II. Cơ sở lý luận về chuyên đề KT NVL:
3.2.KT chi tiết NVL:
3. Kế toán chi tiết
3.2.KT chi tiết NVL:
Hạch toán chi tiết NVL là công việc có khối lợng lớn, hạch toán khá phức tạp ở các doanh nghiệp.Việc hạch toán chi tiết phải phản ánh cả giá trị, số lợng và chất lợng của từng thứ( từng danh điểm) NVL theo từn kho và từng ngời phụ trách. Hiện nay tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, trình độ quản lý và hạch toán chi tiết là: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển phơng pháp sổ số d.
Hệ số giá NVL = Giá TT tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
3.2.1. Phơng pháp thẻ song song:
Phơng pháp thẻ song song là phơng pháp tơng đối đơn giản, theo phơng pháp này để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho NVL, CC,DC ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
ở kho hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực nhập, xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho ghi trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi một dòng. Đối với PXK vật t theo hạn mức sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Hàng ngày hoặc định kỳ( 3, 5 ngày ) thủ kho phải th- ờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo số lợng trên sổ sách và ở kho luôn khớp với nhau. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
Tại phòng KT: Phải mở thẻ kt chi tiết cho từng danh điểm NVL, CC,DC tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ KT chi tiết vật liệu có nội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ ( 3, 5 ngày ) một lần, nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên KT vật liệu phỉa kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan ( nh hoá đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển ) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ…
nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, sau khi hi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ ké toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng, tính ra tổng số nhập, xuất kho và tồn kho của từng thứ danh điểm vật liệu. Số lợng tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thật. Để thực hiện đối chiếu giữa kt chi tiết và kế toán tổng
hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kt phải căn cứ vào thẻ KT chi tiết chi tiết vật liệu bảng tổng hợp nhập, xuất và tồnkho của vật liệu. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của KT tổng hợp phản ánh trên bảng tính và giá vật liệu.
Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm, tuy nhiên trong điều kiện sản xuất lớn , áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp.
Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Ưu điểm: Phơng pháp thẻ song song có u điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiêu số liệu và phát hiện ra việc ghi chép sai sót.
Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N-X-T Chứng từ xuất Sổ chi tiết
Nhợc điểm: Việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng KT về chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép quá lớn nếu nh chửng loại vật t nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên.
Điều kiện áp dụng: thích hợp cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật t, hàng hoá, khối lợng nhập, xuất ít phát sinh không thờng xuyên, trình độ nhân viên KT cha cao
3.2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luôn chuyển:
Phơng pháp này đợc hình thành ttrên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song.
Tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với tèng danh điểm vật t nh phơng pháp thẻ song song. Tuy nhiên tại phòng KT không mở thẻ kho, sổ KT chi tiết vật liệu mà thay vao đó chỉ mở một quyển sổ là sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số l ợng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu này để đối chiếu với KT tổng hợp.
KT chi tiết vật liệu theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ, nhng toàn bộ công việc tính toán, ghi chép, kiểm tra đều phải dồn vào công việc cuối tháng cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng th ờng bị chậm trễ.
Sơ đồ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu có u điểm là giảm đợc khối lợng ghi sổ KT do ghi chép vào cuối tháng.
Nhợc điểm: Công việc KT dồn vào cuối tháng.
Việc đối chiếu, kiêm tra số lợng trong tháng giữa thủ kho và phòng KT không đợc tiến hành do trong tháng KT cha ghi sổ.
Việc ghi sổ KT vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.
Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố chí riêng nhân viên KT chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi từng nghiệp vụ nhập xuất vật liệu hàng ngày.
3.2.3. Phơng pháp sổ số d:
Đây là phơng pháp đã cảI tiến một bớc cơ bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng KT
Phiếu nhập kho Bảng kê nhập
Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng
hợp
Bảng kê xuất Phiếu xuất kho
và trên cơ sở đó ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng KT chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu. Xoá bỏ đợc việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng KT, tạo điều kiện thực hiện việc kiểm tra thờng xuyên có hệ thống của KT đối với thủ kho đảm bảo số liệu chính xác kịp thời.
Tại kho: thủ kho hạch toán vật liệu trên các thẻ kho nh các phơng pháp trên.
Hàng ngày định kỳ ( 3 hoặc 5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho phảI tổng hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu.
Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho 1 bản, phiếu xuất kho 1 bản. Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho KT.
Ngoài công việc hàng ngày nh trên cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã đợc KT kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho của tờng danh điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d do KT mở cho từng kho, mở cho cả năm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng. Trong sổ số d các danh điểm vật liệu đợc in sẵn, xắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại vật liêu. Ghi sổ số d xong thủ kho chuyển sổ số d cho KT để kiểm tra và tính thành tiền.
Nhân viên KT vật liệu phụ trách theo dõi kho phải thờng xuyên xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho vủa thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng KT: nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ, KT tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ KT có liên quan. Sau đó KT tiến hành tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá, KT ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu đợc mở ở kho, mỗi kho một tờ. Số cột trong các phần nhập và xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của KT xuống kho thu nhận chứng từ. Cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế là các phiếu giao nhận chứng từ nhập và các phiếu giao nhận chứng từ xuất.
Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập xuất lần cuối tháng vào bảng luỹ kế, KT tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm và từng loại vật liệu trên bảng kê luỹ kế. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của KT tổng hợp.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng
Ưu điểm: phơng pháp sổ số d có u điểm giảm đợc khối lợng công việc ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị.
Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp
Công việc KT đều tiến hành trong tháng không tập trung dồn vào cuối tháng. Thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của KT đối với việc ghi chép, tính toán của thủ kho đảm bảo chính xác số liệu KT.
Nhợc điểm: số liệu ở sổ KT chỉ ghi phần giá trị vật liệu, theo từng nhóm vật liệu. Nên muốn biết tình hình cụ thể của từng thứ vật liệu nào đó phải trực tiếp xem xét trên thẻ kho.
Điều kiện áp dụng: phơng pháp sổ số d thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất sử dụng nhiều loại vật t hàng hoá, doanh nghiệp đã xây dựng danh điểm vật t, hàng hoá. Sử dụng đơn giá hạch toán, nhân viên KT có trình độ cao.