26 Thực hành sản xuất thuốc tốt của tổ chức Y tế thế giớ
2.3.3.2.2. Cơng tác dự trữ nguyên vật liệu:
Việc lưu trữ hàng hĩa tại các kho như trên đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất, tránh hư hỏng, mất mát, thất thốt, hàng hĩa cần được bảo vệ chống trộm, chống thời tiết xấu, ẩm mốc, chống làm biến dạng hàng hĩa bằng những phương tiện, kỹ thuật phù hợp.
Đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm của ngành dược yêu cầu phải được lưu trữ trong điều kiện nhiệt độ từ 20-24oC, độ ẩm cũng phải theo yêu cầu của dược chính.
Tất cả mặt hàng nguyên liệu đang sử dụng tại Cơng ty đều cĩ hạn dùng, thơng thường là 4 năm kể từ ngày xuất xưởng, cá biệt cĩ các mặt hàng hương liệu thì hạn dùng là 1 năm kể từ ngày xuất xưởng.
Hiện tại Cơng ty cĩ ghi trên thẻ kho của từng loại nguyên liệu ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản để thủ kho cĩ thể nắm được thơng tin về thời gian lưu kho của hàng hĩa và cĩ giải pháp phù hợp để hạn chế tình trạng hàng tồn kho quá lâu dẫn đến quá hạn sử dụng phải hủy bỏ. Ví dụ như đối với một số nguyên liệu gần đến hạn dùng, trưởng kho thơng báo đến trưởng phịng kế hoạch, trưởng phịng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất thực tế cĩ thể ưu tiên tiến hành sản xuất các mặt hàng sử dụng loại nguyên liệu này để tận dụng hết lượng nguyên liệu này.
Đối với bao bì, Cơng ty chú trọng đến ngày hiệu lực của Visa, Cơng ty ghi chú trên thẻ kho của từng loại bao bì ngày này để nhân viên đặt hàng chú ý điều tiết lượng hàng về sử dụng hết trước ngày này, sai sĩt sẽ dẫn đến hủy, thanh lý bao bì vì sau ngày này bao bì khơng được phép sử dụng nữa. Tuy nhiên, hàng năm cơng ty vẫn phải thanh lý một lượng lớn nguyên liệu và bao bì do sai sĩt trong khâu dự báo tiêu thụ cũng như dự báo mua hàng 27.
2.3.3.3. Sổ sách quản lý kho
Trong thời đại cơng nghệ hĩa, vi tính hĩa như hiện nay, với sự phát triển như vũ bão, sự tiến bộ khơng ngừng của các kỹ thuật tiên tiến đã hỗ trợ rất đắc lực cho con người trong nhiều phương diện của cuộc sống. Các loại máy mĩc thiết bị hiện đại đã và đang dần dần thay thế cho lao động chân tay của con người, nâng con người lên những tầm cao mới. Trong lĩnh vực quản lý tồn kho cũng vậy, nếu như trước đây nhân viên phải ngồi ghi chép bằng tay tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ, số sách, rồi tính tốn, tổng hợp, xử lý và cân đối các số liệu để sau đĩ lập các báo cáo thủ cơng rất vất vả thì cơng việc hiện nay của kế tốn đã nhẹ nhàng hơn rất nhiều nhờ vào cơng nghệ tiên tiến. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho cơng tác quản lý tồn kho của mình các cơng cụ tiên tiến, hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax,… Việc ứng dụng vi tính vào cơng tác ghi chép, tính tốn đã đem lại hiệu quả khá rõ rệt: số liệu được xử lý và cung cấp nhanh chĩng hơn, chính xác hơn; việc trình bày sổ sách, báo cáo cũng rõ ràng, sạch đẹp và thống nhất hơn, việc lưu trữ cũng được nhẹ nhàng và đầy đủ hơn.
Trong vài năm gần đây, một bước tiến cao hơn trong việc sử dụng hệ thống vi tính vào cơng tác quản lý tồn kho cũng như kế tốn đĩ là việc sử dụng các phần mềm quản lý tồn kho và kế tốn. Các phần mềm được lập trình và thiết kế bởi các chuyên gia cĩ sự am hiểu về quản lý tồn kho và kế tốn và cĩ thể đáp ứng theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp cĩ các yêu cầu đặc thù cho lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Khi sử dụng các phần mềm này, nhân viên chỉ cần thu thập hĩa đơn, chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý và tiến hành nhập liệu, phần mềm sẽ tự động cập
nhật, tính tốn, xử lý và kết xuất về các sổ sách, báo cáo liên quan, đặc biệt phần mềm cĩ thể sẵn sàng in ra các thơng tin theo yêu cầu của người sử dụng bất kỳ lúc nào trong kỳ chỉ bằng một cái nhấp chuột chứ khơng nhất thiết phải chờ đến cuối kỳ như trong kế tốn thủ cơng.
Sanofi-Synthelabo Việt Nam nằm trong hệ thống Sanofi-Synthelabo Pháp nên Cơng ty rất cĩ ưu thế trong việc cập nhật các phần mềm quản lý tồn kho tiên tiến trên thế giới bởi vì việc áp dụng phầm mềm quản lý là đồng nhất giữa các Cơng ty con thuộc Tập đồn. Hiện tại Cơng ty đang sử dụng phần mềm Scala để quản lý tồn kho tại Nhà máy Thủ Đức, Phịng Kế tốn thì cĩ phần mềm Sun System, giữa hai phần mềm này cĩ một giao diện (interface) nhằm giúp dữ liệu trên hệ thống Scala từ Nhà máy Thủ Đức cĩ thể đổ sang hệ thống Sun System để tổng hợp số liệu từ hai chương trình. Tiến tới một bước cao hơn, hiện nay Cơng ty đang trong quá trình chuẩn bị triển khai phần mềm Navision thay thế cho Scala để Nhà máy khơng những quản lý được các nguyên vật liệu (nguyên liệu và bao bì) phục vụ cho sản xuất mà cịn quản lý được các vật tư linh tinh khác phục vụ cho sản xuất.
Trong tốc độ phát triển nhanh của kinh tế và mơi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc ứng dụng các phần mềm quản lý tồn kho và phần mềm kế tốn là hết sức cần thiết để giảm bớt khối lượng ghi chép, tính tốn, cĩ thể quản lý chặt chẽ cũng như cung cấp thơng tin hàng tồn kho nhanh chĩng, kịp thời và chính xác. Với cơng cụ này, kế tốn vừa thuận lợi cho cơng việc theo dõi và tổng hợp số liệu vừa cĩ thể đối chiếu, trao đổi thơng tin với thủ kho thơng qua kết nối mạng. Cách nối mạng thơng tin cũng đã được thực hiện giữa phịng kế tốn và bộ phận kinh doanh để tránh tình trạng bán hàng vượt quá khả năng cung cấp. Như thế, mối liên hệ thơng tin giữa các bộ phận quản lý tồn kho sẽ nhanh chĩng và hiệu quả hơn.