IV. Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lợng quản lý dự án đầ ut tại tổng Công
1.Xây dựng thời gian biểu linh hoạt cho dự án
Công cụ quan trọng nhất để triển khai một công trình xây dựng lớn là thời gian biểu tiến độ thi công dựa trên kế hoạch thời gian biểu cho ban quản lý dự án xây dựng nên nhằm thực hiện các công việc khác nhau theo yêu cầu của dự án để đạt đợc sự thành công.
Thông thờng thì các hồ sơ thầu quy định tổng thời gian thi công và các thời gian hoàn thành các khâu trung gian bắt buộc. Cùng với việc chuẩn bị cho đấu thầu, nhà thầu phải xây dựng kế hoạch phác thảo kế hoạch ban đầu. Kế hoạch phải đợc thực hiện theo đúng các chi tiết cơ bản bởi vì điều đó tạo ra cơ sở quyết định giá thành của công trình thời gian này phải đợc trình bày thật đơn giản với một số thành viên thi công cơ bản và thời hạn hoàn thành. Có nh vậy mới có thể có sự linh hoạt trong thời gian thực hiện dự án cho phù hợp với nguồn lực và điều kiện thực tế ngoài công trờng.
Khi tiến hành thực thi dự án thì thời gian biểu phải đợc xây dựng cụ hơn. Ngoài việc liệt kê các công việc thì việc này cũng cung cấp thêm những thông tin về khối lợng công việc chính phải thực hiện nh khai thác đá, đào đất, lấp đất, lấp hầm, đổ bê tông cũng nh những thông tin khác về các loại thiết bị khác nhau cũng nh các đội công nhân khác nhau mà ban quản lý dự án định sử dụng trong quá trình thi công thời gian biểu không đợc coi là cố định mà phải là một công cụ linh hoạt có thể điều chỉnh đợc tuỳ theo từng công việc cụ thể của từng giai đoạn thi công cũng nh các công việc nảy sinh trong quá này mà cha lờng trớc đợc hiện. Thông thờng một cách duy nhất phải theo là quy luật tự nhiên tức là việc chuẩn bị nắm dòng cho thật đầy đủ và đợi thời cơ.
Những việc làm này có những mục đích sau:
+ Xác định thời gian thích hợp để tiến hành các loại công việc khác nhau.
+ Xác định thời gian cần thiết cho từng công đoạn thi công hay những giải pháp lựa chọn cho những công việc này.
+ Định ra ngày sớm nhất để giao hay hạn cuối cùng phải nhận đợc nguyên vật liệu cần thiết cho các loại công việc khác nhau và hạn cuối cùng phải nhận đợc bản vẽ thiết kế đã đợc thông qua.
+ Tính toán chi phí và thời gian tối u bằng việc sử dụng tối đa máy móc, nhân lực và vật liệu đã đợc cung cấp.
Cùng với việc xây dựng thời gian biểu cho việc triển khai công trình, ban quản lý cần phải cấp một kế hoạch phơng pháp thực hiện công trình hoàn chỉnh (gọi tắt là CTM) để chỉ ra đâu là công việc quan trọng để xây dựng đợc kế hoạch này, ban quản lý cần phải xem xét các nguồn lực sắn có nh đã đề cập đến trong dự án. Kết quả là hầu hết các hoạt động của dự án đều đợc triển khai theo các hình thức khác nhau vì vậy CPM cũng không phải là công cụ lý tởng, để theo dõi tiến trình thi công của công trình.
Ngày nay đã xuất hiện rất nhiều các hệ thống lập kế hoạch chi tiết và phức tạp thờng đợc Computer hoá nếu hệ thống này đợc thực hiện một cách cẩn thận thì cũng là một nguồn cung cấp thông tin lợi ích không có một hệ thống nào cung cấp thông tin tốt hơn và chính xác hơn tuy nhiên không nên chỉ dựa vào những chuyên gia máy tính để lập kế hoạch mà không cân nhắc ý kiến của nhân viên ngoài công trờng bởi vì chính những nhân viên ngoài công trờng lại là những ngời thực hiện kế hoạch.
Kinh nghiệm cho thấy, một hệ thiống đợc xây dựng bằng phơng pháp thủ công nhng cẩn thận vẫn đảm bảo kết quả của công trình bởi vì của những ngời trực tiếp tham gia thực thi công trình, họ sẽ cảm thấy ràng buộc và có trách nhiệm hơn khi thực thi một công trình do chính họ tham gia xây dựng nên. Vì vậy các ban quản lý dự án nên xây dựng kế hoạch hàng tháng tại công trờng điều cần thiết nữa là cần có sự kiểm tra hàng ngày và ghi chép đầy đủ các công việc đã hoàn thành để có thể minh hoạ trực tiếp theo chơng trình
tháng và so sánh thời gian biểu của công trình. những việc này phải đợc làm d- ới hình thức sao cho có thể cung cấp thông tin chi tiết tiến độ công trình.