ−ợc th−ờng không đồng bộ về chủng loại, chất l−ợng, mẫu mã... Thêm vào đó hoạt động của công ty mang tính th−ơng vụ nên công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ ở địa ph−ơng ép giá. Các nghiệp vụ mà công ty thực hiện khi thu mua hàng đ−ợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quá trình thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công tỵ
B−ớc 1: Xác định nhu cầụ
Đây là b−ớc đầu tiên và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của công tỵ Nó có quan hệ mật thiết với các b−ớc sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của các b−ớc saụ Yêu cầu của b−ớc này là công ty phải nắm chắc đ−ợc các yếu tố mặt hàng, chất l−ợng, giá cả. Chỉ có nắm chắc b−ớc này thì công ty mới thực hiện tốt đ−ợc công tác thu mua, đáp ứng đ−ợc đúng mong muốn của ng−ời tiêu dùng và mới thu đ−ợc kết quả tốt khi kết thúc th−ơng vụ. Một trong những căn cứ giúp cho công ty xác định đ−ợc nhu cầu là dựa trên các hợp đồng xuất khẩu, các đơn đặt hàng của n−ớc ngoài từ đó công ty sẽ xem xét lại loại hàng mà khách hàng cần và khả năng đáp ứng của công tỵ Tr−ớc mỗi th−ơng vụ công ty th−ờng cử các cán bộ có kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất, chế biến, xem xét khả năng cung ứng của từng khu vực trong n−ớc và đ−a ra giải pháp tối −u cho công tác thu muạ
B−ớc 2: Xây dựng đơn hàng. Xác định nhu cầu Xây dựng đơn giá Lựa chọn khu vực thị tr−ờng Tiếp cận đàm phán ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp nhận hàng hóa Vận chuyển hàng hóa Bảo quản hàng hóa
Sau khi có đ−ợc các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì công ty sẽ tiến hành xây dựng cho mình một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ có các điều khoản về số l−ợng, chất l−ợng của hàng hóa giống nh− khách hàng yêu cầu còn các điều khỏan khác thì không giống. Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu th−ờng lớn hơn 3- 5% so với giá trong đơn hàng mà công ty sẽ sử dụng để thu muạ
B−ớc 3: Lựa chọn khu vực thị tr−ờng ng−ới cung ứng.
Sau khi đã xây dựng đ−ợc các đơn hàng thu mua, công ty sẽ tiến hành xem xét xem khu vực thị tr−ờng nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của công tỵ Đối với những mặt hàng khác nhau công ty sẽ lựa chọn khu vực thị tr−ờng ng−ời cung ứng khác nhaụ Chẳng hạn:
− Đối với khu vực miền Bắc, đặc biệt là tại các tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hóa, Hải Phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đậu, vừng, ngô cho công tỵ
− Khu vực miền Trung với các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Qủng Nam sẽ cung cấp lạc nhân, hạt tiêụ
− Khu v−c Tây Nguyên với các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuột sẽ cung cấp cà phê, hạt tiêụ
− Khu vực Nam Bộ sẽ cung cấp gạo và lạc nhân.
Các chi nhánh của công ty sẽ phụ trách khu vực thị tr−ờng ng−ới cung ứng trực thuộc tầm quản lý của mình. Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh sẽ phụ trách khu vực miền Nam còn đại diện tại Đông Hà và văn phòng tại Hà Nội sẽ phụ trách khu vực miền Trung và miền Bắc. Căn cứ vào khu vực thị tr−ờng đã chọn công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng, và một số chỉ tiêu sau của nhà cung ứng:
− Quy mô sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng có đáp ứng đ−ợc với yêu cầu của công ty hay không.
− Đối tác có uy tín trên thị tr−ờng không.
− Chất l−ợng và mẫu mã hàng hóa của nhà cung ứng có đáp ứng đ−ợc yêu cầu của công ty không.
− Gía cả có thấp hơn giá thu mua hay không.
B−ớc 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi đã lựa chọn đ−ợc ng−ời cung ứng, công ty sẽ tiếp cận đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên nên nó cũng là một công cụ để đảm bảo rằng công ty sẽ nhận đ−ợc hàng.
B−ớc 5: Thực hiện hợp đồng.
Sau khi đã ký hợp đồng với nhà cung ứng, hai bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quá trình mua hàng đ−ợc diễn ra suôn sẻ, không ảnh h−ởng đến các b−ớc sau thì công ty đã cử cán bộ công nhân viên của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra chất l−ợng hàng. Tuy nhiên một thực tế đang tồn tại ở công ty hiện nay là hoạt động kiểm tra chất l−ợng hàng thu mua của công ty mang nặng tính hình thức, công cụ để kiểm tra rất thô sơ. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩụ Việc kiểm tra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cán bộ thu mua thông qua quan sát màu sắc, độ tróc của lụa lạc.
Sau khi đã nhận đ−ợc hàng, công ty sẽ tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ đ−ợc tập trung về kho của công ty, đ−ợc kiểm tra lần cuối, đóng gói những hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó.
Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản là rất caọ Kho chứa hàng phải vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của từng mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng hóạ Tuy nhiên đối với công ty VILEXIM, kho chứa hàng mới chỉ đơn thuần là nơi chứa hàng chứ ch−a thực sự đảm bảo đ−ợc các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, công ty hầu nh− ch−a có một hoạt động chế biến nàọ Do vậy chất l−ợng hàng xuất khẩu của công ty trong thời gian qua ch−a thực sự caọ
B−ớc 6: Thanh lý hợp đồng.
Đây là b−ớc cuối cùng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công tỵ Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có v−ớng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thỏa thuận thống nhất về trách nhiệm và quyền
lợi của mỗi bên. Nếu không thống nhất đ−ợc cách giải quyết thì hai bên sẽ phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết.
Để hạn chế sự ảnh h−ởng của nhà buôn nhỏ ở địa ph−ơng đến công tác thu mua hàng của công ty, thời gian qua công ty đã thành lập thêm các trạm thu mua ở địa ph−ơng mình để trực tiếp thu mua từ nhà sản xuất. VD: Trạm thu mua ở Nghệ An đối với mặt hàng lạc; ở Đắc Lắc đối với mặt hàng cà phê và ở Cần Thơ đối với gạọ Với hình thức này công ty có thể tiết kiệm đ−ợc chi phí, chọn đ−ợc hàng có chất l−ợng đảm bảọ Tuy nhien khối l−ợng hàng thu mua đ−ợc bằng hình thức này của công ty vẫn ch−a cao, nguồn cung cấp vẫn ch−a ổn định bởi đây là hình thức mới đối với công ty nên cũng mới đối với ng−ời sản xuất. Ng−ời sản xuất có mối quan hệ rất ít đối với công ty nên uy tín của công ty đối với họ ch−a caọ Thêm vào đó do lực l−ợng thu mua quá mỏng, các trạm thu mua quá ít nên công ty ch−a tiếp xúc đ−ợc nhiều đối với ng−ời sản xuất.