10 Xin tham khảo bảng 2
2.3.1.1. Bộ phận kế hoạch sản xuất:
Bộ phận kế hoạch sản xuất cĩ chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Lập kế hoạch sản xuất phù hợp giữa nhu cầu tiêu thụ, tồn kho dự trữ an tồn… với năng lực thực tế của nhà máy. Việc phối hợp thơng tin chính xác và kịp thời giữa các phịng ban cĩ liên quan là yếu tố quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho tính khả thi của kế hoạch sản xuất đã lập.
- Đảm bảo đầy đủ các yếu tố sản xuất như: nguyên vật liệu, thiết bị, con người… theo kế hoạch sản xuất đã lập bằng việc sản xuất và phối hợp với bộ phận chức năng liên quan cùng thực hiện.
- Hoạch định lịch trình sản xuất phù hợp với các yếu tố sản xuất cĩ sẵn, duy trì thường xuyên và điều chỉnh kịp thời theo biến động thực tế trong sản xuất
- Đảm bảo hoạt động giao tiếp, theo dõi, đơn đốc các nhà cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất theo đúng lịch cung ứng đã thiết lập.
- Đề xuất, hỗ trợ và phối hợp với các phịng ban chức năng liên quan xử lý các trường hợp vi phạm nguyên tắc cung ứng nguyên vật liệu.
Bộ phận quản lý hàng tồn kho (Phịng Kế hoạch sản xuất) Bộ phận kế hoạch sản xuất Bộ phận kế hoạch phát triển Hệ kho
- Thu thập, phân tích, đề xuất và cung cấp các dữ liệu, thơng tin tiếp nhận từ nhà cung cấp cĩ ảnh hưởng đến các số liệu tính tốn chỉ số tồn kho, giá trị tồn kho cho các bộ phận cĩ liên quan xử lý.
Hoạt động của bộ phận này cĩ tác động mạnh đến trị giá tồn kho nguyên vật liệu. Việc đơn đốc, theo dõi tốt tiến độ giao hàng từ nhà cung cấp sẽ gĩp phần làm giảm đáng kể lượng tồn kho tồn trữ, cơng tác này hiện đang được thực hiện rất tốt tại phịng Kế hoạch nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm quản lý sản xuất Scala. Tuy nhiên, việc cập nhật các số liệu tính tốn chỉ số tồn kho, giá trị tồn kho hiện chỉ dừng lại ở mức báo cáo trị giá tồn kho cuối mỗi tháng và tính tốn sức chứa của kho, chưa cập nhật được những thay đổi trong thời gian giao hàng. Trong khi đĩ, thời gian giao hàng nguyên liệu đang ngày càng được cải thiện rút ngắn hơn trước do kinh tế Việt Nam hiện nay đang phát triển rất tốt, nhiều cơng ty nước ngồi mở văn phịng đại diện tại Việt Nam hoặc cĩ đại lý phân phối trong nước dự trữ nguyên liệu trong nước. Thiếu sĩt này dẫn đến việc cơng ty phải dự trữ một lượng tồn kho cao, quá mức cần thiết, tạo áp lực lên nguồn vốn lưu động cũng như sức chứa của kho. Ngồi ra, sự kết hợp nhịp nhàng giữa bộ phận này với bộ phận mua hàng trong việc cập nhật thơng tin thị trường sẽ tạo sự đột phá trong cơng tác tính tốn nhằm giảm chi phí tồn trữ. Hiện nay, cơng tác này chưa được thực hiện tốt do sự thay đổi nhân sự thường xuyên ở bộ phận này và cơng ty chưa cĩ quy định cụ thể ai làm việc gì cho nên việc cập nhật thơng tin chưa thực sự hiệu quả.