Để duy trì các hội viên ở lại với Hội thì Agtek phải xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các hội viên ngay khi họ mới gia nhập Hội. Khi mới gia nhập các hội viên vẫn cịn cảm giác bỡ ngỡ, xa lạ với Hội, do đĩ các nhân viên và lãnh đạo của Agtek cần tạo cho các hội viên mới cảm giác thoải mái và được chào đĩn ngay từ ngày đầu tiên gia nhập, tạo mọi điều kiện thuận lợi để các hội viên mới tham gia vào các hoạt động của Hội. Nếu muốn giữ được các hội viên và khuyến khích hội viên tham gia tích cực vào các hoạt động của Hội thì nhất thiết Agtek phải thực hiện một một chương trình định hướng cho các hội viên mới, sau đĩ Hội sẽ cĩ những hành động nhằm duy trì các hội viên mới này giống như các hội viên cũ của Hội.
Khi các hội viên mới gia nhập vào Agtek, Agtek nên cĩ một buổi sinh hoạt, chào đĩn và hướng dẫn cho các hội viên mới. Buổi sinh hoạt này cĩ thể tổ chức vào một buổi sinh hoạt hội viên gần nhất để Agtek giới thiệu những hội viên mới với các hội viên cũ nhằm tạo ra một mơi trường giao lưu thoải mái giữa các hội viên, giúp cho các hội viên mới nhanh chĩng hồ nhập vào Hội.
Chương5: biện pháp duy trì quan hệ hội viên cho Agtek
Trong suốt buổi họp, Agtek nên cử một đại diện cĩ thể là lãnh đạo hoặc một người làm việc lâu năm cho Agtek tiếp đãi hội viên mới. Người đại diện này cĩ nghĩa vụ giúp đỡ các hội viên mới, giúp họ nhanh chĩng hịa đồng vào Hội, giải thích cho các hội viên mới rõ những điều hội viên cịn thắc mắc.
Bên cạnh các buổi giới thiệu đĩ, Agtek cĩ thể trao cho mỗi hội viên mới một bộ trọn gĩi thơng tin dành cho hội viên mới được kết nạp. Cụ thể sau khi hội viên nộp đơn xin gia nhập vào Hội 2-3 ngày, nhân viên duy trì sẽ gửi cho hội viên mới đĩ các lá thư chúc mừng của chánh văn phịng hoặc của thành viên trong Ban duy trì và phục vụ hội viên. Sau đĩ khoảng 1 tuần kể từ ngày hội viên gia nhập Hội, nhân viên duy trì tiếp tục gửi cho hội viên mới này lá thư chúc mừng của Ban lãnh đạo Hội về việc hội viên mới gia nhập, trong đĩ kèm theo các điều lệ của Hội, các tài liệu hướng dẫn kèm theo (nếu cĩ) và các chương trình hoạt động sắp tới của Hội nhằm khuyến khích hội viên tham gia vào các chương trình đĩ. Cách gửi làm nhiều lần như vậy tạo cho hội viên cĩ nhiều cuộc tiếp xúc với Hội hơn, cảm thấy mình được quan tâm và sẽ tham gia vào nhiều hơn vào các hoạt động của Hội.
Cịn về cơ sở dữ liệu của hội viên mới thì khi các doanh nghiệp nộp đơn xin gia nhập Hội, nhân viên phụ trách sẽ phát cho các doanh nghiệp một phiếu thu thập thơng tin các doanh nghiệp này nhằm phục vụ cho cơng việc duy trì hội viên sau đĩ của Hội (phiếu thu thập thơng tin hội viên này cĩ thể tham khảo chi tiết ở phần phụ lục A). Do hiện nay ở Agtek chỉ cĩ một nhân viên vừa làm nhiệm vụ duy trì các hội viên vừa kiêm luơn vai trị phát triển hội viên mới, do đĩ các thơng tin về các hội viên mới này cĩ thể thu thập dễ dàng và đầy đủ.
Chi phí thực hiện
Do cơng việc chào đĩn hội viên mới được thực hiện chung với các buổi sinh hoạt hội viên nên chỉ tốn chi phí dành cho việc chào đĩn các hội viên mới. Chi phí dành cho mỗi hội viên mới khoảng 50.000đ (tiền mua hoa, chi phí gửi thư …)
Tổng chi phí: số hội viên mới gia nhập *50.000đ