II. Một số kiến nghị về giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý tạ
1. Các kiến nghị nằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Công ty tạp
rằng bộ máy quản lý của Công ty cần đ−ợc tiếp tục hoàn thiện hơn nữa theo các nội dung sau:
* Hoàn thiện cơ cấu bộ máy bao gồm hoàn thiện tổ chức các phòng ban và hoàn thiện bố trí, phân công chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban.
* Hoàn thiện công tác cán bộ bao gồn viẹc tuyển chọ và định biên cán bộ; Sử dụng cán bộ, thuyên chuyển cán bộ, trả l−ơng cho cán bộ và công tác đào tạo, phát triển cán bộ.
* Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy bao gồm việc hoàn thiện các nguyên tắc hoạt động của bộ máy và mở rộng các mối quan hệ trong bộ máy theo chiều ngang.
1. Các kiến nghị nằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động. bảo hộ lao động.
Trong điều kiện kinh tế thị tr−ờng cạnh tranh hiện nay và trong t−ơng lai, ph−ơng h−ớng chiến l−ợc và do đó cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động cần phải đ−ợc hoàn thiện theo h−ớng tinh giảm, gọn
nhẹ nhất sao cho khong có bộ phận nào bị trùng khớp chức năng, nhiệm vụ đồng thời không có nhiệm vụ nào bị thiếu nguời quản lý.
Qua nghiên cứu quan điểm, thực trạng Công ty em có kiến nghị nh− sau:
a. Sát nhập 3 phòng nghiệp vụ thị tr−ờng,nghiệp vụ bảo hộ lao động I và nghiệp vụ bảo hộ lao động II thành phòng kinh doanh .
Ta thấy rằng các mạt hàng bảo hộ lao động nh− giày, vải, găng tay, quần áo bảo hộ lao động và các mặt hàng mà các đơn vị bảo hộ lao động hiện đang kinh doanh có đặc điểm không khác nhiều so với các mặt hàng mà các đơn vị kinh doanh tạp phẩm và dụng cụ gia đình hiện đang kinh doanh( xét trên khía cạnh thị tr−ờng của chúng )
Vì vậy việc sát nhập 3 phòng này là hợp lý nhằm đảm bảo yêu cầu tinh giản bộ máy mà vẫn có thể thực hiện đ−ợc công việc một cách có hiệu quả .
b. Sát nhập hai cửa hàng bách hoá số I và số II cát linh thành cửa hàng bách hoá Cát Linh:
Cửa hàng bách hoá số I và số II nằm cạnh nhau tại số 11 Cát Linh. Qui mô của 2 cửa hàng này không quá lớn .
Các mặt hàng bày bán trong cửa hàng là các mặt hàng bách hoá tạp phẩm, dụng cụ gia đình ... Vì vậy hai cửa hàng này kinh doanh giống nhau do vậy ta có thể sát nhập chúng lại. Việc sát nhập hai cửa hàng này sẽ giảm đ−ợc chi phí quản lý tinh giản đ−ợc bộ máy, đầu mối quản lý mà hiệu quả kinh doanh vẫn không giảm thậm chí tăng bởi vì khi sát nhập lại thì qui mô của cửa hàng mới không quá lớn, khi đó nếu Công ty bố trí đ−ợc cửa hàng tr−ởng và cửa hàng phó có năng lực cao thì chắc chắn sẽ tăng hiệu quả kinh doanh.
c. Những công việc cần thực hiện khi quyết định sát nhập.
Đi sâu vào phân tích ta thấy rằng việc sát nhập các đơn vị của Công ty là một việc làm vô cùng phức tạp thể hiện ở hai tình huống cơ bản sau đây:
- Khi sát nhập các đơn vị, Công ty phải sắp xếp bố trí lại nhân sự, phá vỡ sự ổn định hiện tại về tình hình nhân sự của Công ty.
- Khi quyết định sát nhập thì ban lãnh đạo Công ty sẽ nhận đ−ợc sự phản ứng của các cán bộ của các đơn vị sát nhập và từ đó tạo ra sự căng thẳng
trong tổ chức và có thể dẫn tới sự mất đoàn kết trong tổ chức và ảnh h−ởng xấu tới quá trình kinh doanh của Công ty.
Tuy có những khó khăn nh− vậy nh−ng vì lợi ích lâu dài cho sự phát triển của Công ty, Công ty vẫn nên thực hiện việc sát nhập và ban lãnh đạo Công ty cần phải lập kế hoạch sát nhập đồng thời đề ra các chính sách về tình hình nhân sự nhằm bảo vệ các quyền lợi ích chính đáng của các cán bộ công nhân viên nhằm thu nhập các ý kiến phản hồi đồng thời tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm tra kế hoạch sát nhập.
d. Hoàn thiện việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ đối với các phòng ban.
Cùng với sự sát nhập các phòng ban lại với nhau, Công ty nên hoàn thành việc phân chia quyền hạn nghĩa vụ của các phòng ban.
Qua phân tích thực trạng của Công ty em có những kiến nghị sau:
Công ty không nên phân biệt rõ ràng bên bảo hộ lao động và bộ phận kinh doanh tạp phẩm nữa. Và vì vậy ban giám đốc sẽ có các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Một giám đốc : Phu trách chung và phụ trách kinh doanh trong n−ớc, thanh tra kiểm soát, tổ chức hành chính .
+ Phó giám đốc I : Phụ trách công tác kế toán, tài chính, thị tr−ờng. + Phó giám đốc II : Phụ trách các cửa hàng trạm.
* Phòng tổ chức - hành chính: Thực hiện chức năng nhân sự hành chính, quản trị và bảo vệ, tổ chức lao động, thù lao lao động, tổ chức đời sống twpj thể các hoạt động xã hội.
Nhiệm vụ:
+ Tham m−u cho giám đốc về việc tuyển dụng, sắp xếp bố trí đào tạo, thuyên chuyển, đề bạt cán bộ và lao động toàn Công ty.
+ Xây dựng qui chế khoán, tiền th−ởng, nội qui lao động, tiêu chuẩn nâng bậc l−ơng phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh sản xuất hàng năm hoặc từng thời kỳ của Công ty.
+ Đảm bảo công tác hành chính phục vụ kinh doanh, sản xuất, tóp khách, lễ tân, vệ sinh, tạp vụ, đánh máy, y tế, phòng chống dịch bệnh cho Công ty .
+ Bảo mât, phòng giam, giữ gìn công văn giấy tờ, hồ sơ, con dấu nghiêm ngặt theo đúng qui định của nhà n−ớc.
+ Quản lý cơ sở vật chất cử Công ty
+ Quản lý việc sử dụng điện, n−ớc, điện thoại, fax...
+ Bảo vệ an toàn tuyệt đối về an ninh chính trị, trật tự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt.
+ Thực hiện công tác thi đua khen th−ởng .
+ Phối hợp với phòng kế toán - tài chính và phòng kinh doanh để nghiên cứu đề xuất với giám đốc các biện pháp chỉ đạo trong công tác kinh doanh, sản xuất, quản lý đối với các đơn vị trực thuộc và đề xuất các ph−ơng án sử dụng tài sản, kho tàng có hiệu quả.
* Phòng kế toán tài chính :
Hiện nay, phòng có tên là phòng kế toán - kế hoạch nh−ng theo em ta nên đổi tên phòng này thành phòng kế toán - tài chính bởi vì thông th−ờng, mô hình trực tuyến chức năng th−ờng phân chia các phòng ban theo lĩnh vực quản lý nh− : nhân sự, marketinh tài chính, sản xuất ... Còn kế hoạch là một chức năng theo quá trình quản lý mà mọi phòng ban, mọi nhà quản lý đều phải thực hiện. Cà vì vậy ta không nên trách chức năng kế hoạch và chuyên môn hoá cho một phòng cụ thể nào.
- Phòng kế toán tài chính có các chức năng sau:
Thực hiện chức năng hạch toán kế toán, quản lý vốn, tài sản, kiểm tra phân tích kêt quả hoạt động kinh doanh của Công ty .
- Nhiệm vụ của phòng kế toán - tài chính :
+ Tham m−u giúp giám đốc chỉ đạo và h−ớng dẫn thực hiện chặt chẽ chế độ, nguyên tắc quản lý kinh tế của nhà n−ớc, toàn bộ vốn tài sản mất cân đối, phát triển kịp thời nh−ng sai sót trong qua trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị đảm bảo đày đủ và kịp thời vốn phục vụ nhiệm vụ kinh doanh sản xuất, thực hiện thu hồi công nợ nhanh, đảm bảo mức vốn tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng hợp lý.
+ H−ớng dẫn, theo dõi kiển tra, giám sát và đôn đốc các đơn vị trực thuộc làm tốt công tác kế toán tài chính. Tính toán chính xác hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tàon Công ty và các đơn vị tháng, quí, năm. Th−ch hiện chế độ báo cáo quyết toán, thống kê chính xác phục vụ cho yêu cầu điều hành của giám đốc và đúng thời gian qui định của cấp trên .
+ Phối kết hợp với các phòng ban, đơn vị khác để nghiên cứu đề xuất với ban giám đốc các biện pháp chỉ đạo trong công tác kinh doanh, quản lý vốn, tài sản của Công ty.
* Phòng kinh doanh .
- Để làm mạnh công tác kinh doanh xuất nhập khẩu trong diều kiện kinh tế hiện nay, phòng kinh doanh nên chia làm 2 bộ phận do 2 phó phòng chỉ đạo là bộ phận kinh doanh đối nội và bộ phận kinh doanh đối ngoại.
- Phòng kinh doanh có chức năng đó là thực hiện chức năng
marketinh bao gồm : giá, sản phẩm, phân phối, xúc tiến hỗn hợp và tiến hành kinh doanh hàng hoá.
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ:
+ Tham m−u cho ban giám đốc trong việc xác định danh mục các sản phẩm kinh doanh, các dịch vụ trong mỗi giai đoạn. Xác định nguồn hàng, thị tr−ờng tiêu thụ trong và ngoài n−ớc. Thiết lập hệ thống kênh phân phối trên thị tr−ờng đã đ−ợc xác định
+ Kiểm tra các mặt hàng về khối l−ợng, chủng loại, tiêu chuẩn chất l−ợng, mẫu mã, bao bì ..
+ Xác định giá mua vào và giá bán ra cho mỗi mặt hàng dựa trên phân tích thị tr−ờng
+ Xúc tiến bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, tổ chức tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ ...
+ Tiến hành kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế theo qui định . + Liên kết với các tổ chức kinh tế để tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong n−ớc và xuất khẩu.
+ Nhận làm đại lya cho áchặt chẽ hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty.
+ Phối kết hựop với các phòng, đơn vị khác để đề xuất các ph−ơng án kinh doanh có hiệu quả
* Cửa hàng bách hoá Cát Linh, cửa hàng bảo hộ lao động, trạm bách hoá Hà Nội :
Ba đơn vị này có chức năng kinh doanh và có các nhiệm vụ là :
+ Bán buôn, bán lẻ hàng tạp phẩm,bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật t− nguyên liệu phục vụ cho sản xuất .
+ Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập khẩu...
+ Làm đại lý cho các hãng về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty
+ Thu thập thông tin từ khách hàng về hàng hoá phong cách bày hàng, phục vụ, dịch vụ sau bán để có các quyết định hợp lý.
+ Phối hợp giữa các đơn vị và các phòng ban nhằm đề xuất các ph−ơng án kinh doanh hiệu quả .
* Từ việc hoàn thiện cơ cấu trên, ta có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm với các phòng ban, đơn vị có các chức năng nhiệm vụ nh− trình bày ở trên và đ−ợc thực hiện theo sơ đồ sau.
Ban giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán - tài chính Phòng kinh doanh Cửa hàng bách hoá Cat Linh Cửa hàng bảo hộ lao động Trạm bách hoá Hà Nội