II: NỘI DUNG KIỂM TOÁN CHU TRèNH HÀNG TỒNKHO
2.2.3.2.1.Quan sỏt kiểm kờ vật chất hàng tồn kho
2. Kiểm toỏn chu trỡnh hàng tồnkho
2.2.3.2.1.Quan sỏt kiểm kờ vật chất hàng tồn kho
Quan sỏt kiểm kờ vật chất hàng tồn kho là cụng việc mà Kiểm toỏn viờn phải cú mặt vào thời điềm mà cuộc kiểm kờ hàng tồn kho được tiến hành. Bằng cỏc biện phỏp quan sỏt, khảo sỏt, thẩm vấn thớch hợp để Kiểm toỏn viờn xỏc định sự tồn tại vật chất và tớnh chớnh xỏc của hàng tồn kho kiểm kờ, cũng như cỏc vấn đề liờn quan đến hàng tồn kho về quyền sở hữu và chất lượng hàng tồn kho.
Quỏ trỡnh quan sỏt vật chất hàng tồn kho của Kiểm toỏn viờn thường được tiến hành theo cỏc bước : Tỡm hiểu cỏc quỏ trỡnh kiểm soỏt cỏc cuộc kiểm kờ, xỏc định cỏc quyết định Kiểm toỏn và thực hiện quan sỏt vật chất.
b1: Tỡm hiểu cỏc quỏ trỡnh kiểm soỏt kiểm kờ.
Bất cứ Doanh nghiệp vận dụng cỏc phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn hay phương phỏp kiểm kờ định kỳ thỡ cũng phải cú cuộc kiểm kờ vật chất hàng tồn kho định kỳ. Tuỳ theo điều kiện cụ thể và cỏch tổ chức kiểm kờ của Doanh nghiệp, cuộc kiểm kờ đố được tiến hành vào thời điểm cuối kỳ hoặc vào 1 thời điểm nào đú trong năm.
Kiểm toỏn viờn quan sỏt và tỡm hiểu quỏ trỡnh kiểm soỏt cỏc cuộc kiểm kờ, nếu cỏc thủ tục kiểm soỏt đầy đủ và đỏng tin cậy phải bao gồm: Nhưng
quy định hợp lý đối với cuộc kiểm kờ vật chất, sự giỏm sỏt bởi cỏ nhõn cú trỏch nhiệm và trung thực, quỏ trỡnh kiểm tra nội bộ độc lập với cuộc kiểm kờ, việc đối chiếu độc lập kết quả kiểm kờ vật chất với sổ kế toỏn và cuộc kiểm kờ lập đầy đủ cỏc phiếu kiểm kờ, biờn bản kiểm kờ.
b2: Xỏc định cỏc quyết định Kiểm toỏn.
Cũng giống như bất kỳ cuộc Kiểm toỏn khỏc, cỏc quyết định Kiểm toỏn của quỏ trỡnh quan sỏt vật chất hàng tổn kho bao gồm: Lựa chọn thủ tục Kiểm toỏn, xỏc định thời gian, xỏc định quy mụ mẫu và lựa chọn khoản mục để kiểm tra.
-Lựa chọn thủ tục Kiểm toỏn
Thủ tục Kiểm toỏn sử dụng trong quỏ trỡnh quan sỏt vật chất hàng tồn kho chủ yếu là: Kiểm tra, quan sỏt, thẩm vấn, đối chiếu, so sỏnh những thụng tin liờn quan để đạt được mục tiờu Kiểm toỏn. Nội dung cụ thể cỏc thủ tục này được trỡnh bày ở cỏc phần sau.
- Xỏc định thời gian
Thụng qua việc kiểm tra kiểm soỏt cỏc cuộc kiểm kờ vật chất của Doanh nghiệp đó thực hiện và kết quả kiểm tra đối chiếu sổ sỏch hàng tồn, kiểm tra hệ thống kiểm soỏt nội bộ (được thực hiện ở phần trờn) để quyết định cú tổ chức tiến hành kiểm kờ vật chất vào cuối kỳ kế toỏn hay khụng. Nếu cú kiểm kờ vật chất đầy đủ vào ngày cuối kỳ kế toỏn thỡ dự tớnh thời gian cần thiết để thực hiện cụng việc đú với sự giỏm sỏt của Kiểm toỏn viờn là bao nhiờu ngày.
Giả sử thời điểm giữa kỳ đó cú một cuộc kiểm kờ vật chất và Kiểm toỏn viờn đó quan sỏt việc kiểm kờ vào lỳc đú, đồng thời Kiểm toỏn viờn đó kiểm tra sổ kờ toỏn hàng tồn kho từ thời điểm kiểm kờ giữa kỳ đến cuối kỳ khụng vấn đề gỡ nghi vấn, thỡ Kiểm toỏn viờn quyết định khụng cần phải tổ chức kiểm kờ vật chất vào cuối kỳ nữa. Thay vào đú Kiểm toỏn viờn cú thể
so sỏnh số liệu trờn sổ kế toỏn với hàng tồn kho thực tế của một mẫu tại thời điểm nhất định nào đú.
Ngược lại, nếu số liệu trờn sổ kế toỏn khụng được ghi chộp thường xuyờn, cỏc thủ tục kiểm soỏt kiểm kờ khụng đầy đủ và khụng đỏng tin cậy thỡ cần phải tiến hành một cuộc kiểm kờ vật chất đầy đủ là hoàn toàn cần thiết. Tựy theo khối lượng hàng tồn kho nhiền hay ớt, phõn tỏn hay tập trung để xỏc định thời gian cần thiết cho cụng việc mà Kiểm toỏn viờn cần phải theo dừi, giỏm sỏt trực tiếp cuộc kiểm kờ vật chất đú.
- Xỏc định quy mụ mẫu
Quy mụ mẫu trong quan sỏt vật chất thường được lựa chon theo cỏc yếu tố: Số lợng hàng cần kiểm tra, số kho cần kiểm tra, và thời gian bỏ ra để thực hiện cụng việc quan sỏt. Kiểm toỏn viờn cú thể lựa chọn một trong số cỏc tiờu thức này để xỏc định quy mụ quan sỏt. Trong thực tế để giảm chi phớ kiếm toỏn, Kiểm toỏn viờn thường lấy tiờu thức thời gian để xỏc định quy mụ.
- Chọn lựa những mặt hàng cần kiểm tra
Ngoài ra trờn thực tế tuỳ vào điều kiện và những đặc thự của Doanh nghiệp, Kiểm toỏn viờn cú thể chọn mẫu đối với những mặt hàng chủ yếu và cú nghi vấn về gian lận hoặc sai sút trong quỏ trỡnh kiờm tra chi tiết nghiệp vụ và kiểm tra kiểm soỏt nội bộ.
Hoặc trong quỏ trỡnh quan sỏt cuộc kiểm kờ hiện vật, Kiểm toỏn viờn chỳ ý đến những mặt hàng đỏng kể nhất và điển hỡnh nhất để tiến hành kiểm tra cụ thể. Tương tự như khi điều tra những mặt hàng cú khỏ năng kộm phẩm chất, lạc hận hoặc hư hỏng trong quỏ trỡnh bảo quản cũng cần phải lựa chọn những mặt hàng này để tiến hành kiểm tra.
Đặc biệt trong quỏ trỡnh thảo luận với người quản lý về lý do của nhưng mặt hàng để ngoài sổ kế toỏn thỡ Kiểm toỏn viờn cũng cần lựa chọn những mặt hàng đú để kiểm tra và điều tra thờm.
b3: Cỏc thủ tục quan sỏt vật chất
Điểm quan trọng nhất của cỏc thủ tục quan sỏt vật chất là Kiểm toỏn viờn phải cú mặt để quan sỏt trực tiếp cuộc kiểm kờ hiện vật hàng tổn kho của Doanh nghiệp. Khi quan sỏt, Kiểm toỏn viờn thường thực hiện cỏc cụng việc:
- Xỏc định liệu cuộc kiểm kờ vật chất của Doanh nghiệp đang thực hiện cú tuõn thủ theo đỳng quy định và hướng dẫn của Doanh nghiệp khụng. - Kiểm toỏn viờn phải cú sự hiểu biết về những mặt hàng kinh doanh của Doanh nghiệp, nếu khụng cú sự hiểu biết sõu về chỳng (nhất là đối với những mặt hàng đặc thự như: điện tử, hoỏ chất, kim loại quý hiếm) thỡ phải mời chuyờn gia đỏnh giỏ hàng tổn kho về chất lượng, khả năng lạc hậu của những hàng đú.
- Thảo luận để xỏc định quyền sở hữu của hàng tồn kho hiện diện, đặc biệt là hàng gửi bỏn, hàng nhận đại lý, nhận ký gửi hoặc hàng mua đang đi đường.
- Tham quan và xem xột cỏc phương tiện kho, bói, nơi bảo quản hàng tổn kho, khu vực sản xuất, cuộc tham quan xem xột đú nờn được một nhõn viờn của Doanh nghiệp cú đủ hiểu biết và khả năng trả lời cỏc cõu hỏi của Kiểm toỏn viờn.