3. Theo phòng ban, đơn vị
2.3.2.1. Hỗ trợ xử lý các đơn hàng
Công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I có chức năng chính là nhập khẩu, kinh doanh, phân phối sản phẩm ra thị trường. Với lượng khách hàng lớn, đặc biệt là khách hàng Đại lý, do vậy quy trình xử lý đơn hàng là rất quan trọng, điều này nhằm
Khóa luận tốt nghiệp 35 GVHD: ThS. Lê Đình Thái
tạo thuận lợi và cảm giác thoải mái, tin tưởng trong mua bán của các Đại lý đối với công ty. Quy trình cơ bản trong xử lý đơn hàng của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xử lý đơn đặt hàng tại công ty
(1) Đại lý đặt hàng: Công ty tiếp nhận đơn đặt hàng có thể qua điện thoại, fax, đơn đặt hàng hay trực tiếp. Hiện tại hình thức tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại và fax là hình thức chủ yếu được áp dụng tại công ty. Vì hình thức đặt hàng trực tiếp khá tốn kém do khách hàng phải đến trực tiếp công ty, còn qua bưu điện thường chậm trễ, dễ mất cơ hội kinh doanh. Vậy khi có nhu cầu Đại lý sẽ gọi điện hoặc fax đến công ty. Phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp tiếp nhận và ghi lại đầy đủ thông tin, yêu cầu của khách hàng. Thông tin này sẽ được chuyển đến trưởng phòng hay người được uỷ quyền. Ngoài ra khách hàng cũng có thể đặt hàng trực tiếp thông qua nhân viên kinh doanh đảm nhiệm khu vực đó, điều này sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí cho khách hàng cũng như tạo cảm giác an tâm, được quan tâm của khách hàng.
(2) Tiếp nhận đơn đặt hàng: Trong bước này cần phải xác định nội dung thông tin chính xác để đáp ứng yêu cầu này công ty đã soạn biểu mẫu về tiếp nhận đơn đặt hàng. Nội dung mẫu tiếp nhận đơn đặt hàng: