a. Điều kiện đường xá
Điều kiện đường xá ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của phương tiện trong quá trình vận chuyển hành khách. Các ảnh hưởng đó bao gồm các yếu tố sau:
- Kết cấu mặt đường, độ dốc cho phép và độ bằng phẳng của mặt đường. Đây là điều kiện nghiên cứu để phát huy tác dụng của phương tiện sao cho hợp lý, khắc phục những nhược điểm của tuyến đường.
- Điều kiện địa hình mà con đường đi qua, căn cứ vào đó để lựa chọn phương tiện sao cho hợp lý và an toàn.
- Các thông số hình học của con đường (mặt cắt dọc, mặt cắt ngang của con đường, bán kính quay vòng).
- Mật độ giao thông trên đường (số lượng phương tiện tham gia trên đường trong một đơn vị thời gian) và khả năng thông qua của đường.
- Các công trình phục vụ trên đường (cầu cống, hệ thống đèn tín hiệu, biển báo). - Các điểm giao cắt và hình thức giao cắt (đồng mức hay khác mức).
Đây là những yếu tố liên quan đến thời gian một chuyến đi, kết cấu hoạt động phương tiện trên tuyến. Vì vậy mà nó ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức vận tải.
b. Điều kiện bến bãi
Việc tổ chức vận chuyển hành khách trên mỗi tuyến cụ thể nào đó: sau khi đã được sự đồng ý của cơ quan nơi có xe đi và xe đến là việc công ty phải cùng với bến xe khách ở 2 đầu trên tuyến mà phương tiện của công ty hoạt động cùng nhau ký kết hợp đồng kinh tế, uỷ thác đại lý, các hoạt động kinh doanh và dịch vụ đảm bảo chuyến, lượt xe, uỷ nhiệm thay mặt sử lý những vấn đề giữa đơn vị vận tải ô tô với hành khách, thanh toán các quan hệ kinh tế giữa 2 bên.
Bến xe là điểm đầu và điểm cuối của hành trình chạy xe, là trung tâm thu hút hành khách có nhu cầu vận chuyển, nó ảnh hưởng rất lớn đến công tác tổ chức vận tải như: Diện tích, công suất, địa điểm, các dịch vụ hỗ trợ.
c. Điều kiện tổ chức kỹ thuật
Điều kiện tổ chức là điều kiện chủ quan của bản thân doanh nghiệp như: Chế độ chạy xe, cách bố trí lái phụ xe, chế độ bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện.
- Chế độ chạy xe được thể hiện qua thời gian hoạt động của xe trong ngày, quãng đường xe chạy trong ngày đêm, cách bố trí xe và lái...
+ Dựa trên cơ sở quy hoạch của Nhà nước về chế độ lao động, quy định về phục vụ hành khách doanh nghiệp phải xác định chế độ xe chạy cho phù hợp với quy định và thoả mãn các điều kiện thực tế.
+ Do yêu cầu thực tế có thể tổ chức chạy xe 1 ca, 2 ca hoặc 3 ca trong ngày, với các tuyến dài thì cứ 150km - 200km hoặc sau 4 giờ xe chạy liên tục thì phải bố trí một điểm đỗ để hành khách thoả mãn nhu cầu cá nhân, phương tiện được nghỉ ngơi.
+ Lái xe không được điều khiển quá 12 giờ liên tục. Từ đó phải đưa ra phương án tổ chức vận tải cho phù hợp và khoa học. Nâng cao chất lượng phục vụ hành khách và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Cách bố trí lái xe: Thể hiện qua việc bố trí phối hợp giữa xe và lái. Nếu các tuyến đường dài nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện nên bố trí 1 xe, 2 lái, các tuyến gắn có thể bố trí 1 xe, 1lái. Thường người ta bố trí gắn lái với xe việc điều khiển phương tiện được thuận lợi. - Chế độ bảo dưỡng kỹ thuật: ảnh hưởng đến chất lượng phương tiện, chế độ đó thể hiện qua các yếu tố: Định ngạch BDSC, số cấp BDSC, chế độ công nghiệp BDSC...
- Chế độ bảo quản phương tiện: Là hạn chế những tác động xấu của môi trường đến phương tiện ( Mưa gió, sương mù, nắng nóng) nhằm bảo đảm tình trạng kỹ thuật phương tiện.