III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
3.Lựa chọn và mời khách
Đây là giai đoạn có tầm quan trọng hàng đầu trong tiến trình tổ chức các hội chợ triển lãm thương mại bởi số lượng doanh nghiệp tham gia quyết định sự thành cô ng của hội chợ triển lãm công ty cần phải cẩn trọng trong việc lựa chọn các doanh nghiệp tham gia, vì nếu lĩnh vực tham gia của họ không phù hợp với chủ đề của hội chợ triển lãm thì lời mời là vô ích . Sau khi công ty đã lựa chọn được số lượng khách mời tiến hành các biện pháp mời khách thích hợp .
Nếu khách mời là doanh nghiệp đã tham gia hội chợ triển lãm do công ty tổ chúc thì cần phải có chính sách ưu đãi về giá cả và cho trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo. Với các khách hàng tham gia lần đầu tiên công ty cần cung cấp cho họ các chi tiết cụ thẻ nhất vèe hội chợ triển lãm và có các nhân viên trực tiếp đến gập khách hàng giải thích cặn kẽ thắc mắc, phân tích cho họ hiểu được các lợi ích của việc tham dự đem lại .
Công ty phải tìm hiểu xem ai là người ra quyết định tham gia hội chợ triển lãm từ đó có sự tác động để từ đó làm sao mau chóng họ đưa ra quyết định. Ngoài các biện pháp trên đối với công ty sản xuất công ty cần nghiên cứu xem mục tiêu kinh doanh của họ là gì ? Qua đó có những kết luận đúng đắn về nhu cầu tham gia hội chợ triển lãm của họ .
Đối với các doanh nghiệp nước ngoài công ty phải mời thông qua các tham tán thương mại của nước ta ở nứơc ngoaì hay thông qua các đơn vị kinh doanh tổ chức hội chợ triển lãm của nước ta tại công ty có môí liên hệ làm ăn . Nội dung thư mời phải tỏ rõ sự sẵn sàng giải đáp mọi vấn đề liên quan đến hội chợ và triển lãm thưong mại về môi trường và thị trường kinh doanh.
Bên cạnh thư mời công ty nên quan tâm đến các loại hình hoạt động khác tác động đến tâm lý khách hàng nhằm thuyết phục họ tham gia vào triển lãm như thường xuyên có những thông tin quảng cáo trên tivi, đài báo về cuộc triển
lãm sẽ được tổ chức. Đưa ra các ưu thé về việc tham gia hội chợ triển lãm của khách hàng, cần phải khẳng định rằng việc tham gia hội chợ triển lãm thương mại giới thiệu sản phẩm có 3 chức năng sau: Quảng cáo, yểm trợ bán hàng . Trong đó quảng cáo thông qua hội chợ triển lãm không chỉ là giới thiệu mặt hàng mà quan trọng hơn là thông qua đó khuyếch chương mặt hàng đó qua đó gợi mở nhu cầu các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm quảng cáo và yểm trợ bán hàng .
4.Tổ chức xây dựng gian hàng
Khi đã có kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm hàng năm công ty cần phải có những kế hoạch cụ thể về việc thuê địa điểm tổ chức. Việc xây dựng gian hàng phải tính đến việc tiêu chuẩn hoá, tổng thể toàn khu hội chợ triển lãm thương mại phải toát lên sự hài hoà có tính thẩm mỹ cao, tạo môi trường văn minh cho các giao tiếp giữa cá doanh nghiệp tham gia với khách tham quan .
Bố chí các ngăn hàng phải thật khoa học sao cho khách hàng tham quan được một vòng mỗi khu gian hàng mà có thể xem hết gian hàng mà không gian hàng nào phải đi hai lần . Như vậy những gười tham quan đỡ mất thời gian lựa chọn mà ngay cả những người đang ký muộn vẫn có thể chọn được gian hàng vừa ý mình mà không phải nhận những gian hàng nằm trong chỗ khuất vắng . đồng thời cũng lên sắp xếp gian hàng theo nhóm ngành . Tránh tình trạng sắp sếp gian hàng thực phẩm gần gian hàng hoá chất hay gian hàng có đồ giá trị dễ vỡ gần gian hàng có sản phẩm cồng kềnh nặng.