II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh
1 Xác định yêu cầu hệ thống
1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống 1 Phỏng vấn
1.1.1 Phỏng vấn
Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau:
Người được phỏng vấn Nội dung phỏng vấn Kết quả phỏng vấn Chú Trần Quang Yên (PGĐ NXB) Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và kho trong Nhà Xuất Bản - Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán sách và định kỳ kiểm kê lượng sách trong cửa hàng
- Nhiệm vụ của bộ phận kho: Cung cấp sách cho cửa hàng, nhập sách từ xưởng in, và định kỳ kiểm kê kho để có các báo cáo cung cấp lên BGĐ
Cô Bình
(Quản Lý kho)
- Cách xuất nhập sách
- Sách tại kho được nhập trực tiếp từ xưởng in của NXB - Sách tại kho được xuất sang
cửa hàng (xuất điểu chuyển) Nhân viên bán hàng - Cách xuất nhập sách - Các thức bán sách
- Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi - Sách tại cửa hàng bán trực tiếp cho các khách lẻ và cả các khách buôn - Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Với khách buôn thì sẽ được chiết khấu một số phần trăm do quyết định của BGĐ
Bộ phận kế toán Cách tổng hợp dữ liệu lên báo cáo
Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng…
1.1.2 Nghiên cứu tài liệu
Tên tài liệu Nội dung Chức năng
Văn bản vể thủ tục liên quan đến tài chính, quy trình làm việc của NXB
Cách thức tổ chức hoạt động của NXB
Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của NXB đặc biệt là bộ 4 bộ phận: BGĐ, Kế Toán, kho và cửa hàng
Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập…
Là căn cứ đê theo dõi tình trạng nhập sách trong cửa hàng và kho
Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại sách được xuất
Là căn cứ để theo dõi tình trạng xuất sách trong kho
Thẻ kho Cho biết thông tin về trình trạng của sách trong kho và cửa hàng
Là căn cứ để theo dõi tình trạng sách trong kho và cửa hàng