10 Xin tham khảo bảng 2
2.3.1.4. Việc phối hợp giữa các bộ phận
Cĩ thể ví bộ phận kế hoạch sản xuất, kế hoạch phát triển, hệ kho là ba bộ phận trong một cơ thể, làm tốt cơng tác này sẽ dẫn đến làm tốt các cơng tác cịn lại. Chẳng hạn như trưởng hệ kho làm tốt cơng tác báo cáo các loại bao bì dưới mức tồn kho an tồn sẽ giúp bộ phận kế hoạch sản xuất linh động cho hàng về sớm hơn, giúp phân xưởng đĩng gĩi khơng rơi vào thế bị động phải thay đổi kế hoạch sản xuất của mình.
Trong mọi hoạt động được gắn kết bởi nhiều bộ phận, yếu tố con người luơn là sự quan tâm hàng đầu và sự phối hợp giữa các bộ phận là quan trọng gĩp phần đưa đến thành cơng. Chính vì thế cơng tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp khơng chỉ đặt ra yêu cầu đối với nhân viên phịng Kế hoạch mà cịn cần sự phối hợp của các bộ phận chức năng khác và cả của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Cụ thể, để xây dựng tốt cơng tác dự tốn tiêu thụ, dự tốn mua hàng và dự tốn tồn kho thì ngồi trách nhiệm và sự cố gắng của bộ phận Sales-Marketing, bộ phận Kế hoạch,… cịn cần phải cĩ sự phối hợp của bộ phận Kênh phân phối, bộ phận Mua hàng… Tương tự như vậy, muốn xác lập thơng tin thực hiện về hàng tồn kho, ngồi trách nhiệm và nỗ lực của nhân viên Kế hoạch cịn cần cĩ sự phối hợp của thủ kho, nhân viên Kế tốn…
Đặc biệt, muốn tổ chức vận dụng tốt quản trị hàng tồn kho thì rất cần sự quan tâm của các nhà quản trị. Bởi vì hệ thống quản trị tồn kho được thực hiện trước hết là phục vụ
cho yêu cầu thơng tin của nhà quản trị, do đĩ chính họ phải là người nhận thấy được vai trị, vị trí và tầm quan trọng của quản trị tồn kho nĩi chung và kế tốn quản trị hàng tồn kho nĩi riêng trong doanh nghiệp.
Thơng hiểu điều này, các nhà quản trị tại Cơng ty đã tạo điều kiện cho cơng tác quản trị hàng tồn kho được thực hiện tốt, thơng tin liên quan đến quản trị hàng tồn kho được nắm bắt giữa các bộ phận khác nhau. Cụ thể, hàng tháng cĩ một cuộc họp diễn ra giữa Bộ phận Sales-marketing, Kênh phân phối và bộ phận Kế hoạch của Nhà máy Thủ Đức. Cuộc họp này hết sức cần thiết để các bộ phận nắm bắt được tồn bộ thơng tin về nhu cầu thị trường, kế hoạch chiêu thị của Cơng ty cũng như kế hoạch sản xuất của Cơng ty. Từ đĩ, các bộ phận sẽ điều chỉnh hoạt động của mình và hỗ trợ các bộ phận khác trong Cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả hơn.
Sự phối hợp giữa các bộ phận giúp cho cơng tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu của cơng ty đạt hiệu quả hơn, thể hiện qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2.3: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong cơng tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu Bộ phận kế hoạch Bộ phận Marketing mua hàng Bộ phận Kênh phân phối Các Phân xưởng sản xuất Các bộ phận khác Hàng tồn kho