I Cơ sở lý luận về CSDL và Hệ thống thông tin Quản lý
1.4.1 Các thuộc tính cần có của một Hệ quản trị CSDL
Để thể hiện được vai trò quan trọng, Hệ quản trị CSDL của một tổ chức cần có các thuộc tính sau
Thuộc tính Giải thích
Chia sẻ được Sẵn sàng để nhiều người có thể tiếp cận cùng một lúc
Vận chuyển được
Dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định
Bảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho những người không có thẩm quyền dùng
Chính xác Có nội dung phản ánh đúng sự thực, và đáng tin cậy
Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời và được cập nhật thường xuyên
Phù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định
Mỗi cơ quan đều có rất nhiều người ra quyết định. Có nhiều trường hợp, nhiều người cùng yêu cầu tìm kiếm những dữ liệu như nhau vào cùng một lúc. Chẳng hạn, trong một ngân hàng lớn, một hiện tượng thường xảy ra là hai đại diện khách hàng cùng muốn biết các mức lãi suất quy định mới nhất cho những khoản tiền gửi. Chính vì vậy, các cơ quan thường sử dụng hàng loạt các phương pháp khác nhau để giải quyết nhu cầu về khả năng chia sẻ dữ liệu. Sự thành công của các phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào mức biến động của dữ liệu. Với những dữ liệu ít biến động, người ta thường in ra, đóng thành sách để phân phát đến người dùng. Tuy nhiên, trong sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường như hiện nay, dữ liệu biến động theo từng ngày, từng giờ. Điều này đặt những yêu cầu mới cho việc quản trị CSDL, làm sao đảm bảo tính chia sẻ được của CSDL nhưng cũng không bỏ qua tính thời điểm của nó.
(2) Vận chuyển được
Dữ liệu không chỉ được lưu trữ trong kho mà nó thường xuyên được chuyển tới những người ra quyết định trong tổ chức. Vì vậy, cần có những phương tiện truyền đưa dữ liệu từ kho chứa tới người ra quyết định. Công nghệ truyền dữ liệu đã có một lịch sử lâu dài. Hàng nghìn năm trước đây, những người Ai Cập và Ba Tư đã nuôi chim bồ câu để đưa thư. Khi điện thoại xuất hiện, nó đã tạo ra một cuộc cách mạng trong kinh doanh và trong đời sống xã hội, bởi vì nó truyền dữ liệu dưới dạng tiếng nói một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các máy fax đã làm tăng tốc độ lưu thông công văn, thư từ giữa các cơ quan, chúng không những truyền được văn bản mà còn truyền được cả hình ảnh. Ngày nay, thương mại điện tử đã làm thay đổi bản chất của nhiều hoạt động kinh doanh với khả năng truyền đưa cả văn bản, tiếng nói, âm thanh lẫn hình ảnh tĩnh và động.
Với sự xuất hiện các công nghệ hiện đại trong việc vận chuyển dữ liệu đã làm thay đổi quan niệm về thuộc tính vận chuyển được của dữ liệu. Bây giờ, tính vận chuyển được không chỉ bó hẹp trong việc đưa thông tin đến tận bàn của người ra quyết định. Những đòi hỏi cao hơn là phải làm sao để các nhà ra quyết định có thể tiếp cận tới những thông tin thích hợp vào bất cứ lúc nào hay bất kỳ nơi nào.
(3) Bảo mật
Trong xã hội ngày nay, dữ liệu là một nguồn tài nguyên vô cùng đáng giá. Dữ liệu hỗ trợ cho những giao dịch nghiệp vụ và ra quyết định hàng ngày. Chính vì vậy, các cơ quan luôn bảo vệ dữ liệu của họ một cách thận trọng bằng nhiều phương pháp. Một phương pháp thông thường là sao chép dữ liệu và cất giữ một hay nhiều bản sao ở những nơi khác nhau. Kỹ thuật này được dùng rất phổ biến cho dữ liệu lưu trữ trong các hệ thống máy tính. Việc truy cập tới dữ liệu thường bị hạn chế qua việc dùng các lớp bảo vệ bằng hàng rào điện tử như mật khẩu. Một biện pháp nữa đang dần dần được áp dụng rộng rãi đó là “Ký hợp đồng cạnh tranh – Noncompetitive contract”. Ví dụ, một số công ty phần mềm máy tính ở Mỹ để cấm đoán một cách hợp pháp các cán bộ lập chương trình máy tính sau khi bị sa thải không được làm việc cho một đối thủ cạnh tranh nào đó trong vòng hai năm để hy vọng ngăn cản được sự tiết lộ những dữ liệu có giá trị dưới dạng kiến thức về phần mềm của người lập trình
(4) Chính xác
Dữ liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động ra quyết định của mỗi tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, mỗi quyết định của tổ chức đề là những bước đi quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mình. Do đó, để có được những quyết định đúng đắn thì
dữ liệu được cung cấp phải chính xác. Đôi khi, sự chính xác của dữ liệu ảnh hưởng tới tồn vong của tổ chức.
Dữ liệu không chính xác sẽ trở thành mối đe dọa tới lợi nhuận của tổ chức, doanh nghiệp. Một nghiên cứu gần đây cho biết, những dữ liệu bị mất mát, dữ liệu sai sót và dữ liệu tồi đã làm cho các công ty của Mỹ hao tổn hàng tỷ đô la mỗi năm. Dữ liệu tồi dẫn tới tình trạng lập hóa đơn không đúng, chỉ tiêu quá định mức, phân phát hàng chậm, hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất và bị trả lại nhiều. Vào năm 1990, một công ty chứng khoán chủ chốt ở New York đã bị mất hơn 200 tỷ đô la chỉ vì một lỗi nạp dữ liệu. Vì độ chính xác của dữ liệu hệ trọng như vậy nên các cơ quan cần quan tâm đặc biệt tới việc thu nhập dữ liệu, một thời điểm để gây tổn thất nhất cho độ chính xác của dữ liệu.
(5) Kịp thời
Giá trị của dữ liệu thường được xác định bằng tuổi của chúng và giá trị mai một rất nhanh theo thời gian. Do đo, tính kịp thời của dữ liệu luôn được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu. Đối với các nhà quản lý tác nghiệp, họ thường muốn có được các dữ liệu theo thời gian thực, tức là thâu tóm được ngay từ khi chúng phát sinh. Họ muốn bắt mạch để nhận rõ từng nhịp đập của dây chuyền sản xuất sao cho có thể ứng xử rất nhanh khi máy móc bị hỏng hóc hay khắc phục ngay những khiếm khuyết về sản phẩm. Ngược lại, các nhà kế hoạch chiến lược có lẽ sẽ bằng lòng hơn với những dữ liệu thu được từ mấy tháng trước, bởi vì họ quan tâm nhiều hơn tới việc thăm dò và phát hiện các xu thế tương lai.
(6) Phù hợp
Mục đích của các Hệ quản trị CSDL là duy trì dữ liệu phù hợp với việc xử lý nghiệp vụ và ra quyết định. Tính phù hợp là mối quan tâm hàng đầu trong việc thiết kế CSDL. Người dùng phải xác định được những gì cần lưu trữ cho phù hợp với hiện tại và có thể hữu ích cho tương lai nữa. Tuy nhiên, xác định được dữ liệu phù hợp với tương lai là một việc khó và thường có khuynh hướng ôm đồm quá nhiều. Điều này thể hiện rõ nhất ở các mẫu báo cáo đệ trình lên chính phủ
Phù hợp cũng là một mối quan tâm chính trong việc trích rút và xử lý dữ liệu từ các kho dữ liệu. Khi đã trích được dữ liệu phù hợp đến một mức nào đó thì có thể dùng các phương pháp của phần mềm máy tính, chẳng hạn dùng các ngôn ngôn ngữ đặt câu hỏi để tổng hợp sao cho dữ liệu trở nên phù hợp.