5. Nội dung nghiê nc ứu:
3.3.5 Nâng cao trình độ kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ thanh toán quốc tế
3.3.5.1. Mục tiêu:
- VPBank ngăn ngừarủi ro khách hàng khiếu kiện tình trạng bộ chứng từ.
- Hạn chế rủi robất đồng quan điểm chứng từ bất hợp lệ giữaVPBank và ngân hàng xuất trình chứng từ, ngân hàng phát hành.
- VPBank tránhsai sót phát hành thư tín dụng không đúng hợp đồng.
3.3.5.2 Cách tổ chức thực hiện:
Con người là yếu tố quan trọng quyết định mọi hoạt động. Một trong những nguyên nhân dẫn đến rủi ro là do trìnhđộ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Do vậy, để phòng tránh rủi ro, cần phải bố trí cán bộ có đủ trình độ, năng lực, trách nhiệm thực hiện hoạt động thanh toán quốc tế. Sự cẩn thận, am hiểu chuyên môn của cán bộ trong quátrình xử lý giao dịch sẽ góp phần giảm thiểu xảy ra rủi ro. - Nâng cao trình độ nghiệp vụ: VPBank cần quan tâm đến công tác đào tạo trong lĩnh vực tín dụng chứng từ. Đây là lĩnh vực thương mại quốc tế rất phức tạp và thường xuyên thay đổi. Nếu không chú trọng đến công tác đào tạo thì dù cán bộ có năng lực tốt vẫn không thích ứng kịp với sự thay đổi đang diễn ra hằng ngày. Do đó, nếu cán bộ không ngừng học hỏi, cập nhật kiến thức thì sẽ không thể đáp ứng yêu cầu của công việc thanh toán quốc tế. Thực tế tại VPBank, cán bộ thanh toán quốc tế đa số là sinh viên mới tốt nghiệp trong đó có cả những sinh viên được tuyển không đúng chuyên ngành. Do đó, những kiến thức học ở trường vẫn là lý thuyết chưa có kinh nghiệm thực tế nên phải đào tạo lại. Ngoài ra, trìnhđộ ngoại ngữ còn yếu cũng là một rào cản trong quá trình xử lý các giao dịch hằng ngày. Bên cạnh đó,
tình trạng luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận nhằm mục đích để nhân viên có thể nắm bắt được hết các nghiệp vụ của ngân hàng cũng là một nhân tố tạo nên rủi ro. Bởi vì tín dụng chứng từ là một nghiệp vụ phức tạp, trong thời gian vài tháng không thể nào nắm bắt được hết.
Chính vì vậy, việc đào tạo và đào tạo lại là nhân tố quan trọng hạn chế rủi ro trong thanh toán quốc tế, cụ thể:
+ Tiêu chuẩn hóa cán bộ nghiệp vụ thanh toán quốc tế để từ đó bố trí đúng người, đúng việc.
+ Cần có cơ chế tuyển dụng, chính sách đãi ngộ để có thể tuyển được người có năng lực và đạo đức.
+ Giãn thời gian luân chuyển nhân viên giữa các bộ phận khác nhau. Hiện nay, thời gian luân chuyển nhân viênở VPBank là 6 tháng. Thời gian này nên là 12 tháng để nhân viên có thể nắm bắt và hiểu sâu nghiệp vụ ở bộ phận của mìnhđanglàm việc trước khi chuyển qua làm việc ở bộ phận mới.
+ Thường xuyên tổ chức các chương trìnhđào tạo tại ngân hàng hoặc phối hợp với các ngân hàng bạn để cập nhật thông tin thanh toán quốc tế. Hiện nay, những cam kết hỗ trợ của OCBC sẽ tạo cơ hội cho VPBank phát triển những sản phẩm dịch vụ mới, nâng cao năng lực quản trị, điều hành của các cấp lãnh đạo và kỹ năng làm việc, khả năng phát triển của nhân viên VPBank, áp dụng công nghệ hiện đại vào phát triển hoạt động kinh doanh.
- Đạo đức nghề nghiệp:Bên cạnh công tác đào tạo nghiệp vụ thì cần phải chú trọng bồi dưỡng đạo đức cho các cán bộ thanh toán quốc tế. Bởivì đây là hoạt động phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và ngân hàng nước ngoài. Do đó, trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, vấn đề thương hiệu và đạo đức nghề nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của VPBank.
- Tăng cường công táckiểm tra giám sát: Không phải lúc nào con người cũng đảm bảo xử lý các giao dịch hoàn hảo, không sai sót. Do đó, cần có cơ chế kiểm tra, giám sát hợp lý để nhanh chóng phát hiện và ngăn chặn các sai sót trong quá trình
thực hiện giao dịch là yêu cầu cần thiết với VPBank. Hoạt động thanh toán quốc tế lại càng phải kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo thực hiện đúng quy trình, quy định quản lý ngoại hối và xuất nhập khẩu, phù hợp với tập quán quốc tế nhanh chóng phát hiện ra sai sót để xử lý kịp thời.
Hoạt động kiểm soát nên được phân cấp tại chi nhánh cấp 1 và Hội Sở. Tại chi nhánh cấp 1, phòng kiểm soát nội bộ tiến hành kiểm soát hoạt động thanh toán quốc tế tại chi nhánh theo đúng quy trình nghiệp vụ. Theo quy định, hằng quý phòng thanh toán quốc tế sẽ gởi toàn bộ hồ sơ thanh toán quốc tế phát sinh trong quý lên phòng kiểm soát nội bộ để kiểm tra các giao dịch thực hiện đã đảm bảo xuất trình đủ chứng từ chưa, thực hiện có đúng quy định quản lý ngoại hối và quy trình không? Bởi vì Ngân hàng nhà nước thường có hoạt động kiểm tra hoạt động các ngân hàng mỗi 6 tháng. Khi kiểm tra Ngân hàng sẽ yêu cầu ngẫu nhiên một số giao dịch để kiểm tra xem đã thực hiện có đúng quy định quản lý ngoại hối không? Nếu thực hiện không đúng ngân hàng đó sẽ bị phạt. Ngoài ra, Hội Sở chịutrách nhiệm kiểm soát tất cả điện SWIFT của chi nhánh gởi đến và điện của ngân hàng nước ngoài gởi về.
Tóm lại, kinh nghiệm của nhiều nước trên thế giới và khu vực cho thấy công tác đào tạo là một trong những nhân tố quyết định thành công đối với sự pháttriển của đất nước nói chung cũng như của VPBank nói riêng. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín dụng chứng từ, thì vấn đề đào tạo được một đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ làm công tác chuyên môn có trìnhđộ, năng lực, phẩm chất là hết sức quan trọng và cần thiết.
3.3.5.3 Dự kiến hiệu quả giải pháp:
Nếu thực hiện được giải pháp này, VPBank có thể đạt được mục tiêu đã đề ra ở trên. Hơn nữa, VPBank còn có thể xây dựng đội ngũ nhân viên có đầy đủ kỹ năng
làm việc cũng như đạo đức nghề nghiệp đảm bảo sự phát triển ổn định của VPBank trong điều kiện các ngân hàng cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
3.3.6 Ngăn ngừa rủi ro do thiên tai:3.3.6.1 Mục tiêu: 3.3.6.1 Mục tiêu:
- Hạn chế thiệt hạicủa VPBank ở mức thấp nhất khi xảy ra rủi ro.
3.3.6.2 Cách tổ chức thực hiện:
- VPBank thay mặt khách hàng mua bảo hiểm ở mức cao nhất bao gồm cả điều khoản loại trừ đối với thư tín dụng có điều kiện giao hàng nhóm E, nhóm F, CFR, CPT. Bởi vì hiện nay VPBank đang thực hiện việc mua bảo hiểm tiền gởi bắt buộc nên khi sử dụng thêm sản phẩm bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty bảo hiểm sẽ được hưởng mức phí ưu đãi và được ưu tiên phục vụ trong thời gian sớm nhất. Hơn nữa, việc này còn giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại giữa công ty bảo hiểm và VPBank để mua bảo hiểm.
3.3.6.3 Dự kiến hiệu quả giải pháp:
Khi rủi ro xảy raVPBank có thể đòi bồi thường từ công ty bảo hiểm.
3.3.7 Xây dựng cẩm nang kiểm tra chứng từ:
Hiện nay việc kiểm tra chứng từ ở VPBank chủ yếu do nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn lại cho nhân viên mới chứ không có tài liệu hướng dẫn chính thức. Do đó, để thống nhất việc kiểm tra chứng từ và phát hiện sai biệt điều cần thiết hiện nay là phải xây dựng được cẩm nang kiểm tra chứng từ để áp dụng chonhân viên thanh toán quốc tế củaVPBank. Cẩm nang này nên có những nội dung sau:
- Một số trường hợp bất hợp lệ thường gặp khi kiểm trahối phiếu. -Hoá đơn.
- Bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn. - Vận đơn.
- Các bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn. - Chứng từ bảo hiểm.
- Các bất hợp lệ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm. - Phiếu đóng gói.
- Các bất hợp lệ thường gặp đối với phiếu đóng gói. - Các chứng từ khác.
3.3.8 Kỹ thuật công nghệ
Hiện nay VPBank đã triển khai hệ thống T24 (Core Banking) của hãng Temenos kết nối dữ liệu toàn hệ thống. Vì vậy, khách hàng có tài khoản có thể giao dịch mọi nghiệp vụ tại bất cứ chi nhánh nào của VPBank mà mình cảm thấy thuận tiện. Ngoài ra, việc kết nối dữ liệu toàn hệ thống giúp nắm bắt toàn bộ giao dịch của khách hàng, tránh được tình trạng khách hàng có nợ xấu ở chi nhánh này chuyển sang chi nhánh khác để giao dịch. Tuy nhiên, trong thời gian tới VPBank cần phải đầu tư nhiều hơn nữa vào công nghệ để đáp ứng như cầu phát triển không ngừng của khách hàng và ngân hàng. Hiện nay, VPBank vừa mới triển khai dịch vụ SMS Banking cho phép khách hàng giao dịch với VPBank thông qua tin nhắn điện thoại mà không cần đến trụ sở VPBank để giao dịch. Trong tương lai, VPBank sẽ triển khai sản phẩm InternetBanking, theo đó khách hàng có nhu cầu giao dịch tín dụng chứng từ sẽ gởi yêu cầu của mình qua mạng và VPBank sẽ kiểm tra các chứng từ khách hàng xuất trình qua mạng và thông báo cho khách hàng kết quả phát hành thư tín dụng. Dịch vụ này sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại của khách hàng, giảm thiểu sai sót do việc nhập dữ liệu bằng phương pháp thủ công.
3.3.9 Làm tốt công tác hỗ trợ hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu:
- Thường xuyên rà soát hoạt động của các ngân hàng đại lý để có sự điều chỉnh phù hợp mối quan hệ giữa VPBank và các ngân hàng đại lý không phát sinh giao dịch thực tế, cũng như bổ sung kịp thời vào danh sách ngân hàng đại lý của VPBank những ngân hàng chưa có quan hệ đại lý nhưng thường xuyên phát sinh giao dịch
với VPBank. Công việc này nên được duy trì hằng năm để quyết định việc duy trì hay chấm dứt quan hệ đại lý với các ngân hàng nước ngoài
- Mở rộng quan hệ với các ngân hàng đại lý thông qua việc chủ động thương lượng, ký kết các thỏa ước hai chiều về hạn mức tín dụng, thấu chi, thực hiện các dịch vụ thanh toán quốc tế: thông báo, phát hành thư tín dụng. Tuy nhiên, do cạnh tranh nên việc phát triển hoạt động thanh toán quốc tế không chỉ dựa vào mối quan hệ với ngân hàng đại lý mà VPBank phải nghĩ đến việc mở văn phòng đại diện hay chi nhánh ở nước ngoài để hỗ trợ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam khi đầu tư ra nước ngoài.
- Thiết lập và mở rộng quan hệ với các tổ chức có liên quan đến hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu nhất là các công ty vận tải, bảo hiểm và đại lý của họ. Thông qua mối quan hệ này, việc trao đổi mẫu chứng từ, chữ ký hữu quyền, dấu công ty… sẽ được thực hiện thường xuyên và là mấu chốt để ngân hàng đối chiếu, phát hiện chứng từ giả mạo, ngăn chặn kịp thời các hành vi lừa đảo, gian lận thương mại… - Xây dựng chiến lược thu hút ngoại tệ phục vụ thanh toán nhập khẩu bằng các biện pháp thu hút ngoại tệ từ nhiều nguồn khác nhau, nhất là các nguồn thu từ thanh toán xuất khẩu:
+ Chính sách tỷ giá linh hoạt và hoa hồng thỏa đáng cho các doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên bán ngoại tệ hay bán với số lượng lớn cho VPBank.
+ Nguồn tiền kiều hối của các công ty kiều hối và cá nhân. Có thể khuyến khích họ nhận tiền VND, bằng cách bán lại ngoại tệ cho VPBank khi có tiền báo có. Để thực hiện việc này cần có chính sách tỷ giá và khuyến mãi hấp dẫn.
- Nâng cao năng lực quản trị rủi ro đối với đội ngũ cán bộ quản trị, điều hành các cấp và tăng cường công tác kiểm tra giám sát rủi ro trong hoạt động thanh toán quốc tế. Tăng cường công tác thông tin phòng ngừa rủi ro. VPBank cần cập nhật đầy đủ thông tin kinh tế, đặc biệt là thông tin phòng ngừa rủi ro nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro cho quá trình hoạt động thanh toán quốc tế của mình. Lựa chọn, áp dụng những phương pháp và công cụ phòng ngừa, hạn chế rủi ro thích hợp theo thông lệ và chuẩn mực quốc tế.
3.3.10 Mở các lớp chuyên đề UCP:
Hiện nay, trình độ vận dụng UCP của nhân viên ngân hàng cũng như khách hàng vẫn còn nhiều hạn chế. Hơnnữa, khách hàng cũng không am hiểu UCP nên thường có xu hướng ỷ lại vào ngân hàng.Do đó, việc mở các lớp chuyên đề UCP, hiện nay là UCP600 và ISBP681, về các văn bản quy định mới về thanh toán quốc tế bằng thư tín dụng cho cán bộ nghiệp vụ và khách hàng để nâng cao trình độ vận dụng UCP vào giao dịch phát sinh là yêu cầu cần thiết cho VPBank. Đây cũng là biện pháp đơn giản hiệu quả giúp ngăn ngừa, hạn chế rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện giao dịch. Bởi vì trên thực tế, nhiều vụ tranh chấp cũng như rủi ro trong tín dụng chứng từ đều do việc không nghiêm túc tuân thủ quy định UCP.
Tóm lại các giải pháp trên có thể tóm tắtbằng bảng sau:
STT Giải pháp Thực hiện Hiệu quả
1 Ngăn ngừa người bán giao hàng không đúng hợp đồng, lập chứng từ giả.
- VPBank đề nghị khách hàng nên quy định chặt chẽ chứng từ xuất trình trong thư tín dụng.
- VPBank nên chủ động cảnh báo khách hàng quy định điều khoản penalty trong hợp đồng và giám sát, kiểm tra hàng hóa khi người bán giao hàng.
- Giúp khách hàng bảo vệ quyền lợi của mình và uy tín thanh toán của VPBank.
2 Ngăn ngừa rủi ro do phát hành bảo lãnh nhận hàng.
- VPBank nên tư vấn cho khách hàng tính toán thời gian nhận chứng từ và thời gian hàng về đến cảng. - Giúp khách hàng tiết kiệm chi phí. - Tránh bất lợi
-VPBank nên đề nghị khách hàng sử dụng đề nghị phát hành bảo lãnh của ngân hàng.
cho VPBank.
3 Ngăn ngừa rủi ro không thể thực hiện những điều khoản trong thư tín dụng.
- VPBank nên tư vấn cho khách hàng yêu cầu người mua gởi giấy đề nghị phát hành thư tín dụng hay bản sao thư tín dụng trước khi có thư tín dụng gốc để kiểm tra. - VPBank phải kiểm tra tính xác thực của thư tín dụng gốc.
- Khi nhận chứng từ của khách hàng, VPBank cần kiểm tra qua 2 tay để có thể phát hiện bất hợp lệ và sửa chữa. - Đảm bảokhả năng thu tiền của VPBank ở mức cao nhất. - Nâng cao kinh nghiệm và kỹ năng lập chứng từ cho khách hàng.
4 Ngăn ngừa rủi ro chiết khấu bộ chứng từ bất hợp lệ
- Thẩm định khách hàng. - Quan hệ đại lý với ngân hàng nước ngoài.
- Sử dụng bao thanh toán xuất khẩu.
- Ngăn chặn những khách hàng xấu. - Đảm bảo khả năng thu tiền của VPBank. 5 Nâng cao trình độ
nghiệp vụ của cán bộ thanh toán quốc tế
- Chú trọng công tác đào tạo. - Bồi dưỡng đạo đức.
- Công tác kiểm tra giám sát.
- Hạn chế những sai sót khi thực hiện nghiệp vụ.
6 - Xây dựng cẩm nang kiểm
tra chứng từ.
Nâng cao năng lực cạnh tranh
- Công nghệ.
- Công tác hỗ trợ thanh toán xuất nhập khẩu.
- Mở lớp chuyên đề UCP.
củaVPBank.
3.5 Nhóm giải pháp hạn chế thiệt hại khi xảy ra rủi ro:
3.5.1 Trang bị và nâng cao khả năng ứng phó với rủi ro của cán bộ nghiệp vụ:
- Trong trào lưu hội nhập hiện nay, việc xây dựng một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ, nhất là đối với cán bộ quản lý, vừa nắm vững chuyên môn, vừa không ngừng học