I Cơ sở lý luận về CSDL và Hệ thống thông tin Quản lý
2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin quản lý
tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.
2.1.4 Các bộ phận cấu thành và nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin quản lý thống thông tin quản lý
Các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin quản lý
Mọi Hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi Hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu (Storage).
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý
Việc phát triển một Hệ thống thông tin có mục đích là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một Hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó.
o Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và phân tích chúng để đưa ra chẩn đoán về tình hình thực tế.
o Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.
o Thực hiện Hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học
o Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức
Khi phát triển một Hệ thống thông tin, câu hỏi đầu tiên được đặt ra là: Hệ thống thông tin mới là cái gì mà bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển?. Nguyên nhân đầu tiên mà các hệ thống gặp phải đó chính là những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ. Ngoài ra, còn có một số những nguyên nhân khác nữa như: Yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi về sách lược chính trị. Có thể tóm lược những nguyên nhân đó như sau:
o Những vấn đề về quản lý kinh tế
Những luật mới của chính phủ ban hành, những thay đổi trong chiến lược tăng thu nhập cũng như giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giao dịch, tăng chất lượng dịch vụ và hỗ trợ sau bán hàng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một Hệ thống thông tin mới.
o Những yếu tố mới của nhà quản lý.
Đó là những chỉ thị của nhà nước hay cấp trên xuống đối với việc thay đổi hệ thống
o Sự xuất hiện của công nghệ mới
Sự xuất hiện của các công nghệ mới, đặc biệt là khi các đối thủ cạnh tranh ứng dụng những công nghệ mới vào trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình thì tổ chức không thể không xem lại các thiết bị được sử dụng trong Hệ thống thông tin của mình. Những công nghệ mới ra đời thường đem lại hiệu quả kinh doanh rất lớn, có khi kết quả gấp 10 lần sao với công nghệ hiện tại. Chính vì vậy, việc thay đổi công nghệ cũ bằng những công nghệ mới là điều tất yếu và thường xuyên diễn ra trong các tổ chức, doanh nghiệp. Khi một công nghệ mới được áp dụng thì Hệ thống thông tin cũ cũng không còn phù hợp nữa và phải thay đổi để đáp ứng những yêu cầu mới của hệ thống.
o Áp lực cạnh tranh
Các hành động mới của các đối thủ cạnh tranh cũng có một tác động mạnh đến chiến lược kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Họ không ngừng thay đổi chiến lược kinh doanh để vượt lên phía trước, tuy nhiên để làm được điều này thì Hệ thống thông tin cũng cần thay đổi theo để đáp ứng được các nhu cầu thông tin. Và đến một lúc nào đó, Hệ thống thông tin cũ sẽ không còn phù hợp nữa thì sẽ phải phát triển một Hệ thống thông tin mới.
o Yêu cầu của cấp dưới
Đó chính là những yêu cầu nhằm cải thiện môi trường tác nghiệp từ cấp dưới cũng như cần được tổ chức xem xét vì nó đảm bảo được tính khách quan của nhà quản lý.
o Sách lược chính trị của người lãnh đạo cơ quan
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển Hệ thống thông tin là đem lại cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Vì vậy, khi sách lược chính trị thay đổi thì người lãnh đạo cơ quan cũng cần có thêm những công cụ quản lý mới. Có những trường hợp, để đáp ứng nhu cầu đó người ta phải phát triển một Hệ thống thông tin mới.
2.2Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Quản lý
Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin là khái niệm rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt một Hệ thống thông tin.
Có ba mô hình chủ yếu được sử dụng: Mô hình Logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình Vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì Cái gì ở đâu? Khi nào Như thế nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình thay đổi nhất
Mô hình Logic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”
Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thể hiện khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: Các vật mang dữ liệu và các vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra; Phương tiện để thao tác với hệ thống; Những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý; Các thủ tục công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi: Cái gì?, Ai?, Ở đâu?, Và Khi nào?
Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải dưới cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp cho câu hỏi: Như thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau. Mô hình Logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình vật lý là ổn định nhất, và mô hình vật lý trong là biến đổi nhất.
2.3Đánh giá hoạt động của một Hệ thống thông tin Quản lý
Trong lý luận và thực tiễn công tác quản lý chúng ta thường gặp phạm trù hiệu quả. Nói đến hiệu quả là nói đến mục tiêu đặt ra được hoàn thành tốt xấu thế nào và ở mức độ nào. Trong một tổ chức, khái niệm hiệu quả được sử dụng khá thường xuyên. Hiệu quả mô tả các kết quả được thực hiện đích thực và rõ rệt như thế nào so với mục tiêu đề ra.
Khái niệm hiệu quả hoạt động khi xem xét được gắn với bối cảnh thực và con người thực. Những nhà kinh tế cho rằng, hiệu quả hoạt động gắn với việc mang lại lợi nhuận hoặc tỉ lệ thu hồi cao. Đối với những nhà quản lý sản xuất trực tiếp, hoạt động có hiệu quả được đo bằng tổng số và chất lượng của sản phẩm làm ra. Những nhà khoa học thường diễn đạt hiệu quả bằng tổng số phát minh, các sáng chế hoặc sản phẩm mới được đưa ra thị trường và được thị trường chấp nhận. Đối với nhiều nhà lãnh đạo công đoàn, hoạt động có hiệu quả có nghĩa là sự an toàn lao động, người làm công được trả lương cao, được thoả mãn trong công việc và chất lượng cuộc sống. Các nhà quản lý cho rằng, hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả khi các sản phẩm thông tin đầu ra của hệ thống đáp ứng được các yêu cầu sau:
(1) Phản ánh đúng thực trạng: Thông tin quản lý phải phản ánh đúng thực trạng kinh tế-xã hội, lĩnh vực hoặc ngành chuyên môn, cả khó khăn và thuận lợi để giúp các nhà quản lý làm cơ sở hoạch định các chính sách phát triển chung và chính sách riêng cho từng khu vực.
(2) Kịp thời: Thông tin quản lý phải được cập nhật hàng tháng, hàng quí giúp cho các nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch đúng với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh kịp thời các quyết định quản lý.
(3) Nội dung thông tin ngắn gọn, vừa đủ: Loại bỏ những thông tin không cần thiết và chỉ cung cấp những thông tin phù hợp. "Vừa đủ" được hiểu là không thiếu để có thể sử dụng vào các công việc quản lý nhưng không được thừa hoặc chi tiết thái quá dễ dẫn đến nhiều giải trình méo mó thậm chí giải trình sai khi người ra quyết định quản lý không cân nhắc kỹ. Mọi thông tin phải được kiểm tra loại bỏ sai sót không đáng có trước khi đưa đến tay người sử dụng và các nhà quản lý.
(4) Thêm nữa, thông tin phục vụ công tác quản lý có đặc điểm hết sức quan trọng đó là nguồn gốc thực tiễn của nó. Nó vừa bắt nguồn từ thực tiễn, vừa quay trở lại phục vụ thực tiễn. Chính thực tiễn công tác quản lý làm xuất hiện sự phản ánh, tức là xuất hiện thông tin. Song, sự xuất hiện của thông tin không phải vì mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện:
• Thông tin được xử lý: Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý.
• Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý.
• Thông tin quản lý phải có tính phản ánh và dự báo, nghĩa là, khả năng phân biệt những hình ảnh chủ quan với bản thân các sự vật. Yêu cầu này làm cho thông tin trở thành tích cực, không chỉ cho phép phản ánh cái đã có mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán diễn biến của các sự kiện trong tiến trình quản lý.