Yếu tố đầu tiên trong cơ cấu tổ chức là các thành viên của nĩ – các hội viên. Nếu khơng cĩ hội viên thì cũng khơng tồn tại hiệp hội. Các hội viên vừa là chủ vừa là khách hàng của hiệp hội. Bởi vì trong các hiệp hội kinh doanh tự nguyện, các hội viên cung cấp phần lớn ngân quỹ hoạt động nên cĩ thể coi họ là chủ sở hữu hay là người cĩ thẩm quyền đối với hội. Ngồi việc được coi là chủ, các hội viên cũng là khách hàng chính của phần lớn các hiệp hội. Các giám đốc và đội ngũ cán bộ cố gắng làm vừa lịng hội viên thơng qua việc cung cấp các chương trình, hoạt động và dịch vụ mà hội viên cần hoặc ước muốn.
Xây dựng một nền tảng hội viên vững mạnh và tích cực tham gia vào các hoạt động của Hội là nhiệm vụ trọng tâm đối với bất kỳ một Hiệp hội nào. Các hội viên phải sẵn lịng đầu tư thời gian, tiền bạc, sức lực vì một sự nghiệp chung trong việc xây dựng một tổ chức vững mạnh, tồn tại với thời gian. Nếu các hiệp hội muốn phát triển, hoạt động hiệu quả, và quan trọng nhất, muốn đạt được những thành tựu giúp ích cho xã hội thì cốt lõi chi phối thành cơng của họ là sự ủng hộ tự nguyện từ phía các thành viên của tổ chức. Duy trì hội viên hiện tại cũng quan trọng khơng khác gì việc kết nạp các hội viên mới. Do trong thực tế để duy trì một hội viên hiện tại thì ít tốn kém thời gian và tiền bạc hơn so với việc kết nạp thêm hội viên mới. Nguyên tắc cơ bản là quá trình duy trì hội viên phải bắt đầu ngay từ khi nhận được đơn xin kết nạp của hội viên. Do đĩ, cần phải giữ các hội viên ở lại với hội càng lâu càng tốt, mọi người trong hiệp hội đều phải tham gia vào việc giữ chân các hội viên. Các nhân viên của hội phải hướng vào hội viên, phải coi hội viên là khách hàng, là thượng đế, là nhà tài trợ cho hoạt động của mình. Các cán bộ, thành viên ban giám đốc và các lãnh đạo khác phải thường xuyên gặp gỡ với các hội viên của mình. Những hoạt động như vậy là rất cần thiết cho việc duy trì các hội viên. Và lý tưởng nhất là tồn bộ Hội phục vụ hội viên với tư cách là một “bộ phận chuyên phục vụ khách hàng”, với đội ngũ nhân viên giữ vai trị chủ đạo.
Chương4: Phân tích hoạt động duy trì hội viên của Hội Dệt may Thêu Đan Tp.HCM
Một hội viên tích cực hiếm khi từ bỏ Hội và thường nộp hội phí đúng hạn. Hội viên tham gia tích cực vào các hoạt động của Hội cĩ nhiều khả năng ở lại Hội hơn là một hội viên chỉ đĩng phí hội viên và khơng bao giờ tham gia vào các hoạt động của Hội.
Cơng tác giữ chân hội viên phụ thuộc vào đĩng gĩp của tất cả mọi người liên quan đến Hội- và những người này khơng chỉ là các nhân viên ăn lương, các cán bộ và giám đốc, và uỷ ban hội viên mà cịn bao gồm cả những lãnh đạo tình nguyện và các hội viên khác.
Ở nhiều hiệp hội, danh sách hội viên đầy đủ được phân bổ cho các lãnh đạo cốt cán và các nhân viên của Hội để những người này, hàng ngày gọi điện thoại cho một số lượng nhất định các hội viên xin ý kiến đề xuất và thơng tin đầu vào cho các vấn đề và hoạt động của Hội.
Một trong những hiệp hội áp dụng phương cách này là Hiệp hội các ngành cơng thương Tường và Trần nhà (Mỹ). Hiệp hội này đã chính thức đưa chương trình “gọi điện cho từng hội viên” vào hoạt động. Danh sách tên của gần 1000 cơng ty hội viên trực thuộc hội được phân bổ cho 12 nhân viên, như vậy mỗi nhân viên quản lý danh sách khoảng 85 hội viên để gọi điện thoại mỗi năm ít nhất một lần – tính ra mỗi nhân viên hàng tuần chỉ phải thực hiện hai cuộc gọi điện thoại. Chương trình này đã tỏ ra rất thành cơng trong việc giữ chân các hội viên ở lại hội. Nhờ cĩ chương trình này mà hội viên đã ủng hộ Hội nhiệt tình hơn.