III. Thực trạng tổ chức và quản lý mạng lưới kờnh phõn phối dược phẩm tại Cụng ty
2.Thực trạng quản lý mạng lưới kờnh phõn phối dược phẩm tại Cụng ty Dược phẩm TW
phẩm TWI
Trưởng phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trỏch nhiệm quản lý mạng lưới kờnh phõn phối dược phẩm tại cụng ty Dược Phẩm TWI. Ta cú thể thấy rừ mụ hỡnh quản lý này qua sơ đồ tổ chức của cụng ty (Biểu 2.1)
Sơ đồ 4:Bộ mỏy quản lý mạng lưới kờnh phõn phối của cụng ty dược phẩm TW1
Phó Giá m Đ ốc 1 kiê m TP K DXNK B D ư M P K H ố I C H K D X N K C N T P H C M C H ưA 3 G V C H ư G B C H ư N C T CH 10 NLB CH 136 NLB CH số 9 Đ C C H ư N K C N B G Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh Cụng ty DPTWI * Trưởng phũng KDXNK
Từ sơ đồ trờn ta cú thể thấy trưởng phũng KDXNK là người quản lý cao nhất, trực tiếp quản lý hoạt động của phũng KDXNK, khối cửa hàng, chi nhỏnh thành phố Hồ Chớ Minh và chi nhỏnh Bắc Giang. Là người phụ trỏch điều hành chung, trưởng phũng phải chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc cụng ty về việc triển khai, tổ chức cỏc hoạt động kinh doanh và phõn phối dược phẩm theo kế hoạch và mục tiờu đó đề ra. Để cho hệ thống kờnh phõn phối được hoạt động thụng suốt, trưởng phũng đề ra cỏc chớnh sỏch, phương hướng kinh doanh, kịp thời điều chỉnh giỏ cả mua bỏn dược phẩm ở cỏc cửa hàng, chi nhỏnh của cụng ty.
Để cú thể đảm bảo sự hợp tỏc giữa cỏc thành viờn kờnh đó được lựa chọn qua đú thực hiện cỏc mục tiờu phõn phối của cụng ty, trưởng phũng nắm bắt sỏt sao tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc thành viờn trong hệ thống kờnh phõn phối để đề xuất với lónh đạo cụng ty giải quyết kịp thời cỏc vấn đề về kinh doanh, cụng tỏc tư tưởng, tổ chức, khen thưởng, kỷ luật, nõng bậc lương…
*Phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu
Phũng KDXNK chịu sự điều hành trực tiếp của trưởng phũng, là tham mưu cho trưởng phũng và lónh đạo cụng ty trong cụng tỏc định hướng kinh doanh cũng như định hướng khỏch hàng, trực tiếp triển khai tổ chức cỏc hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiờu đề ra.
Trong hoạt động quản lý mạng lưới phõn phối dược phẩm của cụng ty, phũng KDXNK cú nhiệm vụ hàng năm lập kế hoạch, mục tiờu kinh doanh của cụng ty và từng đơn vị để trỡnh lờn ban lónh đạo cụng ty xột duyệt. Sau khi được duyệt, phũng sẽ phổ biến kế hoạch bỏn hàng từng quý đến mỗi thành viờn trong hệ thống kờnh phõn phối. Ngoài ra phũng cũn phải lập bỏo cỏo kinh doanh hàng thỏng, hàng quý của phũng cho trưởng phũng để trưởng phũng nắm được tỡnh hỡnh hoạt động. Khi cú vấn đề bất thường xảy ra, phũng phải bỏo ngay với trưởng phũng để cú biện phỏp giải quyết.
Trong phũng cú 5 phú phũng, họ là những người giỳp việc cho trưởng phũng, trực tiếp phụ trỏch cỏc tổ nhúm theo sự phõn cụng của trưởng phũng, thay mặt trưởng phũng giải quyết những việc được trưởng phũng uỷ quyền. Cú 3 cửa hàng thuốc trực thuộc phũng Kinh doanh. Phũng kinh doanh phải điều hành hoạt động của 3 cửa hàng này.
* Khối cửa hàng
Khối cửa hàng gồm 6 cửa hàng độc lập với nhau và độc lập với phũng KDXNK. Tuy nhiờn cỏc cửa hàng này hạch toỏn phụ thuộc vào cụng ty.
Mỗi cửa hàng cú 1 cửa hàng trưởng, kế toỏn cửa hàng, cỏc thủ kho, nhõn viờn bỏn hàng và nhõn viờn marketing cú trỡnh độ đại học, dược sỹ đại học và dược sỹ trung cấp. Mỗi thành viờn trong cửa hàng đều phụ trỏch một cụng việc khỏc nhau.
- Cửa hàng trưởng là người phụ trỏch chung cửa hàng. Cửa hàng trưởng chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và trưởng phũng KDXNK về hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Ngoài ra cũn phải thường xuyờn bỏo cỏo với cấp trờn về mọi hoạt động của cửa hàng, đề xuất với cụng ty những yờu cầu để phỏt triển và thực hiện tốt cỏc mặt cụng tỏc của cửa hàng. Đồng thời cửa hàng trưởng phải chỉ đạo, quản lý cụng tỏc kinh doanh cũng như cỏc vấn đề liờn quan đến chuyờn mụn, tư tưởng, lương thưởng của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cửa hàng.
- Thủ kho là người theo dừi sự biến động cỏc mặt hàng dược phẩm của cửa hàng. Thủ kho cú nhiệm vụ ghi chộp việc xuất, nhập, tồn của thuốc để luụn đảm bảo cơ số thuốc dự trữ khụng xuống dưới định mức gõy thiếu hàng cho cửa hàng.
- Kế toỏn cửa hàng phải ghi chộp sổ sỏch tỡnh hỡnh mua bỏn, kinh doanh của Cụng ty để hàng thỏng lập bỏo cỏo nộp lờn phũng Kế toỏn-Tài vụ.
- Nhõn viờn bỏn hàng là người trực tiếp bỏn hàng cho khỏch hàng. Họ phải luụn cú thỏi độ thõn thiện và tận tỡnh giỳp đỡ khỏch hàng. Họ là những người gúp phần tạo sự tin tưởng và làm tăng hỡnh ảnh của cụng ty trong mắt khỏch hàng.
- Nhõn viờn Marketing làm nhiệm vụ tỡm hiểu nhu cầu khỏch hàng, mở rộng thị trường tiờu thụ và tỡm nguồn hàng bổ sung cho cửa hàng khi cụng ty khụng cú mặt hàng đỏp ứng nhu cầu. Ngoài ra họ cũn thực hiện việc giao và nhận hàng cho cửa hàng.
* Chi nhỏnh thành phố Hồ Chớ Minh và chi nhỏnh Bắc Giang
Đõy là cỏc tổ chức đại diện, thay mặt cho cụng ty thực hiện và duy trỡ cỏc hoạt động cung ứng thuốc tại khu vực thị trường được giao.
Nhiệm vụ chung của cỏc chi nhỏnh là:
- Lập kế hoạch kinh doanh phỏt triển thị trường, mối quan hệ với cỏc doanh nghiệp và thương nhõn, tỡm kiếm đối tỏc đầu tư.
- Tổ chức cỏc hoạt động về thụng tin kinh tế, thụng tin ngành và marketing phục vụ cho kinh doanh của toàn cụng ty.
- Thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ tài chớnh theo quy định của phỏp luật và cụng ty. - Xõy dựng kế hoạch kinh doanh, tài chớnh của chi nhỏnh mỗi năm 1 lần và trỡnh giỏm
đốc duyệt.
Trưởng chi nhỏnh là người phụ trỏch chung và chịu trỏch nhiệm trước lónh đạo cụng ty về cỏc hoạt động quản lý, điều hành tại chi nhỏnh. Để chi nhỏnh hoạt động hiệu quả, trưởng chi nhỏnh cần làm tốt cỏc cụng việc sau:
- Đàm phỏn, ký kết cỏc hợp đồng thuộc phạm vi hoạt động của chi nhỏnh.
- Quản lý vốn và việc vay vốn để thực hiện cỏc mục đớch kinh doanh theo cỏc quy định của phỏp luật.
- Phỏt triển mạng lưới kinh doanh, tiếp thị cỏc mặt hàng cụng ty cú kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý nhõn sự, cỏc vấn đề về tư tưởng và đề xuất khen thưởng, chế độ lương thưởng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong chi nhỏnh.
Trưởng chi nhỏnh cũng thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động và kinh doanh của chi nhỏnh cho lónh đạo trực tiếp là trưởng phũng Kinh doanh xuất nhập khẩu biết để cú biện phỏp xử lý khi sự cố xảy ra.
Để cho hệ thống phõn phối hoạt động thụng suốt và hiệu quả thỡ ngoài việc thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ được giao, người phụ trỏch cao nhất của mỗi đơn vị như trưởng phũng KDXNK, cửa hàng trưởng, trưởng chi nhỏnh phải nắm chắc tỡnh hỡnh cỏc nhõn viờn trong đơn vị mỡnh để cú thể giỳp đỡ họ khi họ gặp khú khăn. Cuối thỏng tiến hàng bỡnh bầu để khen thưởng những người lao động suất sắc hay kỷ luật những người vi phạm.
Cuối mỗi quý và mỗi năm cụng ty đều tiến hành tổng kết và đỏnh giỏ hoạt động kinh doanh của cỏc thành viờn trong kờnh phõn phối dựa trờn việc thực hiện kế hoạch đó giao. Hiện nay cỏc đơn vị đều được Ban Giỏm đốc khoỏn doanh số, vỡ vậy để khuyến khớch cỏc thành viờn trong kờnh phõn phối hoạt động tớch cực, cụng ty đó thực hiện chế độ thưởng 0.2% doanh số bỏn cho mỗi đơn vị nếu họ vượt mức doanh số kế hoạch. Nếu cụng ty hoàn thành kế hoạch, kinh doanh cú lói thỡ mỗi nhõn viờn đều được thưởng quý và thưởng năm là 1 thỏng lương.
Đối với những khỏch hàng của cụng ty, nhất là những khỏch hàng thường xuyờn mua hàng với số lượng lớn thỡ nếu cụng ty hoàn thành kế hoạch kinh doanh, cuối năm cụng ty cũng thưởng cho họ 0.2% doanh số mua hàng trong năm của họ. Việc này khụng những làm cho khỏch hàng của cụng ty mua hàng với số lượng nhiều mà cũn giỳp cụng ty duy trỡ quan hệ làm ăn lõu dài với họ.
Về đào tạo cỏn bộ, cụng ty thực hiện bằng cỏc hỡnh thức như đào tạo thờm kiến thức về Dược lõm sàng, kiến thức GSP, ISO đồng thời với việc mở thờm cỏc cửa hàng mới để thụng qua hoạt động thực tiễn này gúp phần rốn luyện năng lực cho cỏn bộ kế cận tương lai.