III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
6.Kết thúc hội chợ triển lãm thương mại
Ở giai đoạn này cần nhất là đánh giá được phản ứng của những người tham dự, thái độ của họ trong từng khâu tổ chức có như vậy mới có thể rút ra được bài học kinh nghiệm hoàn thiện hơn trong nhứng cuộc triển lãm sau.
Và ngay sau khi hội chợ triển lãm kết thúc công ty có thể giải catalogece hay các ấn phẩm hoặc lịch hội chợ triển lãm trong năm để mời họ tham dự các cuộc triển lãm tiếp theo.
Còn đối với các cuộc hội chợ triển lãm ở nước ngoái đựơc. Do vậy, công ty chỉ tập chung các đoàn tham dự mà thôi. Muốn tổ chức tốt các đoàn tham dự này công ty cần phải lưu ý các điểm sau :
- Khi nhận được lời mời từ phía nước ngoài công ty phải thẩm định kỹ càng khả năng mang lại lợi nhuận, dự đoán các vướng mắc có thể gập phải. Chỉ khi các vấn đề trên được giải quyết thì công ty mới quyết định có tổ chức đoàn tham dự hay không .
- Khi quyết định tham gia công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của hội chợ triển lãm đó, cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến hội chợ triển lãm đó, cần phải thu nhập mọi thông tin cần thiết có liên quan đến cuộc hội chợ triển lãm đó, từ đó mới xác định được các doanh nghiệp có tiềm năng và tiến hành mời và cung cấp cho họ thông tin một cách đầy đử và chính xác .
- Khi tổ chức tham dự công ty nên cung cấp dịch vụ chọn gói từ việc lo liệu thủ tục ăn ở phiên dịch, tới việc tới việc thu nhập thông tin về môi trường thị trường …cho những người tham gia.
- Trên cơ sở các doanh nghiệp tham gia, công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thông tin về các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực có liên quan,
để dựa trên các sự kiện này, khi sang trưng bày công ty có thể tạo điều kiện cho các doanh nghiệp của mình xúc tiến đối với các đối tác nước ngoài ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, rất lớn về những tài liệu hướng dẫn có liên quan tới những chất lượng phải có của những sản phẩm và những quy cách bao bì đóng gói, cách thức trình bày trên thực tế đôi khi phải đổi mới các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa kịp đổi mới các sản phảm của mình trong thời gian hội chợ triển lãm thì họ cũng phải biết được những đặc điểm kiểu cách được ưu chuộng và đảm bảo với khách hàng tiềm năng rằng mình có thể đáp ứng được nhu thay đổi đó của khách hàng .
- Những mạng lưới thương mại và phân phối hàng. Người tham gia phải có tin tức về những mạng lưới bán hàng và phân phối hàng để khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian diễn ra hội chợ triển lãm .
- Vận tải và thủ tục hải quan: Cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham dự vận chuyển hàng hoá một cách tốt nhất. Bằng những phương tiện phù hợp với giá cả tương ứng. Đồng thời có thể giúp đỡ họ có thể tính toán được các chi phí và thời gian để hoàn thành các thủ tục vận chuyển hải quan .
- Những triển vọng của thị trường: Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ triển lãm cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, về tốc độ tăng trưởng của thị trường cho các loại sản phẩm. Bởi vậy công ty cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng để có sự hiêủ biết tường tận về những lĩnh vực của thị trường . Những ngành công nghiệp khác nhau cũng như các nhu câù đa dạng của công chúng.
7. Lựa chọn và mời khách
Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thương mại . Bởi số lượng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành công của hội chợ triển lãm . công ty phải cận thận lựa chọn các doanh nghiệp tham gia, vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của
hội chợ và triển lãm thương mại thì lời mời là vô ích . Sau khi công ty đã lựa chọn số lượng khách mới thì mới tiến hành các biện pháp kích thích hợp lý .
_ Trước khi tổ chức đoán mang hàng đi trưng bày, công ty cần có những hướng dẫn chi tiết về cách trình bầy gian hàng, cáh tổ chức tiếp đón khách tham quan … cho các doanh nghiệp tham gia tạo nên một cách riêng cho khu vực trưng bày của đoàn Việt Nam. Công ty phải luôn đặt sự thành công của doanh nghiệp tham gia là thành công của chính mình có như vậy mới lôi kéo được các doanh nghiệp sẵn sàng dự các cuộc hội chợ triển lãm ở khắp nơi trên thế giới . Hơn thế nữa việc tổ chức các đoàn tham gia hội chợ triển lãm không chỉ nhằm giới thiệu sản phẩm của các doanh nghiệp tham gia trưng bày, mà còn giới thiệu nền kinh tế văn hoá xã hội của Việt nam… sen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ triển lãm nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu nền văn hoá dân tộc của Việt Nam. Khi tổ chức đoan tham dự bản thân công ty cũng nên trưng bày các tài liệu, ấn phẩm, catalogue … về các hội chợ triển lãm của mình tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này công ty có thể giới thiệu cho doanh nghiệp nước ngoài có mặt tại các hội chợ sự hiện diện của mình, từ đó thuyết phục họ tham gia các hội chợ triển lãm thương mại đó .
Từ những phân tích trên chúng ta thấy hoạt động hội chợ triển lãm là những công cụ quan trọng gíúp cho các doanh nghiệp sâm nhập thị trường. Do vậy, tính hiệu quả cục bộ mà phải sem xét trên toàn cực chunbg dưới góc độ của người làm công tác xúc tiến thương mại. Đối với những nhà tham dự hội chợ triển lãm.
Họ chỉ tính toán riêng hiệu quả của họ, còn dưới góc độ của nhà tổ chức thì phải tính toán đến lợi ích chung, có định hướng và mục đích lâu dài. Trong một số trường hợp có những cuộc hội chợ triển lãm, hội thảo rất cần thiết cần những chi phí tốn kém như lại chưa có hiệu quả thông thường thì chưa thể thực hiện được nếu chỉ sét hiệu quả thông thường thì không thể thưch hiện được. Vấn đề đặt ra là cần phải có sự ủng hộ và tài trợ từ phía nhà nước đối với một số hội chợ triển lãm đó.
KẾT LUẬN
Trên đây là những phân tích, đánh giá về hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước nói chung và của THC nói riêng. Qua phân tích số liệu cho thấy tình hình tổ chức hội chợ triển lãm ở nước ta còn nhiều vấn đề cần hoàn thiện hơn nữa .
Xuất phát từ mục đích nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội chợ triển lãm thương mại của Công ty THC. Chuyên đề này của em đưa ra các số liệu thực tế và kiến nghị để hoàn thiện công tác này. Tuy nhiên đây là lần đầu tiên nghiên cứu thực tế tại một doanh nghiệp, nên lý lẽ phân tích và các giải pháp đưa ra chắc còn nhiều thiếu sót. Nhưng đó cũng có thể là ý kiến tham khảo cho các nhà tổ chức và các doanh nghiệp hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm.
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM...2
I. BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI ...2
II. CÁC CHỦ THỂ CỦA HỘI CHỢ VÀ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI. 5 1. Người tổ chức...5
2. Người tham dự...6
3. Người tham quan...6
4. Mối quan hệ giữa người tổ chức – người tham gia và người tham quan...7
III. CÁC HÌNH THỨC CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI . 8 2. Tiêu chuẩn và quan điểm đánh giá hiệu quả trên góc độ của khách tham quan hội chợ triển lãm. ...12
3. Tiêu chuẩn và quan điểm đánh giá hiệu quả trên góc độ của người tổ chức...13
IV. NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ MỘT CÔNG TY KINH DOANH HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ...16
V. MARKETING TRONG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM...18 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM...21
THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY THC... 21
I. SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY...21
Cơ cấu tổ chức của Công ty THC:...23
2. Thực trạng hoạt động và kết quả thu được từ việc tổ chức hội trợ triển lãm thương mại của Công ty THC...25
BẢNG 6: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2000...25
3. Hoạt động marketing của Công ty THC ...27
II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM Ở VIỆT NAM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA Ở THC...29
1. Thực trạng tổ chức hội chợ triển lãm tại Việt Nam ...29
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA
... 32
CÔNG TY THC... 32
I. NHỮNG THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI ...32
1. Những thách thức và cơ hội...32
II. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TRIỂN LÃM THƯƠNG MẠI CỦA CÔNG TY THC...35
1. Định hướng chiến lược ...35
3. Các giải pháp khác ...39
III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ĐỐI VỚI CÁC CUỘC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG NƯỚC THÌ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM BAO GỒM CÁC BƯỚC SAU ...41
1. Nghiên cứu môi trường marketing và thị trường ...41
2. Xây dựng thư mời ...41
3. Lựa chọn và mời khách ...43
5. Tiến hành hội chợ triển lãm thương mại ...44
6. Kết thúc hội chợ triển lãm thương mại ...45
7. Lựa chọn và mời khách ...46
KẾT LUẬN ... 49