tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân
1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình bán sách của công ty được mô tả như sau:
• Nhập sách
Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản.
• Bán sách
Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập sách vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết bán sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc.
• Kiểm tra hàng tồn kho
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị.
• Lên báo cáo
Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán sẽ phải thống kê, phân tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc.
• Đơn vị tiền tệ
Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND.
2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản
Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng, kho và kế toán. Công việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất.
2.1 Quy trình lên báo cáo
Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản.
• Quy trình lên báo cáo của bộ phận bán hàng
Hàng ngày, trong quá trình bán hàng của mình, các nhân viên bán hàng phải tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng để xác định số lượng sách bán trong ngày. Sổ nhật ký bán hàng là cuốn sổ ghi chép tất cả những loại sách được bán ra theo ngày và chi tiết theo từng đầu sách. Cuối ngày, các nhân viên này sẽ tiến hành tổng hợp số liệu sách bán trong ngày. Tùy theo yêu cầu của Ban giám đốc, mà dữ liệu được tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau. Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này còn phải tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc. Và dữ liệu phải được các nhân viên bán hàng ghi chép thường xuyên theo từng ngày, từng nhân viên. Cuối mỗi quý sẽ trình cho Ban giám đốc những báo cáo và kết quả phân tích chính xác.
• Quy trình lên báo cáo của bộ phận quản lý kho
Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Công việc này cũng phải ghi chép một cách thường xuyên. Hàng ngày, bộ phận quản lý kho phải theo dõi lượng sách tồn trong kho theo từng đầu sách. Sau mỗi ngày, số liệu sẽ được tổng hợp lại, và được phân tích. Cuối quý, bộ phận kho phải cho ra được báo cáo hàng tồn kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sách trong kho phải được ghi chép một cách đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rõ tình hình của từng đầu sách (hết hay còn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay không.
Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc. Ngoài cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế toán cũng cần đưa ra các dự báo cho tương lai. Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi cá báo cáo định kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường.
2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo
Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mô tả và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo.
Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên các báo cáo bán hàng
Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành các thông tin hữu ích cho người dùng. Các thông tin tin thu được là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào.
2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo
• Các báo cáo yêu cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời
• Thông tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khuôn mẫu chung
• Thông tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau
• Đáp ứng được các đòi hỏi định kỳ và bất thường của Ban giám đốc
• Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu kho
2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản
Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn ghi chép bằng tay, khi cần tính toán thì dùng thêm một số tiện ích của Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản.
Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thông tin hiện tại không thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều và lớn thì Nhà xuất bản cũng không thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch.